Cyfryzacja środowiska medycznego to postępujący proces, którego dziś nie sposób uniknąć. Na krajowym rynku z powodzeniem funkcjonuje już e-recepta oraz e-zwolnienie lekarskie. Pacjenci, którzy coraz częściej korzystają z teleporad medycznych także są świadomi tych zmian. Czy jest na nie gotowa Twoja klinika? Cyfryzacja w prywatnej klinice zdrowia to proces, który — jeśli zostanie przeprowadzony właściwie — może efektywnie zwiększyć bezpieczeństwo i efektywność pracy. Zatem jak ją przeprowadzić i jak zarządzać elektronicznymi danymi pacjentów? Wszystkiego dowiesz się z naszego poradnika.
Wdrożenie cyfrowej dokumentacji w klinice — dlaczego jest to ważne?
Przechowywanie i przetwarzanie dokumentacji medycznej podlega — z korzyścią dla pacjentów — jednej z najbardziej restrykcyjnych regulacji w zakresie ochrony danych osobowych. Mowa tu zarówno o poziomie krajowym (ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta), jak i unijnym (RODO). Bezpieczne przechowywanie danych pacjentów jest znacznie bardziej wymagające. Dokumenty w formie papierowej narażone są na nieautoryzowany dostęp, zagubienie czy zniszczenie.
Jednak nie tylko wymogi prawne przesądzają na korzyść wdrożenia cyfrowej dokumentacji w klinice. W sytuacjach wymagających natychmiastowej reakcji — np. przy hospitalizacji pacjenta, konsultacjach medycznych czy konieczności weryfikacji historii leczenia — każda minuta zwłoki może mieć znaczenie kliniczne. Fizyczna dokumentacja oznacza uzależnienie od lokalizacji, w której jest przechowywana, personelu i godzin pracy w archiwum.
Cyfrowe repozytorium pozwala zatem nie tylko na spełnienie wymogów prawnych i bezpieczne przechowywanie danych pacjentów (kontrola dostępu, szyfrowanie, tworzenie kopii zapasowych), ale również wpływa na przyspieszenie diagnostyki i decyzyjności medycznej.
Warto także pochylić się nad korzyściami ekologicznymi takiego rozwiązania. Jak podaje raport Okręgowej Komisji Lekarskiej w Warszawie z 2023 roku „Cyfryzacja zdrowia w interesie społecznym” celem transformacji cyfrowej jest stworzenie nowoczesnego systemu opieki zdrowotnej „Smart Health”. Idea ta wywodzi się z koncepcji „Smart Planet”, która po raz pierwszy zaproponowało IBM w 2009 roku. Cyfrowa dokumentacja medyczna w praktyce lekarskiej to zatem także szansa na stanie się częścią nowoczesnego, inteligentnego świata medycznego, który odpowiada na potrzeby ludzi i środowiska.
Jak bezpiecznie digitalizować dane pacjentów?
Wiesz już, że digitalizacja to korzystny proces. Jak jednak pogodzić zgodność digitalizacji z RODO w ochronie zdrowia, a także jak zapewnić bezpieczne przechowywanie danych pacjentów w środowisku cyfrowym? Na szczęście na żadne z tych pytań nie musisz odpowiadać samodzielnie. Nasi specjaliści mają ogromne doświadczenie w tym, jak bezpiecznie digitalizować dane pacjentów i przeprowadzą przez niego Twoją klinikę.
Co ważne, rozwiązania, które stosujemy w Rhenus Office Systems Poland pozwalają na zachowanie ciągłości pracy placówki. Cały proces przeprowadzany jest przez wyspecjalizowany zespół mający doświadczenie w zakresie cyfryzacji dokumentacji medycznej, a także przepisy RODO w prywatnej klinice. Cyfryzacja w prywatnej klinice, przeprowadzana pod naszym okiem, jest w pełni bezpieczna. Zajmujemy się bowiem nie tylko całym procesem, ale także wdrożeniem Twojego personelu w zakres tego, jak zarządzać elektronicznymi danymi pacjentów. Oto jak wygląda proces cyfryzacji przeprowadzany przez naszych specjalistów:
Bezpieczne przejęcie, transport i przygotowanie dokumentacji do digitalizacji
Proces digitalizacji danych pacjentów zaczyna się od fizycznego przejęcia dokumentów, co w przypadku placówek medycznych odbywa się z zachowaniem szczególnego reżimu bezpieczeństwa. Oznacza to odbiór z poszanowaniem przepisów dotyczących RODO.
