Klienta i właściciela archiwum łączy długofalowa relacja wymagająca bliskiego kontaktu i precyzyjnego określenia wzajemnych wymagań. W jej przebiegu liczy się nie tylko zabezpieczenie dokumentów, lecz także zapewnienie klientowi i jego pracownikom sprawnego dostępu do potrzebnej w pracy dokumentacji.
Uniwersytety WSB Merito to najczęściej wybierane uczelnie niepubliczne w Polsce. Uniwersytet WSB Merito w Poznaniu istnieje już od 1994 roku. Jak każda placówka szkolnictwa wyższego operowała i operuje znaczną liczbą dokumentów wymagających bezpiecznej i sprawnej obsługi.
WYZWANIA
Uniwersytet WSB Merito szukał partnera biznesowego do prowadzenia archiwum zewnętrznego, który przejmie dokumenty z oddziałów uczelni w Poznaniu, Chorzowie i Szczecinie. Wcześniej uczelnia wdrożyła podobne rozwiązanie z lokalnym przedsiębiorcą, u którego zgromadziła dokumenty tworzące zasób archiwalny o długości 1,5 km. Zasób ten trzeba było przejąć.
-
Uczelnia potrzebowała szybkiego dostępu do dokumentów w formie tradycyjnej oraz cyfrowej, czego nie zapewniał jej dotychczasowy usługodawca.
-
Miejsce fizycznego przechowywania danych musiało gwarantować odpowiednio wysokie standardy bezpieczeństwa, zgodne z obowiązującymi przepisami RODO oraz zasadami archiwizacji. Konieczne było wdrożenie szeregu zabezpieczeń prawnych, organizacyjnych oraz finansowych, które gwarantowałyby odpowiedni poziom ochrony danych, a także zabezpieczało przestrzeń do przechowywania kolejnych przekazywanych akt w przyszłości.
-
Uczelnia była w trakcie przejęcia jednostki edukacyjnej w innym mieście, dlatego potrzebowała zaufanego partnera do sprawnego przeprowadzenia odbioru oraz uporządkowania dokumentów z przejmowanej placówki w nowej lokalizacji.
-
Pracownicy uczelni oczekiwali profesjonalnej współpracy z zewnętrznym archiwistą, dostosowanej do potrzeb ich działu, szybkiej, by zapewnić sprawne przekazanie informacji studentom i słuchaczom oraz o minimalnym wpływie na realizowane podstawowe działania. Oddawanie dokumentacji oraz wyszukiwanie danych nie mogły zaburzać pracy działów.
-
Proces zmiany dostawcy usług, reorganizacji procesów wewnętrznych oraz utrzymanie nowego systemu archiwizacji miały przynieść uczelni nie tylko bezpieczeństwo formalno-prawne i zwiększyć sprawność biznesową, ale także zapewnić realne oszczędności czasu, pieniędzy i liczby osób zaangażowanych w proces.
ROZWIĄZANIE
Kilka spotkań pozwoliło wypracować optymalne rozwiązania umożliwiające sprawne przejęcie dokumentów z konkurencyjnej firmy oraz przejmowanej jednostki edukacyjnej. Współpraca z Rhenus Office Systems Polska od kilku lat gwarantuje Uczelni stałe spełnianie najwyższych standardów bezpieczeństwa przy jednoczesnym zachowaniu korzystnych warunków finansowych.
-
Klient przekazuje dokumenty do zewnętrznego archiwum z centrali oraz 3 oddziałów płynnie, według ustalonego pomiędzy stronami harmonogramu – raz lub dwa razy w roku, osobno z każdej lokalizacji. W ramach usługi archiwizacji pracownicy Rhenus Office Systems ewidencjonują przekazywane do archiwum materiały i nadają im indywidualne barkody, dlatego Klient nie musi już samodzielnie wykonywać spisu przekazywanych do archiwum teczek.
-
Dokumenty składowane są w profesjonalnym archiwum, gdzie szybki dostęp do jednostek aktowych jest zapewniany przez system zarządzania zasobem oparty na kodach kreskowych.
-
Archiwum jest prowadzone zgodnie z normą ISO 27001. Cały teren wokół budynku jest ogrodzony, dozorowany i monitorowany 24h na dobę. Wejścia do budynku są zabezpieczone śluzami. Dodatkowo bezpieczeństwo zdeponowanych danych zapewniają: system antywłamaniowy, zabezpieczenia przeciwpożarowe oraz czujniki temperatury i wilgotności. Na bieżąco w budynku przeprowadzane są audyty kontrolujące bezpieczeństwo. Zarówno pracowników archiwum, jak i gości obowiązują klauzule poufności. Dodatkowo pracownicy sprawdzani są pod kątem niekaralności.
REZULTATY
Klient cieszy się profesjonalną obsługą obejmującą kompleksowe zarządzanie pełnym cyklem życia dokumentów. W ramach usługi Rhenus Office Systems Poland wykonuje porządkowanie, przechowywanie, udostępnianie oraz brakowanie i niszczenie uczelnianych dokumentów. Prowadzenie archiwum Uczelni jest dużo wygodniejsze, gdyż:
-
ponad 2,5 km bieżących dokumentów, w tym blisko 110 000 teczek studentów znajduje się w bezpiecznym archiwum prowadzonym zgodnie ze standardem ISO 27001;
-
niezbędne wypożyczenia realizowane są bez najmniejszej zwłoki – oryginały dokumentów docierają do klienta w następnym dniu roboczym po złożeniu zamówienia e-mailem; skany wykonywane są najczęściej w ciągu 1,5 godziny od otrzymania zamówienia;
-
dzięki profesjonalnemu systemowi opartemu na kodach kreskowych wyszukanie potrzebnego dokumentu nie sprawia żadnego problemu i zajmuje znacznie mniej czasu niż wtedy, gdy dokumentacja była składowana w archiwum firmowym.
DODATKOWE KORZYŚCI, KTÓRE DOSTRZEGA KLIENT TO:
-
wymierne oszczędności finansowe – wynikające ze zmiany kosztów stałych związanych z samodzielnym prowadzeniem archiwum zakładowego na koszty zmienne po przekazaniu zasobów do Rhenus Office Systems Poland,
-
lepszy serwis świadczonych usług,
-
zaoszczędzenie czasu pracowników Uczelni,
-
odzyskanie przestrzeni biurowej, którą dotąd zapełniały akta archiwalne,
-
profesjonalna współpraca w dobrej atmosferze, z wiarygodnym partnerem o ugruntowanej pozycji rynkowej, spełniającym wymogi prawne i formalne powyżej stawianych oczekiwań.
„Odkąd oddaliśmy nasze archiwum w opiekę Rhenus Office Systems Poland, praca przebiega w sposób bardziej efektywny. Nasi pracownicy nie muszą już zajmować się ewidencją dokumentów oraz archiwizacją dokumentacji. Dzięki fachowemu wsparciu zewnętrznego archiwum możemy skupić się na zadaniach istotnych z punktu widzenia studentów naszej Uczelni, pozostawiając ich teczki osobowe uporządkowane, dobrze chronione i dostępne na żądanie w krótkim czasie” - Anna Malinowska, Dyrektor Biura ds. Akademickich / Pełnomocnik kanclerza ds. jakości.
Karol Pertek
Menadżer Regionu
Telefon: +48 519 349 664
E-mail: karol.pertek@rhenus.com
LinkedIn: Karol Pertek