Kredyt hipoteczny, gotówkowy, konsolidacyjny - to tylko niektóre oferty przygotowane przez banki dla klientów indywidualnych i instytucjonalnych. W wyborze najlepszej pomagają doradcy kredytowi, na których ciążą pewne obowiązki z zakresu archiwizacji danych klientów. Jeśli wykonujesz ten zawód, poniższy artykuł jest dla Ciebie. Sprawdź, jak długo przechowywać dokumentację kredytową klientów.
Jak długo bank przechowuje dokumenty kredytowe?
Banki podlegają ścisłemu rygorowi prawnemu, który reguluje różne aspekty działalności. Jednym z nich jest właśnie okres przechowywania dokumentów związanych z zaciągnięciem przez klienta kredytu. Przetwarzanie danych kredytobiorców odbywa się na mocy wyrażonej przez nich zgody. Jest ona niezbędna już na wstępie, aby określić zdolność kredytową. Warunkuje ona możliwość przyznania finansowania. Informacje o kredytobiorcy są dostępne wyłącznie na potrzeby procedury kredytowania i mają do nich wgląd jedynie osoby upoważnione.
Pojawia się jednak pytanie, jak długo bank przechowuje dokumenty kredytowe? Przepisy mówią o okresie 6-letnim, a więc bank archiwizuje dokumenty przez 6 lat, licząc od momentu spłaty kredytu. Zasada ta dotyczy zarówno kredytu hipotecznego, jak i w ramach tak zwanej karty kredytowej (odnawialnego).
Jak wygląda przechowywanie danych kredytobiorców?
Archiwizacja dokumentów musi odbywać się w określonych warunkach. Jeśli chodzi o akta papierowe, to bank ma obowiązek zabezpieczyć je w taki sposób, aby nie doszło do:
- zalania,
- zniszczenia mechanicznego,
- wypłowienia,
- wycieku,
- nieautoryzowanego udostępnienia.
Przechowywanie danych kredytowych odbywa się w sposób, jaki określono w ustawie Prawo bankowe oraz dokumencie EBA/KNF. Wybierając miejsce, w którym usytuowane będzie archiwum, warto wziąć też pod uwagę przepisy wynikające z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działań archiwów zakładowych.
Zgodnie z ww. przepisami, przechowywanie dokumentów może mieć miejsce w archiwum, które:
- usytuowane jest na terenie niezalewowym,
- znajduje się na piętrze budynku,
- ma odpowiednią ochronę przeciwpożarową, przed włamaniem czy nasłonecznieniem,
- jest wyposażone w meble, takie jak regały, półki, szafy.
Przechowywanie danych do kredyt - rozwiązania dla doradców kredytowych
Doradca kredytowy najczęściej współpracuje z bankiem, dlatego obrót dokumentacją spoczywa na barkach instytucji. Przechowywanie danych kredytobiorców odbywa się więc zgodnie z procedurą narzuconą przez bank.
W innej sytuacji są natomiast niezależni doradcy kredytowi. Ich zadaniem jest prezentowanie ofert różnych banków, a dodatkowo pomagają kredytobiorcom przejść przez cały proces wnioskowania o finansowanie. Dane kredytowe muszą nie tylko w odpowiedni sposób zabezpieczyć, ale też przechowywać. W tym przypadku obowiązuje okres 6-letni, podobnie jak dla banków. Przechowywanie danych osób ubiegających się o kredyt, a więc danych osobowych, podlega regulacjom RODO. Dlatego doradca kredytowy ma obowiązek zabezpieczyć je przed wyciekiem i nieautoryzowanym dostępem.
Sprawdź case study GBSBanku i zobacz, jak skuteczna archiwizacja może odciążyć pracowników i zadbać o bezpieczeństwo zgodne ze standardami sektora bankowego.
Jak poradzić sobie z obowiązkiem przechowywania dokumentów kredytowych?
Nie ulega wątpliwości, że przechowywanie danych do kredytu to uciążliwe zadanie. Wymaga stosowania zabezpieczeń, zatem pociąga za sobą spore koszty. Ponadto, zanim nastąpi niszczenie dokumentów, musi upłynąć aż 6 lat. Banki i doradcy kredytowi mogą jednak skorzystać z pomocy firmy outsourcingowej, która zajmuje się archiwizacją i niszczeniem danych. Rhenus Office Systems Poland ma doświadczenie w obsłudze podmiotów z sektora bankowego. Spełnia też normy wynikające z EBA/KNF. Innym, ważnym atutem spółki jest możliwość zebrania dokumentacji z rozproszonych po całej Polsce oddziałów. Dzięki sprawnej logistyce wszelkie dane do kredytu, dane osobowe i niejawne są całkowicie bezpieczne na każdym etapie procedowania.
Co istotne, przechowywanie dokumentów kredytowych trwa nie mniej, nie więcej, a 6 lat. Dłuższa archiwizacja jest niezgodna zarówno z RODO (nakazuje jak najszybsze zniszczenie danych osobowych) ani z ustawą Prawo Bankowe. Niszczenie dokumentów musi więc odbywać się regularnie, w trakcie roku kalendarzowego. Bank nie może pozwolić sobie na to, by czekać z całą procedurą do końca grudnia. Aby ułatwić sobie pracę, już na etapie archiwizacji należy dokładnie opisać dokumenty. W dopełnieniu formalności pomogą specjaliści, którzy mają wiedzę i doświadczenie w pracy z dokumentacją bankową.
FAQ:
Ile lat bank przechowuje dokumenty kredytowe?
Dokumenty kredytowe bank przechowuje 6 lat od momentu spłaty zobowiązania. Termin ten nie może ulec ani skróceniu, ani wydłużeniu.
Jakie warunki należy spełnić, aby bank mógł skorzystać z usług firmy przechowującej dane?
Firma outsourcingowa musi spełniać wymagania EBA/KNF w zakresie lokalizacji i zabezpieczenia archiwum. Musi też opracować stosowne procedury postępowania z dokumentacją bankową.