Każdy, kto pracuje z dokumentami, zna tę historię: ktoś potrzebuje pliku, który „powinien być w archiwum”, ktoś inny go szuka, ktoś kolejny obiecuje przesłać skan „za chwilę”. Tymczasem czas mija, komunikacja spowalnia, a zadanie (lub co gorsza, klient) czeka. Obieg dokumentów w firmie niby działa, ale zbyt wolno. Czy można to zmienić?
Obieg dokumentów w firmie, czyli gdzie naprawdę tracimy czas?
W teorii wszystko wygląda dobrze: są segregatory, procedury, a dostęp do danych jest „zorganizowany”. W praktyce jednak wiele firm wciąż funkcjonuje w modelu, który nie nadąża za współczesnym rytmem pracy, pracą zdalną, hybrydową, workation, a także oczekiwaniami klientów i partnerów biznesowych. Rzadko kiedy mowa o jednej konkretnej przyczynie tego stanu rzeczy, raczej to kompleks rozwiązań, z których wycofujemy się niechętnie, problemów, z którymi nie wiemy do końca jak się zmierzyć...
1. Brak przejrzystego systemu dostępu
Wielu pracowników ma dostęp do tych samych dokumentów, choć powinien być on jednak limitowany. W efekcie trudno ustalić, kto wprowadził ostatnie zmiany, kto może udostępnić plik dalej i czy ktoś przypadkiem nie przekazał danych osobowych osobie nieuprawnionej. Takie sytuacje nie tylko spowalniają obieg dokumentacji, ale też zwiększają ryzyko naruszenia bezpieczeństwa informacji.
2. Skanowanie i przesyłanie dokumentów mailem
To wciąż codzienność w wielu firmach. Oddziały przesyłają sobie nawzajem skany faktur, umów czy raportów, tworząc kolejne kopie tego samego pliku, który funkcjonuje w różnych obiegach. Na każdym etapie zaś, od momentu zeskanowania po wysyłkę, ktoś niepowołany może uzyskać dostęp do danych. Co więcej, przy takim modelu dokumenty łatwo się gubią, a wyszukanie jednej, aktualnej wersji staje się wyzwaniem.
3. Problemy w czasie nieobecności pracowników
Kiedy osoba odpowiedzialna za dany dział jest w delegacji, często musi prosić o przesłanie potrzebnych dokumentów z archiwum. Wymaga to angażowania kolejnych osób, a proces, który mógłby zająć minutę, wydłuża się do godzin. To nie tylko strata czasu, ale i obciążenie dla całego zespołu, który zamiast skupić się na pracy, musi „ratować” obieg informacji.
4. Brak centralnej bazy i uporządkowanego archiwum
Wiele firm wciąż przechowuje dokumenty w kilku lokalizacjach: na komputerach pracowników, w folderach sieciowych, w chmurze, a część w papierowych segregatorach. Taki system nie zapewnia kontroli, aktualności ani bezpieczeństwa. Efekt? Chaos, powielanie danych i coraz większe ryzyko utraty ważnych informacji.
Usprawnianie obiegu dokumentów w firmie – czas na digitalizację
Nowoczesne przedsiębiorstwa stawiają dziś na cyfrowy obieg dokumentów – rozwiązanie, które eliminuje niemal wszystkie problemy znane z tradycyjnego modelu.
Digitalizacja dokumentów to proces, w którym papierowe zasoby są przetwarzane na postać cyfrową, odpowiednio nazwane, opisane i przypisane do właściwych kategorii. W efekcie każda osoba z odpowiednimi uprawnieniami może szybko odnaleźć potrzebny plik, niezależnie od miejsca i czasu pracy.
Zyskujesz:
- czas błyskawiczny dostęp do danych bez szukania w archiwach,
- bezpieczeństwo: dokumenty są chronione przed dostępem osób trzecich,
- porządek: każda wersja jest właściwie oznaczona i łatwa do weryfikacji,
- mobilność: możesz pracować z dokumentami zdalnie lub w podróży.
Wiele firm zwleka z tym procesem obawiając się jego skomplikowania, zaburzenia codziennego rytmu pracy, wysiłku i kosztów z tym związanych. Wbrew pozorom jednak to odsuwanie tego zadania w czasie generuje koszty związane z wolniejszym, obciążonym błędami i pomyłkami obiegiem dokumentów. Samą digitalizację dokumentów można zaś przeprowadzić bardzo sprawnie, jeśli ma się tylko do tego dobrego partnera.
Sprawniejsza obsługa dokumentów dzięki wprowadzaniu i indeksacji danych
Sama digitalizacja to jednak dopiero pierwszy krok. Aby system naprawdę działał, dane muszą być właściwie opisane, czyli wprowadzone i zindeksowane w sposób, który pozwala szybko je odnaleźć. Jeśli zeskanujesz chaos, pracować będziesz dalej w chaosie, a korzyści z tego rozwiązania będą daleko mniejsze. Dlatego tak ważne jest, aby digitalizacja szła w parze z odpowiednim indeksowaniem.
To właśnie etap, w którym kluczowa jest precyzja i doświadczenie. Rhenus Office Systems Poland wspiera firmy w całym procesie, zapewniając:
- dokładne wprowadzanie danych z papierowych dokumentów,
- indeksację, czyli przypisywanie metadanych (nazwy, daty, numery, kategorie),
- kontrolę jakości i bezpieczeństwa,
- konfigurację dostępu dla konkretnych użytkowników.
Dzięki temu każdy dokument trafia tam, gdzie powinien, a cały system działa szybko, przejrzyście i bez ryzyka błędów. Wszystkie dokumenty znajdują swoje miejsce, profesjonalnie opisane łatwo znaleźć, a dzięki temu ich wyszukiwanie i udostępnianie zajmuje sekundy, a nie minuty czy godziny.
Tempo, bezpieczeństwo i porządek
Cyfrowy obieg dokumentów to nie tylko technologia, ale także proces wymagający doświadczenia i odpowiedzialności. Dlatego warto powierzyć go partnerowi, który dba nie tylko o jakość danych, lecz także o ich bezpieczeństwo.
Rhenus Office Systems Poland od ponad 20 lat wspiera firmy w bezpiecznym zarządzaniu dokumentacją: od odbioru i transportu archiwów, przez digitalizację, po kompleksową opiekę nad cyfrowym obiegiem informacji.
Dzięki temu zyskujesz:
- przejrzysty i szybki obieg dokumentów,
- pełną kontrolę nad dostępem do danych,
- bezpieczeństwo danych zgodne z obowiązującymi standardami ochrony informacji.
Współczesna firma nie może pozwolić sobie na utratę czasu, bo jakieś dokumenty “utknęły” w obiegu. Usprawnianie obiegu dokumentów w firmie poprzez digitalizację i profesjonalne wprowadzanie danych to więc nie kwestia wyboru, ale konieczności, która może przekładać się na przewagę konkurencyjną. Cyfrowy obieg oznacza sprawniejszą obsługę dokumentów, szybsze decyzje i większe bezpieczeństwo. A gdy za procesem stoi zaufany partner, taki jak Rhenus Office Systems Poland, każda informacja trafia dokładnie tam, gdzie powinna bez chaosu, opóźnień i ryzyka utraty danych.