Jump to region and choose your preferred country / region
Switch to your chosen country or regional website and discover our services for each location. You will have a choice of different languages.
Visit our corporate website
For more information about our global services and offers, visit Rhenus.Group.
Przedsiębiorca jest zobowiązany do zadbania o bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji. Ochrona danych zawartych w aktach powinna być priorytetem. Optymalne warunki to również zabezpieczenie dokumentacji przed fizycznym zniszczeniem. W dbaniu o każdy aspekt przechowywania Twoich zbiorów wspiera nas nowoczesna infrastruktura i wykwalifikowana załoga. Przechowujemy tradycyjne akta papierowe, jak i dokumenty elektroniczne, zapisane na różnorodnych nośnikach danych.
Oferujemy przechowywanie i archiwizowanie dokumentów na wszystkich rodzajach nośników informacji i danych, od klasycznych pojedynczych dokumentów papierowych, poprzez segregatory, akta osobowe, teczki, rysunki techniczne i kartony archiwalne, aż po elektroniczne nośniki danych, takie jak taśmy LTO, DAT, karty pamięci, dyski, i wiele innych.
Certyfikowane archiwa Rhenus Office Systems Poland znajdują się na zweryfikowanych terenach niezalewowych i spełniają najsurowsze normy, w tym m. in. ISO 27001 i ISO 9001, gwarantując najwyższy poziom bezpieczeństwa i kompleksową ochronę przed nieuprawnionym dostępem, kradzieżą, czy szkodami wywołanymi działaniem ognia lub wody. Nowoczesny system zarządzania archiwum to przejrzyste przechowywanie dokumentacji księgowej, podatkowej, płacowo-kadrowej, medycznej lub innej: każdy ruch dokumentów jest ewidencjonowany w systemie w sposób uniemożliwiający ich modyfikację, a status dokumentów można weryfikować w dowolnym czasie.
Przechowywanie dokumentów wszelkiego rodzaju, takich jak dokumentacja księgowa (faktury, rachunki), podatkowa (zeznania, wyjaśnienia), kadrowo-płacowa (umowy, wynagrodzenia), medyczna (historia choroby, zlecenia badań), należy do naszych kluczowych kompetencji. W przypadku zlecenia przechowywania dokumentacji firmowej w modelu „na zewnątrz” zostanie ona przeniesiona do jednego z obiektów Rhenus Office Systems Poland, a poszczególne jednostki aktowe zostaną odpowiednio zewidencjonowane i zindeksowane poprzez nadanie im kodów kreskowych. Dzięki takiemu systemowemu rozwiązaniu możliwe stanie się śledzenie ruchów poszczególnych dokumentów z gwarancją pełnej przejrzystości wykonywanych działań. Z kolei w sytuacji, gdy niezbędne jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów firmowych na terenie siedziby klienta, podzielimy się wiedzą fachową i wdrożymy standardowe procesy pracy (np. instrukcję kancelaryjną), co zapewni optymalizację kosztów i poprawę bezpieczeństwa.
W naszej działalności ogromne znaczenie mają precyzyjnie opracowane procedury. Ich przestrzeganie pozwala nam na realizowanie wszystkich usług zgodnie z normami, gwarantującymi wysoki poziom bezpieczeństwa. Siłą napędową firmy jest doskonale wyszkolony personel. Wykorzystujemy zdobycze nowoczesnych technologii, by zapewnić naszym Klientom profesjonalne przechowywanie dokumentów i sprawną obsługę. Istotny nadal pozostaje jednak czynnik ludzki. To dlatego z uwagą podchodzimy do tego, jak komponujemy naszą załogę. Weryfikujemy umiejętności, kompetencje i upewniamy się, że zadania związane z Państwa zasobami zostały przekazane prawdziwym profesjonalistom.
W firmie pracują jedynie osoby odpowiednio przeszkolone. Ich wiedza na temat środków bezpieczeństwa i aktualnych przepisów prawa umożliwia skuteczne nadzorowanie procesu przechowywania dokumentów. Eksperci nieprzerwanie czuwają nad bezpieczeństwem Państwa zbiorów. Chociaż stosujemy nowoczesne systemy zarządzania archiwum, pozwalające na modyfikację i weryfikację akt, Klienci doceniają także to, że w razie pytań mogą kontaktować się z profesjonalnym doradcą i szybko uzyskać odpowiedzi na wszystkie pytania.
Współpraca polegająca na przechowywaniu akt w zewnętrznym archiwum to zwiększona wygoda, sposób na zapanowanie nad chaosem w biurze i lepsze bezpieczeństwo informacji. Z takiego rozwiązania korzystają także firmy, dla których priorytetem jest zoptymalizowanie kosztów.
Wybór wyposażenia, wynajmowanie kolejnych przestrzeni z myślą o powiększającym się archiwum - to tylko część obowiązków, którymi mogą przestać zajmować się firmy, wybierające nasze usługi. Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów na tym się jednak nie kończy.
