Archiwizacja dokumentów – szansa czy zagrożenie?
Planujesz przekazanie dokumentów do archiwum zewnętrznego? A może korzystasz już z takiego rozwiązania, ale nie do końca jesteś zadowolony ze współpracy i rozważasz przeniesienie swojego zbioru dokumentów do innego usługodawcy? W obu tych przypadkach kluczowy jest wybór partnera biznesowego. Aby go dokonać świadomie, warto nieco więcej dowiedzieć się na temat samej archiwizacji dokumentów, jej ogólnych zasad, a także poznać oczekiwania, jakie nie tylko można, ale wręcz należy mieć wobec usługodawcy zewnętrznego. Nasz poradnik powstał, byś mógł świadomie określić role i podział obowiązków pomiędzy Twoją firmą a dostawcą usług.
Czym jest nowoczesna archiwizacja dokumentów?
Archiwizacja dokumentów, zarówno tych w wersji papierowej, jak i elektronicznej, to ustawowy obowiązek każdego przedsiębiorcy. Nadal spora część polskich firm przechowuje większość swojej dokumentacji w firmowych archiwach zlokalizowanych na terenie siedziby przedsiębiorstwa. Coraz większa grupa decyduje się jednak na archiwizację dokumentów u zewnętrznego usługodawcy. Jest to motywowane koniecznością optymalizacji kosztów oraz uzyskaniem efektywnego sposobu ich wykorzystywania. Pomimo przekazania firmowych zasobów archiwalnych dostawcy, cały czas pozostają one własnością przedsiębiorstwa. Ten nowoczesny i wygodny sposób nie wpływa negatywnie na funkcjonowanie firmy, ponieważ usługodawca zapewnia stały dostęp do zbioru, czy to w postaci obrazów zeskanowanych dokumentów czy też wypożyczeń oryginalnych dokumentów.
Dlaczego warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy specjalizującej się w archiwizacji i przechowywaniu dokumentów?
Proces archiwizacji jest wymagający, angażujący i kosztowny. Wbrew pozorom coraz częściej okazuje się, że prowadzenie go w firmie jest mniej opłacalne, niż przekazanie zbioru usługodawcy zewnętrznemu. Wielu przedsiębiorców stara się efektywniej wykorzystywać przestrzeń biurową, a archiwum z czasem zajmuje naprawdę sporo miejsca. Ponadto, utrzymanie porządku w archiwum, przestrzeganie odpowiednich zasad katalogowania, indeksowania, wypożyczania dokumentów wymaga zatrudnienia doświadczonej osoby, która będzie opiekowała się całym zbiorem. Znalezienie tego typu specjalistów na rynku nie jest proste, wiele firm do zarządzania archiwum oddelegowuje pracownika, który ma też inne obowiązki, to zaś bardzo często prowadzi do sytuacji, w której archiwum pogrąża się w chaosie, a znalezienie dokumentów staje się coraz trudniejsze. Zbiór się rozrasta, gdyż dokumenty nie są brakowane i systematycznie niszczone. Problemów tego typu jest dużo więcej. Wszystkie je można rozwiązać z pomocą usługodawcy zewnętrznego, pod warunkiem, że spełni on odpowiednie wymagania.
Archiwizacja dokumentacji – najważniejsze zasady i podstawy współpracy
Wybierając usługodawcę, który zapewni Ci profesjonalną jakość usług związanych z zarządzaniem Twoim archiwum dokumentów oraz cyfrowych nośników informacji powinieneś mieć pewność, że:
- posiada on doświadczenie, bezpieczne archiwa i zasoby do świadczenia ich na terytorium Polski,
- realizuje usługi zbierania, transportu, skanowania, archiwizacji, przechowywania i niszczenia zawsze w oparciu o wszelkie lokalne wytyczne i regulacje prawne,
- przez cały czas przetwarza odebrane materiały zgodnie z Twoimi wymogami oraz przepisami RODO,
- utrzymuje wysoki poziom jakości świadczonych usług zgodnie z ustalonym SLA (Service Level Agreement – umowa o gwarantowanym poziomie świadczenia usług).
Co jeszcze warto ustalić na samym początku? Przede wszystkim dostawca musi wyznaczyć opiekuna tj. osobę odpowiedzialną za zapewnienie jakości, posiadającą odpowiednie uprawnienia i wystarczające zasoby. Musi on także zagwarantować, że dostęp do pomieszczeń jest ograniczony wyłącznie do personelu pracującego na terenie archiwum, a samo pomieszczenie odpowiednio przygotowane do przechowywania w nim firmowej dokumentacji. Dostawca musi zapobiegać nieuprawnionemu dostępowi osób trzecich oraz własnych pracowników. Warto także od razu zaznaczyć, że wszelka komunikacja prowadzona będzie w formie pisemnej pomiędzy osobami wyznaczonymi do kontaktu zgodnie z listą wskazanych przez Ciebie reprezentantów. Dzięki temu zachowasz pełną kontrolę nad tym, co się dzieje z Twoim zbiorem zdeponowanym u zewnętrznego usługodawcy.
Co prawo mówi o archiwizacji dokumentów?
Jakie przepisy regulują zasady archiwizacji dokumentów? Tym najważniejszym dokumentem jest ustawa z dnia 20 marca 2015 roku o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Szczegółowe wytyczne dotyczące konkretnych rodzajów dokumentacji wskazują także rozporządzenia Ministra Kultury, Spraw Wewnętrznych, a także Prezesa Rady Ministrów. Masz prawo oczekiwać, że dostawca będzie na bieżąco śledził zmiany w ustawodawstwie i stosował się do nich od momentu wejścia w życie, a także wykorzystywał dobre praktyki branżowe.
