Szafa pełna segregatorów, kartony pod biurkiem, korytarz, który powoli staje się magazynem. Brzmi znajomo? W większości firm brak miejsca w biurze na dokumenty nie pojawia się z dnia na dzień. Problem narasta latami, aż w końcu zaczyna przeszkadzać w codziennej pracy. Sprawdź, ile przestrzeni pochłania papierowe archiwum i jak Office Systems Poland pomoże Ci je odzyskać.
Ile miejsca zajmuje papierowe archiwum?
Zacznijmy od liczb. Jeden segregator z dokumentami A4 ma przeciętnie około 7–8 cm szerokości i mieści od 200 do 400 kartek. Firma zatrudniająca 50 pracowników, działająca od 10 lat, może zgromadzić setki takich segregatorów.
Same akta osobowe, faktury i umowy zajmują kilka metrów bieżących półek. Do tego dochodzi dokumentacja projektowa, korespondencja, rejestry i archiwa działów. Zatem ile miejsca zajmuje papierowe archiwum w praktyce? Często całe pomieszczenie, które mogłoby służyć zupełnie innym celom.
Problem braku miejsca w biurze na dokumenty narasta stopniowo. Na początku wystarczy jedna szafa. Potem musi pojawić się druga, kartony ustawione pod biurkami, w korytarzach i w każdym wolnym kącie. W wielu firmach, z którymi współpracujemy, dokumenty zajmują przestrzeń, za którą płaci się czynsz jak za pełnoprawne biuro, a jedyne, co się w niej dzieje, to starzenie się papieru.
Ile miejsca zajmują segregatory w przeliczeniu na koszt wynajmu powierzchni biurowej w dużym mieście? To pytanie, które potrafi zaskoczyć nawet doświadczonych dyrektorów finansowych.
Warto zaznaczyć, że archiwizacja dokumentów wiąże się także z codziennością operacyjną. Pracownik, który potrzebuje faktury sprzed dwóch lat lub umowy z konkretnym kontrahentem, musi przeszukać dziesiątki segregatorów, często bez pewności, w którym miejscu dokument w ogóle się znajduje.
Brak miejsca na archiwum w firmie to nie tylko problem estetyczny czy organizacyjny. To realna strata czasu, która w skali miesiąca przekłada się na godziny wyrwane z produktywnej pracy.
W Office Systems Poland znamy ten problem z dziesiątek rozmów z klientami i wiemy, że punkt krytyczny pojawia się i szybciej, niż większość firm się spodziewa.
Bezpieczne miejsce na archiwum w firmie
Dokumenty przechowywane w biurze są narażone na zalanie, pożar, uszkodzenia mechaniczne i, co równie ważne, nieuprawniony dostęp. W firmach, gdzie przestrzeń na archiwum papierowe jest ograniczona, dokumentacja często trafia w miejsca przypadkowe i ogólnodostępne.
Tymczasem teczki z danymi osobowymi pracowników, umowy z kontrahentami czy dokumentacja finansowa wymagają ścisłej kontroli dostępu, zarówno ze względów organizacyjnych, jak i prawnych.
RODO nie rozróżnia między danymi przechowywanymi cyfrowo a papierowo. Faktura z danymi osobowymi klienta leżąca w niezabezpieczonej szafie to takie samo ryzyko naruszenia przepisów jak źle zabezpieczona baza danych. Konsekwencje mogą być poważne: kary finansowe nakładane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych sięgają nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy.
Rozwiązaniem, które eliminuje te ryzyka, jest archiwizacja dokumentów w profesjonalnym obiekcie zewnętrznym. Dokumenty opuszczają biuro i trafiają do miejsca, które zostało zaprojektowane z myślą o ich długoterminowej ochronie. Z kontrolą dostępu, monitoringiem, systemami przeciwpożarowymi i odpowiednimi warunkami środowiskowymi.
W Office Systems Poland realizujemy odbiór dokumentów bezpośrednio z siedziby klienta, ewidencjonujemy każdy zasób i zapewniamy jego bezpieczeństwo przez cały okres przechowywania. To sposób na archiwum, który sprawdza się zarówno w małych firmach, jak i w dużych organizacjach z rozbudowaną strukturą.
Przestrzeń na archiwum papierowe Twojej firmy w naszym oddziale
Nasze obiekty archiwalne to nie zwykłe magazyny, to profesjonalnie zaprojektowane przestrzenie, które spełniają rygorystyczne wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej.
Oto, co je wyróżnia:
- regały wysokiego składowania,
- kontrolowane warunki temperatury i wilgotności,
- systemy przeciwpożarowe,
- całodobowy monitoring.
