Case Study

Bezpieczne dokumenty i szybki dostęp do zasobów archiwum zewnętrznego

Klienta i właściciela archiwum łączy długofalowa relacja wymagająca bliskiego kontaktu i precyzyjnego określenia wzajemnych wymagań. W jej przebiegu liczy się nie tylko zabezpieczenie dokumentów, lecz także zapewnienie klientowi i jego pracownikom sprawnego dostępu do potrzebnej w pracy dokumentacji.

Uniwersytety WSB Merito to najczęściej wybierane uczelnie niepubliczne w Polsce. Uniwersytet WSB Merito w Poznaniu istnieje już od 1994 roku. Jak każda placówka szkolnictwa wyższego operowała i operuje znaczną liczbą dokumentów wymagających bezpiecznej i sprawnej obsługi.

 

WYZWANIA

Uniwersytet WSB Merito szukał partnera biznesowego do prowadzenia archiwum zewnętrznego, który przejmie dokumenty z oddziałów uczelni w Poznaniu, Chorzowie i Szczecinie. Wcześniej uczelnia wdrożyła podobne rozwiązanie z lokalnym przedsiębiorcą, u którego zgromadziła dokumenty tworzące zasób archiwalny o długości 1,5 km. Zasób ten trzeba było przejąć.

  • Uczelnia potrzebowała szybkiego dostępu do dokumentów w formie tradycyjnej oraz cyfrowej, czego nie zapewniał jej dotychczasowy usługodawca.

  • Miejsce fizycznego przechowywania danych musiało gwarantować odpowiednio wysokie standardy bezpieczeństwa, zgodne z obowiązującymi przepisami RODO oraz zasadami archiwizacji. Konieczne było wdrożenie szeregu zabezpieczeń prawnych, organizacyjnych oraz finansowych, które gwarantowałyby odpowiedni poziom ochrony danych, a także zabezpieczało przestrzeń do przechowywania kolejnych przekazywanych akt w przyszłości.

  • Uczelnia była w trakcie przejęcia jednostki edukacyjnej w innym mieście, dlatego potrzebowała zaufanego partnera do sprawnego przeprowadzenia odbioru oraz uporządkowania dokumentów z przejmowanej placówki w nowej lokalizacji.

  • Pracownicy uczelni oczekiwali profesjonalnej współpracy z zewnętrznym archiwistą, dostosowanej do potrzeb ich działu, szybkiej, by zapewnić sprawne przekazanie informacji studentom i słuchaczom oraz o minimalnym wpływie na realizowane podstawowe działania. Oddawanie dokumentacji oraz wyszukiwanie danych nie mogły zaburzać pracy działów.

  • Proces zmiany dostawcy usług, reorganizacji procesów wewnętrznych oraz utrzymanie nowego systemu archiwizacji miały przynieść uczelni nie tylko bezpieczeństwo formalno-prawne i zwiększyć sprawność biznesową, ale także zapewnić realne oszczędności czasu, pieniędzy i liczby osób zaangażowanych w proces.

 

ROZWIĄZANIE

Kilka spotkań pozwoliło wypracować optymalne rozwiązania umożliwiające sprawne przejęcie dokumentów z konkurencyjnej firmy oraz przejmowanej jednostki edukacyjnej. Współpraca z Rhenus Office Systems Polska od kilku lat gwarantuje Uczelni stałe spełnianie najwyższych standardów bezpieczeństwa przy jednoczesnym zachowaniu korzystnych warunków finansowych.

  • Klient przekazuje dokumenty do zewnętrznego archiwum z centrali oraz 3 oddziałów płynnie, według ustalonego pomiędzy stronami harmonogramu – raz lub dwa razy w roku, osobno z każdej lokalizacji. W ramach usługi archiwizacji pracownicy Rhenus Office Systems ewidencjonują przekazywane do archiwum materiały i nadają im indywidualne barkody, dlatego Klient nie musi już samodzielnie wykonywać spisu przekazywanych do archiwum teczek.  

  • Dokumenty składowane są w profesjonalnym archiwum, gdzie szybki dostęp do jednostek aktowych jest zapewniany przez system zarządzania zasobem oparty na kodach kreskowych. 

  • Archiwum jest prowadzone zgodnie z normą ISO 27001. Cały teren wokół budynku jest ogrodzony, dozorowany i monitorowany 24h na dobę. Wejścia do budynku są zabezpieczone śluzami. Dodatkowo bezpieczeństwo zdeponowanych danych zapewniają: system antywłamaniowy, zabezpieczenia przeciwpożarowe oraz czujniki temperatury i wilgotności. Na bieżąco w budynku przeprowadzane są audyty kontrolujące bezpieczeństwo. Zarówno pracowników archiwum, jak i gości obowiązują klauzule poufności. Dodatkowo pracownicy sprawdzani są pod kątem niekaralności.

 

REZULTATY

Klient cieszy się profesjonalną obsługą obejmującą kompleksowe zarządzanie pełnym cyklem życia dokumentów. W ramach usługi Rhenus Office Systems Poland wykonuje porządkowanie, przechowywanie, udostępnianie oraz brakowanie i niszczenie uczelnianych dokumentów. Prowadzenie archiwum Uczelni jest dużo wygodniejsze, gdyż:

  • ponad 2,5 km bieżących dokumentów, w tym blisko 110 000 teczek studentów znajduje się w bezpiecznym archiwum prowadzonym zgodnie ze standardem ISO 27001;

  • niezbędne wypożyczenia realizowane są bez najmniejszej zwłoki – oryginały dokumentów docierają do klienta w następnym dniu roboczym po złożeniu zamówienia e-mailem; skany wykonywane są najczęściej w ciągu 1,5 godziny od otrzymania zamówienia;

  • dzięki profesjonalnemu systemowi opartemu na kodach kreskowych wyszukanie potrzebnego dokumentu nie sprawia żadnego problemu i zajmuje znacznie mniej czasu niż wtedy, gdy dokumentacja była składowana w archiwum firmowym.

 

DODATKOWE KORZYŚCI, KTÓRE DOSTRZEGA KLIENT TO:

  • wymierne oszczędności finansowe – wynikające ze zmiany kosztów stałych związanych z samodzielnym prowadzeniem archiwum zakładowego na koszty zmienne po przekazaniu zasobów do Rhenus Office Systems Poland,

  • lepszy serwis świadczonych usług,

  • zaoszczędzenie czasu pracowników Uczelni,

  • odzyskanie przestrzeni biurowej, którą dotąd zapełniały akta archiwalne,

  • profesjonalna współpraca w dobrej atmosferze, z wiarygodnym partnerem o ugruntowanej pozycji rynkowej, spełniającym wymogi prawne i formalne powyżej stawianych oczekiwań.

 

„Odkąd oddaliśmy nasze archiwum w opiekę Rhenus Office Systems Poland, praca przebiega w sposób bardziej efektywny. Nasi pracownicy nie muszą już zajmować się ewidencją dokumentów oraz archiwizacją dokumentacji. Dzięki fachowemu wsparciu zewnętrznego archiwum możemy skupić się na zadaniach istotnych z punktu widzenia studentów naszej Uczelni, pozostawiając ich teczki osobowe uporządkowane, dobrze chronione i dostępne na żądanie w krótkim czasie” - Anna Malinowska, Dyrektor Biura ds. Akademickich / Pełnomocnik kanclerza ds. jakości.


Karol Pertek

Menadżer Regionu

Telefon: +48 519 349 664
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Karol Pertek

 

Umów spotkanie online