O ile to dostawca jest odpowiedzialny za posiadanie wszystkich wymaganych prawnie upoważnień i licencji na świadczone usługi, o tyle po Twojej stronie pozostaje ich weryfikacja przed popisaniem umowy. Jeśli dostawca posiłkuje się podwykonawstwem, musi on również potwierdzić, że wszyscy zatwierdzeni podwykonawcy posiadają kompletny zestaw wymaganych prawnie pozwoleń i licencji koniecznych do wykonania czynności podzleconych i udostępnią je, jeśli tylko tego zażądasz. Warto dokonać takiej weryfikacji przed rozpoczęciem współpracy, ponieważ w razie jakiegokolwiek problemu, wycieku danych, niedotrzymania przepisów prawa, jesteś w stanie udowodnić dochowanie należytej staranności przy wyborze usługodawcy.
W zapisach umowy warto także zastrzec, że w przypadku zawieszenia lub przeterminowania się jakichkolwiek upoważnień lub licencji na świadczone usługi, w tym te dotyczące podwykonawców, usługodawca jest zobowiązany do natychmiastowego powiadomienia cię o tym fakcie.
Archiwizacja dokumentów a zachowanie poufności?
Niewątpliwie jednym z najważniejszych wymogów dotyczących usługodawcy jest zapewnienie przez niego pełnego bezpieczeństwa Twoim dokumentom. Dostawca powinien zobowiązać się do traktowania wszystkich informacji wymaganych do wykonania zakontraktowanej usługi w jak najbardziej poufny sposób i podpisać z Tobą stosowną umowę o powierzeniu przetwarzania danych. Ponadto w momencie odbioru dokumentacji z siedziby firmy dokumenty powinny być już odpowiednio chronione. Oznacza to, że zabezpieczone powinno być nie tylko samo archiwum, ale usługodawca powinien zadbać również o właściwe zorganizowanie transportu oraz przeszkolony i zobowiązany do zachowania tajemnicy personel, aby zminimalizować ryzyko wycieku danych.
Co zrobić, kiedy pojawiają się podwykonawcy?
Bardzo newralgicznym punktem umowy z usługodawcą jest kwestia podwykonawców. W samym podwykonawstwie nie ma oczywiście niczego złego, natomiast jeśli się już ono pojawia jako element struktury usług świadczonych na Twoją rzecz pamiętaj, aby w umowie znalazł się zapis mówiący, że dostawca ponosi wyłączną i pełną odpowiedzialność za jakość wykonania przez wszystkich swoich podwykonawców zleconych działań.
Zadbaj o to, by:
- podwykonawstwo bezpośrednio związane z usługami realizowanymi dla Ciebie świadczone było jedynie przez podwykonawców, których pisemnie zatwierdzisz – nie oddawaj tutaj pola usługodawcy, nie zgadzaj się na możliwość dowolnego wprowadzania przez niego zmian;
- zatwierdzeni podwykonawcy wykonywali swoje obowiązki zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi w pisemnej umowie zawierającej zasadniczo takie same obowiązki, jak te stanowiące podstawę umowy zawartej z Tobą.
- usługodawca zapewnił w umowie, że wszelkie zmiany w zakresie podwykonawstwa będą podlegać procesowi kontroli; podwykonawca powinien być zweryfikowany nie mniej dokładnie od podstawowego usługodawcy.
Usługodawca powinien sprawdzić, czy podwykonawca posiada odpowiednie pomieszczenia i wyposażenie, procedury, wiedzę i doświadczenie oraz kompetentny personel do wykonywania zamówionych prac. To na barkach Twojego dostawcy spoczywa zdefiniowanie, uzgodnienie i kontrolowanie wszelkich czynności zleconych podwykonawcom. To nie jest Twoja rola ani odpowiedzialność. Usługodawca decydując się na współpracę z podwykonawcami, musi zadbać o minimalizację ryzyka związanego z bezpieczeństwem lub pojawienia się nieporozumień, które mogłyby mieć wpływ na integralność fizycznych czy cyfrowych danych.
Dobrą praktyką będą okresowe audyty zatwierdzonych podwykonawców. Częstotliwość takich audytów określa się na podstawie ryzyka zależącego od charakteru podzlecanych prac. Audyt powinien być możliwy w dowolnym momencie roku, choć trzeba pamiętać o zachowaniu odstępu między uzgodnieniem terminu audytu a momentem jego przeprowadzenia. Jako klient usługodawcy możesz zastrzec (w umowie) prawo do uczestnictwa w takim audycie na terenie obiektu zatwierdzonego przez Ciebie podwykonawcy. Usługodawca powinien także na Twoje żądanie dostarczyć kopie sprawozdań z audytu podwykonawcy. Bez tych zabezpieczeń, godząc się na dowolnie wybranych przez usługodawcę podwykonawców, nie dokonując ich weryfikacji, nie wymuszając na usługodawcy dokumentacji procesu ich oceny, ryzykujesz bezpieczeństwem dokumentów.
Bez Twojej zgody usługodawca może natomiast zlecić podwykonawstwo czynności dotyczących np. konserwacji, utrzymania budynków i urządzeń, kalibracji sprzętu.
Chcesz dowiedzieć się więcej, o tym jak powinna wyglądać umowa z usługodawcą? Jak zadbać o właściwe zapisy? Co koniecznie zweryfikować na samym początku? Koniecznie śledź kolejne części naszego poradnika. Możesz skontaktować się także z naszymi ekspertami, którzy odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania.
Sonia Osiecka-Kardyka
Kierownik ds. Klienta Strategicznego
Telefon: +48 519 349 661
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Sonia Osiecka-Kardyka