To standard, który oferujemy każdemu klientowi, niezależnie od wielkości powierzonych nam zasobów. Dzięki temu przechowywanie dokumentów w naszych obiektach to gwarancja, że akta Twojej firmy są bezpieczne przez cały wymagany okres retencji.
Obsługujemy firmy z różnych regionów Polski. Dla organizacji z Trójmiasta odpowiednia będzie archiwizacja dokumentów w Sopocie i okolicznych miejscowościach z odbiorem dokumentacji bezpośrednio z siedziby klienta, transportem w zabezpieczonych pojemnikach i pełną ewidencją przyjętych zasobów. Każdy dokument, który trafia do naszego archiwum, jest zarejestrowany i dostępny na żądanie, wystarczy jeden telefon lub wiadomość, aby potrzebna teczka dotarła do Ciebie w ustalonym terminie.
Duże archiwum nagromadzone przez lata nie musi być problemem nie do rozwiązania. Przeprowadzamy kompleksowe projekty przejęcia dokumentacji.
Dla firm, które chcą pójść o krok dalej, przydatna będzie także digitalizacja dokumentów: przeniesienie zasobów papierowych do formy cyfrowej, która pozwala na natychmiastowy dostęp do każdego dokumentu bez konieczności fizycznego sięgania do archiwum. To rozwiązanie szczególnie doceniają nasi klienci działający w modelu hybrydowym lub zdalnym.
Dlaczego warto z nami współpracować w zakresie przechowywania dokumentów firmowych?
Office Systems Poland to firma z ponad 20-letnim doświadczeniem w kompleksowej obsłudze dokumentacji, zarówno papierowej, jak i cyfrowej. Przez te lata wypracowaliśmy procedury, które pozwalają nam sprawnie obsługiwać organizacje o bardzo różnej skali i specyfice: od kilkuosobowych firm po duże korporacje z wieloma oddziałami.
Bezpieczeństwo powierzonych nam zasobów potwierdzają certyfikaty ISO 27001 i ISO 9001. To konkretne gwarancje, że nasze standardy są nie tylko deklaracją, ale codzienną praktyką.
Wiemy, że decyzja o przekazaniu dokumentacji na zewnątrz wymaga zaufania. Dlatego stawiamy na pełną transparentność. Każdy klient otrzymuje szczegółową ewidencję przekazanych zasobów, ma wgląd w historię operacji i może w każdej chwili zamówić dostęp do konkretnego dokumentu.
Oszczędność miejsca w firmie to efekt, który nasi klienci odczuwają natychmiast po pierwszym odbiorze dokumentacji. Ale równie ważne jest to, co dzieje się później: spokój, że archiwum jest pod kontrolą, i czas odzyskany przez pracowników, którzy przestają przeszukiwać segregatory.
Warto także podkreślić, że nasi klienci najczęściej podkreślają trzy rzeczy, które doceniają we współpracy z naszą firmą:
- sprawność działania,
- elastyczność
- poczucie bezpieczeństwa.
Sprawność, bo odbiór dokumentów organizujemy szybko, bez zbędnej biurokracji i zakłócania pracy biura. Elastyczność, bo dopasowujemy model współpracy do potrzeb konkretnej organizacji, niezależnie od tego, czy chodzi o jednorazowe przechowywanie dokumentów, regularne odbiory czy kompleksową archiwizację dokumentów połączoną z digitalizacją.
Współpracę z nami podjęły firmy z różnych sektorów. Każda z tych organizacji stanęła przed wyzwaniem rosnącego archiwum i braku przestrzeni na archiwum papierowe i każda znalazła w naszej firmie partnera, który pomógł to zmienić. Jeśli Twoja firma stoi przed podobnym wyzwaniem: jesteśmy gotowi działać.
FAQ
Czy muszę od razu decydować się na dłuższy okres współpracy, czy na początku mogę skorzystać z jednorazowego zlecenia?
Wybór zawsze leży po stronie klienta i potrzeb jego firmy. Wielu naszych klientów rozpoczęło współpracę z naszą firmą od jednorazowego zlecenia, po czym przeszło na tryb współpracy cyklicznej.
Czy archiwum zewnętrzne zapewnia firmie oszczędności?
Choć archiwum zewnętrzne jest przestrzenią, za którą musisz płacić, to usługa ta jest w stanie przyczynić się do wygenerowania oszczędności. Wszystko dlatego, że koszt samodzielnego utrzymania archiwum, to nie tylko koszt zakupu regałów i teczek. To przede wszystkim koszt zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania, zabezpieczeń, szkoleń dla pracowników, tworzenia procesów operacyjnych zarządzania archiwum, koszt przestrzeni przeznaczonej wyłącznie na przechowywanie dokumentów itp.