Cyfrowa recepta na porządek historii medycznej pacjentów - jak Rhenus Office Systems Poland digitalizuje dane zgodnie z prawem?

Papierowe dokumenty coraz częściej utrudniają codzienną pracę personelu medycznego. Rosnące archiwa spowalniają dostęp do akt, a zapewnienie pełnego bezpieczeństwa i zgodności z prawem staje się poważnym wyzwaniem. Przykłady placówek współpracujących z Rhenus Office Systems Poland pokazują, że cyfrowe rozwiązania dla dokumentacji medycznej potrafią w krótkim czasie zamienić nieuporządkowane stosy akt w bezpieczną, nowoczesną bazę danych. Sprawdź, jak może to wyglądać w Twojej placówce.

Jak uporządkować historię medyczną pacjentów i czy warto to robić samodzielnie?

Brak miejsca na nowe teczki, wielominutowe poszukiwania dokumentów, ryzyko ich uszkodzenia lub zagubienia, a przy tym rosnące koszty utrzymania – to codzienność wielu placówek. Warto pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentacja medyczna musi być przechowywana co najmniej 20 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego wpisu, a po tym czasie zniszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta. Każdy błąd w tym procesie grozi konsekwencjami:

• kara do 50 000 zł za nieudostępnienie dokumentacji pacjentowi,
   
• kara nawet 500 000 zł za brak właściwego zabezpieczenia i utratę danych,
   
• do 100 000 zł i więcej kary administracyjnej od Prezes UODO dla placówki sektora finansów publicznych za naruszenia ochrony danych osobowych,
   
• odpowiedzialność cywilna i utrata zaufania pacjentów.

Czy w takich warunkach warto ryzykować samodzielne porządkowanie dokumentów? To ogromne obciążenie czasowe, kosztowe i prawne. Zasady przechowywania, udostępniania i niszczenia dokumentacji określają:  Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, Ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia, RODO oraz rozporządzenia Ministra Zdrowia – a każdy etap procesu wymaga ścisłego przestrzegania tych regulacji.

W takim razie jak uporządkować historię medyczną pacjentów? Coraz więcej placówek stawia na cyfrowe rozwiązania dla dokumentacji medycznej, które zapewniają nie tylko porządek, ale i pełną zgodność z prawem. Cyfrowy dostęp do historii leczenia oznacza, że upoważniony personel może w kilka sekund odnaleźć wszystkie dane – od listy leków i wyników badań po przebieg hospitalizacji – i przekazać je pacjentowi, ubezpieczycielowi czy sądowi w wymaganym terminie. Profesjonalna digitalizacja dokumentacji medycznej jest obecnie jedyną odpowiedzią na pojawiające się wyzwania. W Rhensu Office Systems Poland realizujemy ten proces w modelu “zero ryzyka”. Zapewniamy i oferujemy możliwość cyfryzacji historii medycznej pacjentów i wszystkich dokumentów placówek medycznych. Przekonał się o tym m.in. jeden z naszych klientów, u którego w ramach projektu zeskanowano ponad 4 mln stron i zaindeksowano ponad 2 mln dokumentów pracowniczych. 

Cyfrowe rozwiązania dla dokumentacji medycznej

Jak uporządkować historię medyczną pacjentów tak, aby była zawsze kompletna, bezpieczna i przechowywana zgodna z prawem? W praktyce dla nas oznacza to przejście z papierowych archiwów na profesjonalną elektroniczną dokumentację pacjenta. Proces digitalizacji krok po kroku w wykonaniu Rhenus Office Systems Poland zaczyna się od odbioru dokumentów wprost z placówki, z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa transportu – od zabezpieczonych pojemników, przez specjalistyczne auta z monitoringiem GPS, po ścisłe procedury przekazania. Następnie dokumenty są sortowane, weryfikowane i przygotowywane do skanowania.

Jak działa elektroniczna historia choroby w praktyce? Po zeskanowaniu i indeksacji każda karta pacjenta trafia do cyfrowego archiwum, w którym jest przypisana do odpowiedniej kategorii – zgodnie z obowiązującymi przepisami, takimi jak rozporządzenia Ministra Zdrowia czy RODO. Placówka zyskuje cyfrowy dostęp do historii leczenia – lekarz, pielęgniarka czy uprawniony pracownik administracji mogą w kilka sekund odnaleźć wyniki badań, historię podawanych leków, przebieg hospitalizacji czy wcześniejsze diagnozy. To nie tylko przyspiesza obsługę pacjenta, ale też minimalizuje ryzyko błędów medycznych.

Przykładem może być realizacja, w której Rhenus Office Systems Poland przeprowadził kompleksową digitalizację dokumentacji pracowniczej dla dużego klienta. Całość została w 100% przejrzana, uporządkowana i oczyszczona z dokumentów, które nie wymagały dalszego przechowywania. Elektroniczne akta przeniesiono w sposób zautomatyzowany z tymczasowego narzędzia do docelowego systemu SAP, z zachowaniem pełnej zgodności z przepisami. Dzięki temu zamawiający zyskał pełną kontrolę nad dostępem do danych – mógł nadawać i odbierać uprawnienia wybranym pracownikom, zapewniając bezpieczeństwo historii medycznej oraz ochronę poufnych informacji. Projekt trwał 1,5 roku, obejmował około 30 transportów dokumentacji, a każda partia była odbierana w uzgodnionym terminie. Taki model można zastosować w każdej placówce medycznej.  