Dokumenty odbierane są przez nas bezpośrednio z Twojej kliniki. Stosujemy przy tym zabezpieczony transport – z monitoringiem GPS, plombowaniem kontenerów i pełną dokumentacją przekazania. Zapewniamy także rejestrację i ewidencję materiału. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby posiadające stosowne uprawnienia. Dodatkowo stosujemy system monitorowania tego kto, kiedy oraz jak długo ma dostęp do dokumentacji.
Gdy dokumenty medyczne trafią do naszej siedziby są porządkowane, klasyfikowane i przygotowywane do digitalizacji. Każdy etap – od otwarcia segregatora po przypisanie metadanych – odbywa się zgodnie z procedurami zapewniającymi zgodność z RODO, ustawą o dokumentacji medycznej i normą ISO 27001.
Kluczowe jest tu skrupulatne opracowanie przez naszych specjalistów struktury dokumentów – np. oddzielenie zgód, wyników badań czy dokumentacji obrazowej – co w późniejszym etapie przekłada się na łatwość zarządzania informacją przez Twoich pracowników.
Proces digitalizacji i e-archiwizacji
Gdy dokumentacja zostanie już odpowiednio przygotowana rozpoczyna się proces skanowania. Realizujemy go przy użyciu profesjonalnych skanerów automatycznych pozwalających na zachowanie wysokiej rozdzielczości i odczyt kodów kreskowych. Tworzymy elektroniczne odwzorowanie dokumentów, przypisując im strukturę logiczną (np. powiązanie z numerem PESEL, nazwą oddziału, datą przyjęcia).
Szyfrowanie danych
Po zeskanowaniu danych przychodzi czas na umieszczenie ich w bezpiecznym repozytorium lub integrację z systemem Twojej kliniki (np. HIS lub platformę EDM). Na tym etapie wprowadzamy także zabezpieczenia: szyfrowanie, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, backup, rejestr aktywności użytkowników. Możliwe jest także uzyskanie dostępu w innych, wybranych formatach lub na nośnikach. Wszystko zależne jest od indywidualnego zapotrzebowania Twojej kliniki na systemy do zarządzania dokumentacją medyczną.
Zgodnie z zasadą minimalizacji dostępu dane będą mogły być wyświetlane tylko przez uprawnione do tego osoby z Twojej kliniki, które zostaną przeszkolone w zakresie tego jak zarządzać elektronicznymi danymi pacjentów. Pozwala to na zachowanie kontroli tego kto i w jakim celu przetwarza dokumentację pacjentów.
Cyfryzacja w prywatnej klinice — jakie daje efekty?
Przyjrzyjmy się teraz efektom, jakie niesie wyżej opisany proces cyfryzacji w prywatnej klinice zdrowia.
Jednym za najistotniejszych rezultatów, jaki niesie cyfrowa dokumentacja medyczna w praktyce lekarskiej jest zapewnienie profesjonalnego przestrzegania RODO w prywatnej klinice. Elektroniczne repozytoria to gwarancja lepszego zarządzania dostępem do danych pacjentów, który ograniczony zostaje wyłącznie do uprawnionego personelu, przy jednoczesnym rejestrowaniu wszystkich operacji cyfrowych.
Dzięki cyfrowemu przetwarzaniu i przechowywaniu danych znika ryzyko fizycznej utraty dokumentacji w wyniku błędu ludzkiego, pożaru czy zalania archiwum. Dane pacjentów są nie tylko lepiej chronione, ale również szybciej dostępne dla osób uprawnionych. Lekarze w Twojej klinice nie będą już musieli czekać na dostarczenie teczki z archiwum — dostęp do kartoteki pacjenta możliwy będzie w ciągu kilku sekund.