Przechowywanie akt poza firmą w dobrze zorganizowanym archiwum oznacza:
Wielu Klientów bardzo przychylnie podchodzi zwłaszcza do ostatniego punktu. Od lat działamy w branży i zdajemy sobie sprawę z tego, jak dużym ułatwieniem dla przedsiębiorstw jest możliwość współpracy z jednym, kompleksowo działającym usługodawcą, proponującym zróżnicowane, szeroko zakrojone wsparcie. Przechowywanie dokumentów z naszą firmą to sprawniejsza i tańsza organizacja digitalizacji i niszczenia. Usługi związane z zarządzaniem dokumentacją realizowane są zgodnie z planem określonym podczas konsultacji z Klientem. Podczas organizacji takich działań brana jest pod uwagę efektywność rozwiązań i wygoda usługobiorcy.
Dzięki temu, że specjalizujemy się w zarządzaniu dokumentacją, możemy wykorzystać efekt skali i zaproponować Państwu usługi w przystępnych cenach. Dysponujemy świetnym zapleczem analitycznym i specjalistyczną infrastrukturą, która pozwala nam szybko i wydajnie zająć się takimi zadaniami jak przechowywanie dokumentów.
Jak dokładnie wygląda współpraca z naszymi ekspertami? Co należy wiedzieć o cenniku usług? Jesteśmy tu po to, by w przejrzysty sposób przedstawić Państwu warunki oferty. Bezpieczeństwo, które oferujemy, wiąże się nie tylko z ochroną informacji. Oznacza także pewność, że wybrane przez Państwa usługi realizowane będą na jasnych zasadach, a podczas współpracy nie pojawią się żadne problemy z komunikacją.
Rzetelna usługa przechowywania nie kończy się na umieszczeniu dokumentacji w dobrze zabezpieczonych obiektach, w których panuje optymalna temperatura i wilgotność. Firmowe archiwum spełnia swoją funkcję, jeśli jest użyteczne. Tutaj do akcji wkracza sztab naszych archiwistów, którzy z niezwykłą precyzją podchodzą do takich działań, jak:
Klienci, zlecający nam przechowywanie dokumentów mogą cieszyć się także pomocą z zakresu brakowania dokumentacji i niszczenia akt. Z przyjemnością opowiemy Państwu o każdym etapie realizacji tych usług i ustalimy indywidualnie dopasowany plan działania.
Wiemy, że bezpieczne przechowywanie akt firmowych nierzadko bywa sporym wyzwaniem organizacyjnym. Konieczna jest znajomość aktualnych przepisów, ocena własnej infrastruktury pod kątem bezpieczeństwa, rozpoznanie czynników ryzyka i ewentualne wprowadzenie ulepszeń, które mogą okazać się kosztowne. Przechowywanie dokumentów z wyspecjalizowanym podmiotem pozwala uniknąć wszystkich tych problemów. Zaplanowaliśmy usługę w taki sposób, by Klient mógł zaangażować się w nią w jak najmniejszym stopniu. W rezultacie nasi odbiorcy mogą skupić swoją energię i czas na innych obowiązkach.
Już na samym początku dostarczamy Państwu wszystko, co niezbędne, by archiwizacja przebiegła zgodnie z planem. Zapewniamy pudła archiwizacyjne i profesjonalne potwierdzenia odbioru. Z kolei dzięki regularnemu raportowaniu nasi odbiorcy mają przejrzyste informacje na temat swoich zbiorów, co pozwala im zachować pełną kontrolę nad archiwum przy minimalnym zaangażowaniu.
Z sukcesem wspieramy firmy, które chcą zadbać o profesjonalne zarządzanie dokumentacją i wykorzystać aktualne zdobycze technologiczne, by zapewnić swoim zbiorom jak najwyższe bezpieczeństwo. Serdecznie zachęcamy do dołączenia do grona usatysfakcjonowanych Klientów, którym udało się oszczędzić czas, pieniądze i zyskać poczucie bezpieczeństwa, wynikające z doskonale zabezpieczonych akt.
Sprawna logistyka i dopracowane procesy to powody dla których możemy Profesjonalnie obsłużyć Klientów, którzy potrzebują efektywnie i bezpiecznie przechowywać dokumenty firmowe. Nasze zalety to m.in.:
Przechowywanie dokumentów w archiwum z pomocą firmy zewnętrznej pozwoli na zaoszczędzenie czasu na obsługę akt. To także lepszy sposób na zarządzanie wolnym miejscem w siedzibie firmy.
Obowiązki prawne, związane z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów pracowniczych z powodzeniem mogą być realizowane z udziałem podmiotów zewnętrznych - takie rozwiązanie ma wiele korzyści, m.in. odciążenia pracowników i odnotowanie wymiernych oszczędności.
Sprawdź naszą doświadczoną kadrę pracowników, dzięki której proces przechowywania akt i dokumentów będzie bezproblemowy. Wieloletnie doświadczenie i dopracowane procedury postępowania z dokumentacją pozwalają na zachowanie odpowiedniego porządku i operacyjności przechowywanych zbiorów.