Elektroniczna dokumentacja pacjenta krok po kroku

Digitalizacja dokumentacji medycznej to proces wieloetapowy, który wymaga zarówno doświadczenia, jak i pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. W Rhenus Office Systems Poland każdy etap realizowany jest przez wykwalifikowaną kadrę, z zachowaniem standardów RODO, wymogów NFZ, Ministerstwa Zdrowia oraz normy ISO 27001, która potwierdza najwyższy poziom bezpieczeństwa informacji.

Krok 1. Audyt i przygotowanie dokumentów

Proces rozpoczyna się od precyzyjnej analizy dokumentacji – sprawdzenia kompletności, usunięcia duplikatów oraz wydzielenia akt, które zgodnie z przepisami nie wymagają dalszego przechowywania. 

Krok 2. Bezpieczny transport

Dokumenty są odbierane przez przeszkolonych pracowników Rhenus Office Systems Poland, którzy mają uprawnienia z zakresu ochrony danych osobowych. Transport odbywa się flotą pojazdów w bardzo dobrym stanie technicznym, wyposażonych w system GPS rejestrujący trasę. Akta przewożone są w zaplombowanych pudłach archiwizacyjnych, w zabezpieczonej przestrzeni ładunkowej, co minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu.

Krok 3. Skanowanie w jakości medycznej

W centrum przetwarzania dokumentów przeprowadzone zostaje skanowanie zgodne z tabelą „Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych” oraz przepisami branżowymi. Wszystkie pliki zapisywane są w formacie PDF/A w kolorze, a każdy dokument opatrywany jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który potwierdza jego zgodność z papierowym oryginałem.

Krok 4. Indeksowanie i kategoryzacja danych

Każdy plik otrzymuje odpowiedni zestaw metadanych (np. w pliku XML), co umożliwia szybkie wyszukiwanie informacji w systemie. W przypadku elektronicznej historii choroby oznacza to, że lekarz może w kilka sekund odnaleźć dane o leczeniu, wynikach badań czy przebiegu hospitalizacji.

Krok 5. Integracja z systemem placówki lub zapis na zabezpieczonych nośnikach

Gotowa elektroniczna dokumentacja pacjenta może być umieszczona bezpośrednio w systemie szpitalnym, przekazana na szyfrowanych nośnikach lub przechowywana w infrastrukturze Rhenus Office Systems Poland. Cyfrowy dostęp do historii leczenia jest w pełni kontrolowany – administrator może nadawać i odbierać uprawnienia w zależności od roli użytkownik

Zalety elektronicznej dokumentacji pacjenta

Elektroniczna dokumentacja pacjenta to rozwiązanie, które zapewnia ciągłość pracy, nowoczesny wizerunek placówki, łatwe spełnienie wymogów prawnych, pełne bezpieczeństwo historii medycznej oraz skuteczne przechowywanie historii pacjenta przez wymagany prawem okres. Cyfrowe rozwiązania dla dokumentacji medycznej eliminują problem przepełnionych archiwów, znacząco zmniejszają koszty przechowywania papierowych akt i gwarantują cyfrowy dostęp do historii leczenia w każdej chwili – również wtedy, gdy dokumentacja jest potrzebna pacjentowi, sądowi czy ubezpieczycielowi.

Elektroniczna historia choroby to przyszłość medycyny, która dzięki wsparciu ekspertów z Rhenus Office Systems Poland jest dostępna już dziś. Profesjonalny proces – od elektronicznej dokumentacji pacjenta krok po kroku po pełną integrację z systemem placówki – świadczy o nowoczesności i przewadze konkurencyjnej podmiotu. To prawdziwa zmiana standardu obsługi pacjenta.

Zastanawiasz się, jak uporządkować historię medyczną pacjentów w swojej placówce? Skontaktuj się z Rhenus Office Systems Poland i przekonaj się, jak bezpieczna, szybka i efektywna może być Twoja dokumentacja – od dziś, na lata.

FAQ – najczęściej zadawane pytania odpowiedzi

1. Jakie certyfikaty potwierdzają bezpieczeństwo usług Rhenus Office Systems Poland?
Rhenus Office Systems Poland posiada certyfikat ISO 27001, który potwierdza najwyższy standard zarządzania bezpieczeństwem informacji. Wszystkie procesy digitalizacji są zgodne z wymogami RODO, przepisami NFZ, Ministerstwa Zdrowia oraz obowiązującymi rozporządzeniami dotyczącymi dokumentacji medycznej.

2. Jaki jest czas realizacji projektów digitalizacji dokumentacji medycznej?
Czas realizacji zależy od skali i stopnia skomplikowania projektu – od liczby dokumentów po wymagania w zakresie integracji z systemami placówki. Niezależnie od wielkości projektu, proces jest planowany tak, aby zapewnić ciągłość pracy placówki i brak przerw w dostępie do dokumentów.

3. Co wyróżnia Rhenus Office Systems Poland na tle innych dostawców?
Rhenus Office Systems Poland przejmuje pełną odpowiedzialność za proces digitalizacji – od audytu dokumentów, przez bezpieczny transport, po skanowanie, indeksowanie i archiwizację. Wykorzystuje własną flotę zabezpieczonych pojazdów, przeszkolonych pracowników oraz centrum przetwarzania danych dostosowane do przepisów prawa i wymagań bezpieczeństwa. Zapewnia cyfrowy dostęp do historii leczenia w pełni zgodny z przepisami, a także możliwość przechowywania danych zarówno online, jak i na fizycznych nośnikach.