Drugim wymiernym efektem cyfryzacji jest optymalizacja kosztów i czasu pracy. Przechowywanie dokumentacji papierowej wiąże się z koniecznością utrzymywania przestrzeni archiwalnej, kontroli środowiskowej, a także obsługi fizycznej (segregowanie, wyszukiwanie, przewożenie). Wdrożenie cyfrowej dokumentacji w klinice sprawia, że te czynności przestają być konieczne.
Jak zarządzać elektronicznymi danymi pacjentów?
Digitalizacja danych pacjentów Twojej placówki to jednak nie wszystko. Aby całość funkcjonowała poprawnie potrzebne są także systemy do zarządzania dokumentacją medyczną. Wdrożenie cyfrowej dokumentacji w klinice wymaga wprowadzenia procedur, które łączą bezpieczeństwo, dostępność i zgodność z przepisami. Kluczowe jest stworzenie uporządkowanego systemu klasyfikowania i opisywania dokumentów – z wykorzystaniem jednoznacznych metadanych, takich jak identyfikator pacjenta, typ dokumentu, data wystawienia czy jednostka organizacyjna. Dzięki temu możliwe jest szybkie odnajdywanie i filtrowanie informacji w systemie.
Równie istotna jest integracja z systemami, które już obowiązują w placówce. Dzięki przeprowadzonej przez nas integracji z wymienionymi wcześniej systemami HIS czy EDM możliwa jest automatyczna synchronizacja dokumentów, zleceń czy wyników badań.
W kontekście tego jak chronić dane pacjentów w procesie cyfryzacji długofalowo niezbędne jest także planowanie retencji dokumentów. Należy więc ustalić, jak długo dane powinny być przechowywane, kiedy wygasają ich obowiązki prawne i jak je bezpiecznie niszczyć.
W Rhenus Office Systems Poland wspieramy Cię na każdym z tych etapów. Skontaktuj się z naszymi doradcami, aby dowiedzieć się, jak możemy ułatwić wdrożenie cyfrowej dokumentacji w klinice.
FAQ — to także może Cię zainteresować
Co wyróżnia usługi Rhenus Office Systems Poland?
Jesteśmy firmą obecną na polskim rynku od 2001 roku, a potwierdzeniem naszej rzetelności są setki zadowolonych klientów. Wiemy nie tylko, jak bezpiecznie digitalizować dane pacjentów. Oferujemy kompleksową obsługę dokumentacji – od bezpiecznego odbioru, przez jej archiwizację i digitalizację zgodną z RODO, aż po profesjonalne niszczenie. Działamy w oparciu o certyfikowane procedury (ISO 27001, ISO 9001) i posiadamy wieloletnie doświadczenie w obsłudze danych wrażliwych, w tym danych medycznych.
Jak długo trwa proces digitalizacji dokumentacji?
Czas digitalizacji zależy od wolumenu dokumentów i specyfiki placówki, ale większość projektów można zrealizować etapowo w ciągu kilku dni do kilku tygodni, bez zakłócania pracy kliniki. Niezależnie od czasu trwania na każdym etapie zachowujemy zgodność digitalizacji z RODO w ochronie zdrowia. Nasi specjaliści posiadają wymagane doświadczenie i wiedzę dotyczącą tego, jak chronić dane pacjentów w procesie digitalizacji.
Czy możliwe jest bezpieczne zniszczenie papierowej dokumentacji po jej digitalizacji?
Tak, cyfryzacja w prywatnej klinice może zakończyć się niszczeniem papierowych dokumentów. Po przeprowadzeniu procesu digitalizacji i weryfikacji tego, czy wszyscy Twoi uprawnieni pracownicy wiedzą, jak zarządzać elektronicznymi danymi pacjentów, możesz zlecić bezpieczne niszczenie dokumentów. W Rhenus Office Systems Poland realizujemy niszczenie dokumentacji zgodnie z normą ISO 21964, zapewniając pełną poufność i potwierdzenie wykonania usługi w postaci certyfikatu.