Twoje dokumenty uległy zniszczeniu lub zalaniu? Jak możesz je uratować?
Zalanie czy zniszczenie dokumentów to sytuacja, która może przydarzyć się każdej firmie niezależnie od branży i wielkości. Powódź w archiwum, awaria instalacji wodnej, nieszczelny dach czy pożar gaszony wodą to realne zagrożenia, które w ciągu kilku minut mogą zniszczyć lata pracy i dane o ogromnym znaczeniu prawnym czy finansowym. W takich momentach kluczowe jest szybkie działanie, ale jeszcze ważniejsze – podjęcie go we właściwy i przemyślany sposób.
Zanim zaczniesz ratować dokumenty na własną rękę, zastanów się, czy na pewno wiesz, jak to zrobić, bo inaczej możesz je stracić bezpowrotnie. Pomoc specjalistów w wielu takich przypadkach jest absolutnie niezbędna, dlatego poniżej wyjaśniamy, jak uratować dokumenty po zalaniu, czego absolutnie nie robić na własną rękę oraz jak profesjonaliści mogą pomóc w odzyskaniu nawet mocno zniszczonych akt.
Jakie dokumenty ratować po zalaniu w pierwszej kolejności?
Nie każdy dokument ma taką samą wagę i wartość. W sytuacji kryzysowej kluczowe jest ustalenie priorytetów i ratowanie dokumentów, których utrata może wywołać największe konsekwencje. W pierwszej kolejności należy zabezpieczyć:
- dokumenty prawne – umowy z kontrahentami, akty notarialne, dokumenty sądowe czy regulacje wewnętrzne, których odtworzenie jest czasochłonne lub niemożliwe, a ich brak może prowadzić do poważnych problemów dla funkcjonowania firmy.
- dokumenty finansowe i księgowe – faktury, deklaracje podatkowe, dokumentacja rozliczeniowa, które są wymagane przez przepisy prawa i instytucje kontrolne.
- dokumentacja pracownicza – akta osobowe i płacowe, które mają ogromne znaczenie przy kontrolach urzędowych i w relacjach z pracownikami.
- materiały unikatowe – projekty, dokumentacja techniczna, archiwalia historyczne, rękopisy to niepowtarzalne źródła wiedzy, których nie da się odzyskać z innego miejsca.
To właśnie one wymagają natychmiastowej interwencji, bo ich utrata może sparaliżować działanie firmy albo narazić ją na kary finansowe. Warto oczywiście ratować cały zasób dokumentacji, natomiast szczególną troską w pierwszej kolejności należy otoczyć te dokumenty, od których zależy ciągłość działania firmy.
Dlaczego samodzielne ratowanie dokumentów może pogorszyć sytuację?
Naturalnym odruchem w obliczu kryzysu jest próba samodzielnego działania. Niestety, najczęściej kończy się to pogorszeniem stanu dokumentów. Popularne domowe metody nie tylko są nieskuteczne, ale wręcz przyspieszają proces degradacji papieru:
- suszenie na kaloryferze lub w pełnym słońcu prowadzi do falowania i deformacji papieru, tusz ulega rozmazaniu, a dokument staje się nieczytelny.
- suszarki i nagrzewnice mogą przypalić papier lub spowodować, że kartki staną się kruche i podatne na pękanie.
- mrożenie w zwykłej zamrażarce jeśli nie jest poprzedzone odpowiednim przygotowaniem, skutkuje sklejaniem się kartek, powstawaniem plam i uszkodzeniami mechanicznymi.
- próba rozdzielania mokrych kartek na siłę powoduje rozerwania i nieodwracalne uszkodzenia.
Dodatkowo, próby samodzielnego osuszania stwarzają ryzyko pojawienia się pleśni i grzybów, które nie tylko niszczą dokumenty, ale mogą być niebezpieczne dla zdrowia pracowników. W efekcie firma traci więcej, niż zyskuje.
Jak uratować dokumenty po zalaniu?
Tam, gdzie domowe sposoby są niewystarczające, konieczne jest sięgnięcie po profesjonalne rozwiązania. Rhenus Office Systems Poland od lat specjalizuje się w usługach takich jak osuszanie dokumentów, które pozwalają uratować nawet duże zbiory zalanych akt. Specjalistyczny proces wygląda zupełnie inaczej niż próby podejmowane w biurze. Obejmuje on m.in.:
- natychmiastowe zabezpieczenie dokumentów i transport do odpowiednich warunków,
- zamrażanie kontrolowane i osuszanie sublimacyjne, które zatrzymuje procesy destrukcji,
- zabezpieczenie przed rozwojem pleśni i bakterii,
- odzyskanie czytelności treści i przywrócenie dokumentów do obiegu.
To rozwiązania, które wymagają specjalistycznego sprzętu, wiedzy i procedur.
Nie da się ich odtworzyć w warunkach biurowych. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą być pewne, że odzyskają maksymalną możliwą część swoich zasobów. Nie musisz się też martwić upływającym czasem. W sytuacjach takich jak zalanie dokumentów, na zgłoszenie w Rhnues Office Systems odpowiadamy błyskawicznie, doskonale zdając sobie sprawę, że czas ma tutaj ogromne znaczenie. Skontaktuj się z nami.
Jak odtworzyć dokumenty po zniszczeniu?
Czasami zdarza się, że część dokumentów nie nadaje się już do uratowania w formie papierowej. Wtedy jedynym rozwiązaniem pozostaje digitalizacja dokumentów. Proces ten pozwala przenieść ich treść do bezpiecznej przestrzeni cyfrowej – z możliwością łatwego wyszukiwania, udostępniania i archiwizacji.
Co więcej, firmy, które wcześniej wdrożyły digitalizację, nie muszą obawiać się paraliżu działalności w wyniku zalania czy pożaru. Dzięki cyfrowym kopiom dane są dostępne w każdej chwili, a procesy biznesowe mogą działać bez zakłóceń.
Zaufaj profesjonalistom i pozwól sobie pomóc
W sytuacji kryzysowej, jaką jest zalanie dokumentów, najgorszym wyborem jest działanie w panice i próby samodzielnego osuszania. Ratowanie dokumentów wymaga specjalistycznych metod, które skutecznie zabezpieczą treść i uchronią firmę przed poważnymi konsekwencjami prawnymi czy finansowymi.
Dlatego zamiast ryzykować, warto od razu skontaktować się z ekspertami Rhenus Office Systems Poland, którzy wiedzą, jak uratować dokumenty po zalaniu i jak je dodatkowo zabezpieczyć dzięki digitalizacji.