Twoje biuro zamieniło się na chwilę w leżak z widokiem na fale? Jesteś w kawiarni na workation i właśnie kończysz prezentację dla klienta, popijając najlepszą kawę w mieście? Nagle jednak dzwoni telefon z biura. Sprawa jest pilna. Trzeba sięgnąć do ważnego dokumentu z archiwum. Tyle że… papierowa wersja jest setki kilometrów stąd, zamknięta w szafce w biurze. Brzmi znajomo? Dla wielu firm to wciąż codzienność. Ale nie musi tak być.
Papier nie musi ograniczać. Workation a bezpieczeństwo danych
Coraz więcej firm pozwala pracownikom łączyć pracę z podróżowaniem. To trend, który świetnie odpowiada na potrzeby młodych zespołów i specjalistów ceniących elastyczność. Rośnie grupa pracowników, która przy odpowiednim przygotowaniu firmy nie jest niezbędna w biurze, aby dobrze wykonywać swoje obowiązki. Wiele młodych osób pracuje, podróżując. W ogromnej liczbie przedsiębiorstw praca hybrydowa, okazjonalna praca zdalna to zaś rozwiązania powszechne.
Aby te modele pracy były jednak rzeczywiście tak efektywne i bezproblemowe, spełnione muszą zostać określone warunki. Praca zdalna i workation wymagają nie tylko laptopa i internetu. Ogromne znaczenie w tym przypadku ma to, jak zarządzamy dokumentami firmowymi. Papierowe archiwa, magazyny z wydrukami, segregatorami wypełnionymi dokumentacją to nadal dość powszechne rozwiązania, które mogą stanowić jedną z największych barier dla prawdziwie mobilnej pracy. Dlaczego? W praktyce oznaczają one:
- brak możliwości natychmiastowego dostępu do dokumentów (trzeba być w biurze, by je zdobyć);
- ryzyko ich uszkodzenia lub zgubienia podczas wypożyczenia (papier nie lubi podróży i czasu, więc firmy nie są chętne do udostępnienia tych dokumentów na zewnątrz)
- z tego wynika konieczność fizycznej obecności w biurze, która ogranicza elastyczność zespołu
Tymczasem większość dokumentów można bezpiecznie zdigitalizować. Zgodnie z polskim i europejskim prawem dzisiaj właściwie wszystkie dokumenty firmowe, w tym księgowe, sprawozdania, faktury można przechowywać w wersji elektronicznej. Nawet akta osobowe, dzięki Elektronicznej Teczce Osobowej (ETO), mogą być prowadzone w pełni legalnie i zgodnie z przepisami w formie elektronicznej. Oczywiście nie oznacza to, że papierowe wersje wszystkiego trzeba zniszczyć. Ogromną część można przekazać do bezpiecznego archiwum zewnętrznego, gdzie będą przechowywane zgodnie z najwyższymi standardami.
Zdalny dostęp do dokumentów to nie tylko komfort, ale bezpieczeństwo
Zdalny dostęp do dokumentów to nie tylko wygoda dla pracownika na workation czy w pracy hybrydowej – to realne usprawnienie pracy całego zespołu. Pozwala szybciej podejmować decyzje, weryfikować dane, umożliwia lepszą współpracę między członkami zespołów niezależnie od tego w jakim modelu pracują, a tym samym pozwala optymalizować codzienne zadania.
E-archiwum firmowe zapewnia:
- natychmiastowy dostęp do dokumentów 24/7, bez względu na lokalizację czy porę dnia;
- bezpieczny dostęp do danych firmy poza biurem, z wykorzystaniem odpowiednich zabezpieczeń chroniących przed dostępem osób niepowołanych;
- brak ryzyka utraty danych, dzięki regularnym kopiom zapasowym i profesjonalnym systemom ochrony;
- łatwą obsługę, nie trzeba być technologicznie zaawansowanym, aby skutecznie pracować z tak deponowanymi dokumentami.
Przenosząc dokumenty do formy elektronicznej, otwierasz drzwi do naprawdę mobilnej, nowoczesnej pracy, oszczędzasz miejsce w biurze i uwalniasz pracowników od biurek. Możesz otworzyć się na różne modele współpracy, co sprawia, że stajesz się również atrakcyjniejszym pracodawcą na rynku.
Awaryjny dostęp do dokumentów firmy
W każdej firmie zdarzają się sytuacje, kiedy coś się wydarza niespodziewanie i trzeba działać od razu. Nie ma czasu na czekanie, aż ktoś przerwie urlop, wróci do biura i znajdzie odpowiedni segregator. Digitalizacja to więc nie tylko komfort codziennej pracy, ale i szansa na błyskawiczne i skuteczne reagowanie w sytuacjach awaryjnych. Digitalizacja dokumentów pozwala na:
- udostępnienie dokumentu współpracownikowi w kilka sekund,
- szybki wgląd w potrzebne dane na spotkaniu online z klientem,
- rozwiązanie pilnego problemu nawet w trakcie urlopu lub delegacji.
Dzięki temu zespół jest naprawdę niezależny od miejsca pracy i zawsze przygotowany na niespodziewane sytuacje.
Jak zapewnić sobie bezpieczną pracę zdalną?
Digitalizacja to nie tylko skanowanie papierów do PDF-ów. To przemyślany proces, który pozwala na bezpieczne zarządzanie całą firmową dokumentacją. Wymaga planu i odpowiedniego wdrożenia, by chronić dane przed niepowołanym dostępem. Profesjonalna digitalizacja obejmuje:
- klasyfikację dokumentów (podjęcie decyzji, co archiwizować i jak),
- właściwe zabezpieczenia (wprowadzenie loginów, haseł, szyfrowania i uprawnień dostępu),
- integrację z obiegiem dokumentów w firmie (by każdy pracownik miał dostęp do potrzebnych informacji, ale tylko w odpowiednim zakresie).
Dobrze zaprojektowane e-archiwum to nie tylko wygoda, ale i ochrona przed wyciekiem danych czy cyberzagrożeniami. Wiele firm obawia się digitalizacji, bo proces wydaje się skomplikowany i czasochłonny. Tymczasem z pomocą specjalistów można go zaplanować i wdrożyć w sposób bezpieczny i zgodny z prawem.
Pracuj bezpiecznie z dowolnego miejsca
Elastyczna praca to dzisiaj więcej niż trend – to oczekiwanie pracowników i warunek konkurencyjności na rynku. Jednak by działać skutecznie, trzeba zadbać o to, by informacje były zawsze dostępne i odpowiednio chronione. Urlop, delegacja, home office czy workation – każda z tych form pracy wymaga niezawodnego dostępu do danych. Nie zostawiaj tego przypadkowi.
Postaw na rozwiązanie, które:
- zwiększa komfort pracy zespołu,
- oszczędza czas i nerwy,
- minimalizuje ryzyko błędów i opóźnień.
Dowiedz się, jak przygotować swoją firmę na nowoczesny, cyfrowy obieg dokumentów – bez względu na to, skąd pracujecie. Skorzystaj z pomocy ekspertów Rhenus Office Systems, którzy pomogą wybrać dokumenty do digitalizacji, zaproponują najlepszy sposób ich przechowywania, wdrożą bezpieczne, zgodne z przepisami e-archiwum. Nie musisz robić tego sam. Możesz liczyć na profesjonalne wsparcie na każdym etapie.