Rozwiązanie tego problemu nie musi oznaczać kosztownej rozbudowy przestrzeni. Wystarczy postawić na nowoczesne, bezpieczne i zgodne z przepisami sposoby zarządzania dokumentacją. Takie, które zapewnią więcej miejsca, lepszy porządek i pełną kontrolę nad aktami.
Zamiast walczyć z rosnącą liczbą akt, warto przyjrzeć się temu, jak zarządzać małym archiwum efektywniej.
W praktyce oznacza to przeniesienie części zasobów poza siedzibę firmy lub całkowite przejście na obieg cyfrowy. To rozwiązanie jest zdecydowanie mniej kosztowne, które pozwala zachować pełną kontrolę nad dokumentacją, a jednocześnie odciąża pracowników firmy od zadań związanych z obsługą kolejnych tomów akt.
Jednym z najprostszych i najbezpieczniejszych rozwiązań jest przechowywanie dokumentów w zewnętrznym centrum zarządzanym przez doświadczonego partnera. Dzięki temu zyskujesz:
- oszczędność miejsca w biurze, które można przeznaczyć na realne działania biznesowe,
- bezpieczeństwo danych, gwarantowane przez wielostopniowy system ochrony fizycznej i cyfrowej,
- zgodność z RODO oraz przepisami o archiwizacji,
- szybki dostęp do akt zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej.
Digitalizacja dokumentów – sposób na jeszcze lepsze wykorzystanie przestrzeni
Jeśli Twoim celem jest pełna wygoda i natychmiastowy dostęp do danych, warto pójść o krok dalej i skorzystać z usługi digitalizacji dokumentów. To rozwiązanie pozwala zamienić papierowe archiwa w cyfrowe repozytorium, do którego można dotrzeć z dowolnego miejsca – bez konieczności przeszukiwania segregatorów. Dzięki temu:
- oszczędzasz czas, bo dokumenty są dostępne w kilka sekund,
- redukujesz koszty, bo nie musisz utrzymywać dużych powierzchni magazynowych,
- zwiększasz bezpieczeństwo, bo dane są szyfrowane i chronione przed utratą,
- usprawniasz obieg informacji w firmie, bo twoi współpracownicy mają dostęp do potrzebnych plików niezależnie od miejsca pracy.
Digitalizacja to nie tylko oszczędność, ale też inwestycja w nowoczesne zarządzanie wiedzą w organizacji. Tak opracowane dokumenty, dostępne, odpowiednio skatalogowane, bezpieczne nie przytłaczają, a pracują na zyski firmy. Łatwiej się z nich korzysta, są gotowe do wykorzystania w każdej chwili, a przy tym nie generują takich kosztów, z jakimi wiąże się obsługa ich papierowych wersji.
Jak zarządzać małym archiwum z pomocą zaufanego partnera?
Nie każda firma musi mieć własne archiwum. Czasem bardziej opłaca się współpracować z ekspertem, który przejmie odpowiedzialność za porządek, bezpieczeństwo i dostępność dokumentacji. Nie musisz mieć ogromnego zasobu dokumentów, żeby zasadne było wykorzystanie tego rozwiązania. Ważne jednak, abyś wybrał doświadczonego partnera, gwarantującego profesjonalną obsługę zgodną z najwyższymi standardami.
Rhenus Office Systems Poland posiada ponad 25 lat doświadczenia w zarządzaniu dokumentacją i obsługuje klientów z najbardziej wymagających branż. Firma działa w oparciu o certyfikaty ISO 9001 i ISO/IEC 27001, które potwierdzają najwyższe standardy jakości i bezpieczeństwa. Archiwa Rhenus są wyposażone w systemy przeciwpożarowe, monitoring 24/7 oraz kontrolę dostępu, dzięki czemu możesz mieć pewność, że Twoje dane są zawsze chronione.
Właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorstw wybiera Rhenus Office Systems Poland, który oferuje kompleksowe usługi archiwizacji, przechowywania i digitalizacji dokumentów, dopasowane do potrzeb biznesu każdej skali. Dzięki tej współpracy możesz mieć pewność, że:
- Twoje archiwum nie urośnie – ale stanie się bardziej wydajne,
- Twoi pracownicy zyskają więcej czasu na realne zadania,
- Twoje dane będą przechowywane i przetwarzane zgodnie z najwyższymi normami bezpieczeństwa.
Rośnij na swoich warunkach
Kiedy firmowe archiwum zaczyna pękać w szwach, nie warto inwestować w kolejne półki, pomieszczenia czy dodatkowy personel. Lepszym i bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest profesjonalne przechowywanie oraz digitalizacja dokumentów. Dzięki temu zyskujesz porządek, zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych – bez kosztownej rozbudowy zaplecza. Zaufaj ekspertom z Rhenus Office Systems Poland i spraw, by Twoje archiwum pracowało na Twoją korzyść.