Wyciek danych kojarzy się głównie z cyberatakami i lukami w systemach IT. Tymczasem ochrona danych w dokumentach papierowych to równie poważne wyzwanie, o którym wiele firm wciąż zapomina. Sprawdź, jak z pomocą naszej firmy zamienić chaos w kontrolowany, bezpieczny system zarządzania dokumentami.
Papierowe dokumenty a bezpieczeństwo informacji w firmie
Gdy mowa o bezpieczeństwie informacji w firmie, większość przedsiębiorców myśli o hasłach, szyfrowaniu danych czy ochronie przed cyberatakami. Tymczasem ryzyko często czai się znacznie bliżej: w przepełnionych segregatorach, nieuporządkowanych archiwach i dokumentach pozostawionych w ogólnodostępnych miejscach. Ochrona danych w dokumentach papierowych to obszar, który w wielu organizacjach wciąż jest traktowany po macoszemu, mimo że konsekwencje zaniedbań mogą być równie poważne jak skutki ataku hakerskiego.
Zastanawiasz się, czym są dane wrażliwe w firmie w kontekście dokumentacji papierowej? To przede wszystkim wszelkie informacje pozwalające zidentyfikować osobę: dane pracowników, klientów, kontrahentów, ale także dokumenty zawierające tajne dane przedsiębiorstwa, informacje finansowe, umowy czy korespondencja handlowa. Każdy z tych dokumentów, jeśli trafi w niepowołane ręce, może narazić organizację na poważne straty: finansowe, wizerunkowe lub prawne.
Ryzyko wycieku danych z dokumentów papierowych jest bardziej powszechne, niż mogłoby się wydawać. Wyrzucony do kosza wydruk z danymi osobowymi, teczka pozostawiona na biurku podczas nieobecności pracownika, dokumentacja przechowywana w nieoznaczonych pudłach w piwnicy, to scenariusze, które zdarzają się w rzeczywistości.
Co więcej, RODO w zarządzaniu dokumentami nakłada na firmy konkretne obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych, niezależnie od tego, czy są one przetwarzane cyfrowo, czy w formie papierowej. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować wysokimi karami finansowymi nakładanymi przez Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Ochrona danych w dokumentach firmowych
Dobrze zorganizowane archiwum stanowi przemyślany system, który obejmuje procedury, ewidencję, kontrolę dostępu i jasno określone zasady dotyczące całego cyklu życia dokumentu. Bezpieczeństwo danych w dokumentacji papierowej zaczyna się od odpowiedzi na kilka podstawowych pytań: kto ma dostęp do jakich dokumentów, gdzie są przechowywane, jak długo i co się z nimi dzieje po upływie okresu retencji.
Polityka bezpieczeństwa informacji, co powinna uwzględniać?
Bezpieczeństwo informacji w firmie wymaga odpowiednich procedur. Oto, co jest istotne:
- Kontrola dostępu: nie każdy pracownik powinien mieć dostęp do każdego dokumentu. Archiwum firmowe musi być zabezpieczone fizycznie, a dostęp do wrażliwych zasobów ograniczony i ewidencjonowany. Dotyczy to zarówno pomieszczeń archiwalnych, jak i pojedynczych teczek z danymi osobowymi.
- Ewidencja dokumentów: każdy dokument przyjęty do archiwum powinien być zarejestrowany: kiedy trafił do zasobu, kto go przekazał, jaki ma status i kiedy upływa jego okres przechowywania. Bez ewidencji archiwum sprawia, że łatwo coś zgubić lub przeoczyć.
- Procedury obiegu dokumentów: jasne zasady dotyczące tego, kto może wypożyczyć dokument, na jak długo i w jakim trybie, znacząco ograniczają ryzyko nieautoryzowanego dostępu. Przechowywanie dokumentów bez takich procedur to proszenie się o chaos i problemy.
- Ochrona fizyczna archiwum: odpowiednie warunki przechowywania to nie tylko kwestia porządku, ale bezpośredni element ochrony danych w dokumentach papierowych. Ryzyko wycieku danych z dokumentów może być naprawdę duże. Dlatego pomieszczenia archiwalne powinny być zabezpieczone przed wilgocią, pożarem i nieuprawnionym wejściem.
- E-teczka pracownika: cyfryzacja dokumentacji kadrowej to jedno z najskuteczniejszych narzędzi ograniczania ryzyka w obszarze danych osobowych. E-teczka pracownika eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów, ułatwia kontrolę dostępu i pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji bez fizycznego przeszukiwania archiwum.
Wdrożenie tych elementów nie musi oznaczać rewolucji w organizacji. Często wystarczy zewnętrzne wsparcie doświadczonego partnera, który pomoże uporządkować istniejące zasoby i wprowadzić procedury dopasowane do specyfiki firmy. To właśnie robimy w Office Systems Poland, archiwizowanie dokumentów traktujemy jako element szerszego systemu bezpieczeństwa.
Archiwizowanie dokumentów pod pełną kontrolą
Bezpieczne przechowywanie dokumentów wymaga nie tylko odpowiedniej infrastruktury, ale przede wszystkim doświadczenia i sprawdzonych procedur. Od ponad 20 lat wspieramy organizacje w budowaniu porządku w obszarze dokumentacji, zarówno papierowej, jak i cyfrowej. Nasze obiekty archiwalne spełniają najwyższe standardy ochrony fizycznej: są zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem, wilgocią i pożarem, a każdy zasób jest ewidencjonowany i objęty pełną kontrolą.
Jak zapewnić bezpieczeństwo danych w dokumentacji zgodnie z przepisami? Przede wszystkim współpracując z partnerem, który rozumie zarówno operacyjną, jak i prawną stronę tego procesu. Współpracujemy z firmami z różnych sektorów: od branży farmaceutycznej po sektor spożywczy. Każdemu z naszych klientów oferujemy rozwiązania dopasowane do jego specyfiki.
Nasza polityka bezpieczeństwa informacji jest potwierdzona certyfikatami ISO 27001 oraz ISO 9001, a niszczenie dokumentów realizujemy zgodnie z normą ISO 21964. To konkretne gwarancje, że powierzone nam zasoby są w dobrych rękach.
Dbamy o to, aby bezpieczeństwo informacji w firmie naszych klientów było zapewnione na każdym etapie: od przyjęcia dokumentu do archiwum, przez jego udostępnienie uprawnionym osobom, aż po bezpieczne i nieodwracalne zniszczenie po upływie okresu retencji. Nie musisz już zastanawiać się, jak chronić dokumenty firmowe. Skontaktuj się z nami i stwórz rozwiązania idealne dla Twojego biznesu.
FAQ
Czy będę mieć dostęp do dokumentów przekazanych do archiwizacji?
Decydując się na nasze usługi masz gwarancję dostępu do dokumentów, gdy tego potrzebujesz. Wystarczy, że skontaktujesz się z nami w celu poinformowania o takiej potrzebie.
Jakie są sygnały tego, że bezpieczeństwo informacji w firmie jest zagrożone?
Jeśli Twoi pracownicy nie wiedzą, gdzie znajdują się dokumenty, ich odnajdywanie zajmuje coraz więcej czasu, nie masz kontroli nad tym, kto i kiedy ma dostęp do akt, a dodatkowo w firmie zaczyna brakować przestrzeni na nowe dane - to znak, że ochrona danych w dokumentach papierowych jest niewystarczająca. Jeśli Twoja firma jest właśnie w takim momencie, skontaktuj się z nami, a wspólnie znajdziemy rozwiązanie.