Rosnąca liczba dokumentów, rozproszony dostęp do informacji i brak spójnych procedur, to wyzwania, z którymi mierzy się dziś wiele organizacji. Office Systems Poland zamienia ten problem w sprawnie działający system: od digitalizacji po bezpieczne niszczenie. Przekonaj się, jak działamy.
Dlaczego warto odejść od papierowych dokumentów?
Papierowe dokumenty przez dekady były standardem w każdej organizacji. Dziś coraz częściej stają się źródłem problemów. W Office Systems Poland doskonale to wiemy, pracując na co dzień z firmami, które zmagają się z rosnącą liczbą segregatorów, teczek i archiwów zajmujących całe pomieszczenia. Pracownicy poświęcają dużo swojego czasu pracy na wyszukiwanie informacji i obsługę dokumentacji. To ogromny koszt, który bezpośrednio uderza w efektywność całej organizacji.
Zarządzanie informacją w przedsiębiorstwie opartym wyłącznie na papierze rodzi konkretne ryzyka:
- zgubione dokumenty,
- trudności z kontrolą wersji,
- brak możliwości równoczesnego dostępu do tych samych akt przez kilka osób,
- zagrożenie utratą danych w wyniku pożaru, zalania czy zwykłego zużycia nośnika.
Pomagamy naszym klientom wychodzić z tych problemów i wiemy, że najczęściej punktem zwrotnym jest właśnie decyzja o odejściu od papieru jako podstawowego medium przechowywania informacji.
Warto też pamiętać o wymiarze prawnym. Polskie przepisy nakładają na firmy obowiązek przechowywania dokumentów przez określony czas np. dokumentacji pracowniczej przez 10 lat (dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.) czy ksiąg rachunkowych przez 5 lat. Papierowe archiwa spełniają te wymogi, ale kosztem przestrzeni, zasobów i czasu. Cyfrowe podejście pozwala zachować pełną zgodność z prawem przy jednoczesnym radykalnym uproszczeniu całego procesu.
Cyfryzacja procesów administracyjnych w firmie
Organizacje, które zdecydowały się na przejście z papierowego obiegu do cyfrowego, szybko zauważają zmianę w tempie i jakości pracy. Dokumenty są dostępne natychmiast, z dowolnego miejsca, a ich wyszukiwanie zajmuje dużo mniej czasu.
Usprawnianie obiegu dokumentów w firmie to jeden z pierwszych i najbardziej odczuwalnych efektów digitalizacji. Zamiast fizycznego przekazywania teczek między działami, akceptacji dokumentów wymuszających obecność w biurze czy ręcznego rejestrowania korespondencji procesy te przebiegają automatycznie, z pełną historią zmian i ścieżką akceptacji.
Naszym klientom digitalizacja pozwoliła uporządkować tysiące dokumentów, które wcześniej funkcjonowały wyłącznie w formie papierowej, znacząco skracając czas dostępu do kluczowych informacji. To najlepsza odpowiedź na pytanie, dlaczego warto odejść od papierowych dokumentów w firmie.
Cyfrowy obieg to również lepsza kontrola nad danymi i bezpieczeństwem informacji. Dokumenty przechowywane elektronicznie mogą być objęte precyzyjnymi uprawnieniami dostępu. Konkretna osoba widzi tylko to, co powinna. To szczególnie ważne w kontekście zgodności z RODO oraz ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.
Polityka zarządzania dokumentami w firmie
Sama digitalizacja to jednak dopiero początek. Bez jasno określonych zasad nawet najlepsze narzędzia nie przyniosą oczekiwanych rezultatów. Dlatego równie ważne co technologia jest wdrożenie spójnej polityki zarządzania dokumentami w firmie. To zestaw procedur określających, jak dokumenty są tworzone, opisywane, obiegają przez organizację, gdzie i jak długo są przechowywane oraz kiedy i w jaki sposób są usuwane lub niszczone.
Dobrze zaprojektowana polityka zarządzania informacją w przedsiębiorstwie eliminuje chaos informacyjny. Każdy pracownik wie, gdzie szukać konkretnego dokumentu i co z nim zrobić po upływie terminu jego przechowywania.
