Delegacja służbowa. Spotkanie z klientem w innym mieście. Praca zdalna z domu lub z coworkingu. HR coraz częściej działa poza biurem, bo dziś elastyczność to standard, a często także i konieczność, szczególnie gdy firma ma wiele oddziałów lub działa także poza granicami kraju. Ta elastyczność oznacza jednak także poważne wyzwania również w zakresie opieki nad dokumentacją pracowniczą.
Gdzie czyhają największe zagrożenia?
Gdy dział HR musi w podróży czy zdalnie zajrzeć do dokumentacji pracowniczej, w grę wchodzą dane wrażliwe, które wymagają szczególnej ochrony (RODO). Wiele form przenoszenia i przekazywania danych nie daje wysokich gwarancji bezpieczeństwa. Niestety często wręcz przeciwnie, oznacza ryzyko, z którego istnienia warto zdawać sobie sprawę.
Mail z załącznikiem to często i chętnie stosowane rozwiązanie, które pozwala przekazywać informacje, korzystać z nich także podczas podróży. Warto jednak pamiętać, że
- jest często wysyłany bez odpowiedniego szyfrowania, a to oznacza, że jego zawartość łatwo przechwycić i wykorzystać.
- przesłany omyłkowo na zły adres, oznacza, że dane wrażliwe są w niepowołanych rękach.
- odbiera kontrolę nad tym, kto dalej ma dostęp do danych, szczególnie jeśli załączniki są otwierane na sprzęcie, do którego dostęp ma wiele osób.
Pendrive wydaje się bezpieczniejszy, a jednocześnie lekki, więc idealnie sprawdzający się w podróży. On z kolei jednak jest niezwykle łatwy do zgubienia lub kradzieży, często dane zapisywane na nim również pozostawione są bez szyfrowania oraz nie zapisuje śladów dostępu, więc nie wiadomo, kto i kiedy otworzył plik.
Papierowa teczka osobowa to rozwiązanie najbardziej tradycyjne, ale:
- przewożona w samochodzie, pociągu, hotelu pozwala zajrzeć do niej wielu osobom, jeśli zostanie pozostawiona bez nadzoru,
- wystarczy chwila nieuwagi i może bezpowrotnie zniknąć.
- raz utracona jest nie do odzyskania, a danych nie da się w żaden sposób ochronić, bo nie da się jej „zablokować” jak telefonu czy komputera.
Te scenariusze nie są teoretyczne. To codzienne ryzyka, z którymi mierzy się HR w firmach każdej wielkości i na które musi się nauczyć odpowiadać.
Dlaczego to poważny problem?
- Bo przetwarzając dane osobowe pracowników, firma ma obowiązek ich ochrony.
- Bo prawo nakłada konkretne wymogi – np. zgodność z rozporządzeniem MRPiPS w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
- Bo wyciek danych to nie tylko kary finansowe – to także utrata reputacji i zaufania zespołu.
HR musi działać sprawnie – ale bezpiecznie
Delegacja służbowa, praca zdalna, hybrydowy model pracy – te potrzeby nie znikną.
HR musi mieć zdalny dostęp do dokumentacji pracowniczej. Zawsze wtedy, gdy tego wymaga obsługa pracownika czy proces kadrowy. Ale dostęp nie może oznaczać ryzyka. Dlatego rośnie znaczenie digitalizacji teczek osobowych.
Czym jest e-teczka HR?
e-teczka HR od Rhenus Office Systems to kompleksowe rozwiązanie, które odpowiada na te wyzwania. To nie jest zwykłe „przeniesienie papieru do PDF-a”. To pełen, bezpieczny system zarządzania dokumentacją kadrową. Co zyskuje HR dzięki eTeczce?
- Zdalny dostęp działu HR do dokumentacji pracowniczej: bez względu na miejsce pracy z szyfrowanym połączeniem i autoryzacją użytkownika, co sprawia, że jest to rozwiązanie idealne w delegacji, pracy zdalnej i hybrydowej.
- Bezpieczeństwo dokumentacji HR w podróży: koniec z wożeniem papierowych teczek, Koniec z przenoszeniem danych na pendrive’ach. Z e-teczką dane przechowywane zgodnie z wymogami bezpieczeństwa z ograniczonym dostępem.
- Pełną zgodność z przepisami: digitalizacja zgodna z rozporządzeniem MRPiPS, możliwość prowadzenia dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej. Ponadto zostaje w niej ślad audytowy, co oznacza, że wiesz, kto i kiedy miał dostęp do dokumentów.
- Kontrolę i wygodę: e-teczka pozwala stworzyć centralne repozytorium dokumentów cechujące się prostym wyszukiwaniem oraz zapisem pełnej historii zmian i dostępów. To ułatwienie pracy całego działu HR i ogromna oszczędność czasu.
Jak to zmienia pracę HR na co dzień?
HR ma dzisiaj trudne zadanie: wspierać pracowników wszędzie tam, gdzie są – w biurze, w domu, w delegacji. Ale musi to robić odpowiedzialnie, chroniąc ich dane i prywatność. e-teczka HR od Rhenus Office Systems to rozwiązanie, które pozwala połączyć elastyczność pracy z najwyższym poziomem bezpieczeństwa i zgodnością z prawem.
- Zamiast poszukiwań teczki w szafie lub archiwum – kilka kliknięć w systemie.
- Zamiast przewożenia dokumentów na spotkanie – bezpieczne logowanie online.
- Zamiast ryzyka wycieku danych – pełna kontrola i szyfrowanie.
- Zamiast chaosu w papierach – porządek, zgodność i spokój.
Zadbaj o bezpieczeństwo danych pracowniczych i komfort pracy działu HR. Wybierz rozwiązanie, które daje realną wartość każdego dnia. Chcesz dowiedzieć się, jak zacząć? Skontaktuj się z naszymi ekspertami, którzy przeprowadzą Cię przez cały proces wdrożenia.