Oznacza to m.in. ustalenie jednolitego systemu nazewnictwa plików, określenie obowiązkowych okresów retencji zgodnych z przepisami prawa (np. Ustawa o rachunkowości, Kodeks pracy) oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za nadzór nad dokumentacją. W przypadku digitalizacji dokumentacji staje się to o wiele prostsze.
Jeśli interesuje Cię jednak posiadanie archiwum papierowego, możesz zlecić nam jego stworzenie. Dysponujemy odpowiednimi przestrzeniami, w których archiwizacja dokumentacji odbywa się na najwyższym poziomie.
Zarządzanie informacją w przedsiębiorstwie z naszym wsparciem
Wiemy, że każda organizacja ma inną specyfikę, inne potrzeby i inny poziom zaawansowania w obszarze zarządzania dokumentacją. Dlatego nie oferujemy jednego, sztywnego rozwiązania. Podchodzimy do każdego klienta indywidualnie, projektując proces, który odpowiada na jego faktyczne wyzwania w obszarze digitalizacji dokumentów.
Działamy w Polsce od 2001 roku i przez ten czas wypracowaliśmy kompetencje, które pozwalają nam kompleksowo obsługiwać pełny cykl życia dokumentów: od ich powstania, przez archiwizację, digitalizację, aż po bezpieczne zniszczenie.
Jak zarządzać informacjami w firmie skutecznie? Przede wszystkim z partnerem, który rozumie zarówno stronę operacyjną, jak i prawną tego procesu. Współpracujemy z firmami z różnych branż, od sektora finansowego po branże spożywcze. To doświadczenie przekłada się na konkretne rozwiązania, które wdrażamy szybko i bez zakłócania codziennej pracy naszych klientów.
Nasze usługi w obszarze zarządzania informacją w przedsiębiorstwie obejmują m.in.:
- Cyfryzację dokumentów: skanujemy i przekształcamy dokumenty papierowe w pliki cyfrowe, nadając im strukturę i indeksy umożliwiające błyskawiczne wyszukiwanie. Eliminujemy potrzebę fizycznego dostępu do archiwum i skracamy czas obsługi dokumentów. Digitalizacja dokumentów to nowoczesne rozwiązanie.
- E-teczka pracownicza: digitalizujemy i porządkujemy dokumentację kadrową, tworząc elektroniczne teczki pracownicze zgodne z przepisami Kodeksu pracy. To rozwiązanie szczególnie doceniają działy HR, które zarządzają dokumentacją dziesiątek lub setek pracowników.
- E-faktura: wspieramy firmy we wdrożeniu cyfrowego obiegu faktur, od ich rejestracji po archiwizację dokumentacji finansowej. Proces staje się szybszy, tańszy i mniej podatny na błędy ludzkie.
- Niszczenie dokumentów: gdy dokument kończy swój cykl życia w organizacji, zapewniamy jego bezpieczne i certyfikowane zniszczenie zgodnie z normą ISO 21964. Działamy zarówno w siedzibie klienta, jak i w naszych obiektach, gwarantując pełną kontrolę procesu i ochronę przed wyciekiem danych.
Cyfryzacja procesów administracyjnych nie musi być skomplikowana, nie musisz samodzielnie zastanawiać się nad tym, jak zarządzać informacjami w firmie. Jeśli szukasz sprawdzonego partnera do usprawnienia zarządzania informacją w przedsiębiorstwie i stworzenia spójnego systemu informacyjnego w swojej organizacji, jesteśmy gotowi podjąć się tego zadania.
FAQ
Jakie są oznaki tego, że nasza polityka zarządzania dokumentami w firmie jest niewystarczająca?
Jeśli znajdowanie odpowiednich dokumentów zajmuje Twoim pracownikom coraz więcej czasu, dostęp do nich mają wszyscy i trudno jest wskazać osobę odpowiedzialną za nadzór ich bezpieczeństwa, to znak, że warto przeanalizować obecne procedury.Dobrym początkiem takiej analizy jest kontakt z nami. Nasi specjaliści pomogą Ci zapanować nad firmowymi danymi.
Jak długo trwa cyfryzacja procesów administracyjnych?
Wszystko zależne jest od ilości danych, jaką posiadasz. Każdorazowo podchodzimy do procesu indywidualnie i tworzymy harmonogram cyfryzacji tak, aby w jak najmniejszym stopniu wpływał on na codzienną pracę firmy.