Moment, w którym firma decyduje się przenieść dokumentację do zewnętrznego archiwum, rzadko jest przypadkowy. Zazwyczaj poprzedza go długi okres walki z przepełnionymi szafami, kartonami zajmującymi korytarze i rosnącą świadomością, że należy to zmienić. Jeśli czujesz, że Twoja firma zbliża się do tego punktu, ten artykuł jest dla Ciebie. Dowiedz się, jak krok po kroku przygotować się do przejścia na zewnętrzne archiwum i dlaczego warto powierzyć ten proces Office Systems Poland.
Przejście na zewnętrzne archiwum, co to oznacza dla firmy?
Przejście na zewnętrzne archiwum to decyzja, która zmienia sposób myślenia o dokumentacji firmowej. Zamiast zajmować się jej fizycznym przechowywaniem we własnym zakresie, firma powierza ten obowiązek wyspecjalizowanemu partnerowi, takiemu jak Office Systems Poland i odzyskuje przestrzeń, czas oraz spokój. Postrzegać można to jako przeniesienie archiwum na wyższy poziom.
Rezygnacja z archiwum wewnętrznego nie oznacza, że dokumenty stają się niedostępne. Wręcz przeciwnie: nasze profesjonalne archiwum zewnętrzne zapewnia szybszy i bardziej uporządkowany dostęp do akt niż przepełniona szafa w biurze. Każdy zasób jest zewidencjonowany, opisany i dostępny na żądanie, bez przeszukiwania kartonów i bez angażowania pracowników, którzy mają czas na inne, ważne zadania.
Dla wielu firm jest to też moment na generalny porządek w dokumentacji. Porządkowanie archiwum przed przekazaniem na zewnątrz pozwala zidentyfikować dokumenty, które można już zgodnie z prawem zniszczyć, i te, które wymagają dalszego przechowywania. To inwestycja, która procentuje długoterminowo.
Najważniejsze kroki przejścia na archiwum zewnętrzne
Outsourcing archiwum firmy to proces, który warto przeprowadzić etapami. Pochopne działanie bez wcześniejszego przygotowania może skutkować chaosem, który utrudni późniejszą pracę z dokumentacją. Oto, jakie są kroki przejścia na archiwum zewnętrzne.
Przegląd i inwentaryzacja dokumentacji przed przejściem na archiwum zewnętrzne
Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, co firma w ogóle przechowuje. Dokumenty kadrowe, księgowe, umowy, dokumentacja projektowa: każda kategoria ma inny okres retencji i inne wymogi dotyczące przechowywania.
To dobry moment, aby oddzielić dokumenty wymagające dalszego przechowywania od tych, które można już zgodnie z prawem zniszczyć. Archiwizacja dokumentów firmowych powinna obejmować wyłącznie te zasoby, które rzeczywiście tego wymagają, niepotrzebne dokumenty to niepotrzebny koszt.
Porządkowanie i ewidencja akt poprzedzająca ich przekazanie do archiwum zewnętrznego
Przed przekazaniem dokumentów na zewnątrz należy je uporządkować i opisać i przygotować spis zdawczo-odbiorczy.
W Office Systems Poland pomagamy klientom przejść przez ten etap sprawnie i bez zakłócania codziennej pracy biura. Warto także pamiętać, że etap ten pozwala rozpocząć porządki, których w wielu firmach nie robiono przez lata, a które są niezwykle ważne.
Wybór dostawcy i weryfikacja bezpieczeństwa zewnętrznego archiwum
Nie każde zewnętrzne archiwum zapewnia ten sam poziom ochrony. Przy wyborze partnera warto zwrócić uwagę na posiadane certyfikaty. Posiadane przez nas certyfikaty ISO 27001 i ISO 9001 to minimum, które powinno być standardem.
Równie ważne są fizyczne warunki przechowywania:
- monitoring,
- systemy przeciwpożarowe,
- kontrola wilgotności
- ograniczony dostęp.
Obsługa archiwum zakładowego powinna być realizowana przez podmiot, który odpowiada za bezpieczeństwo powierzonych zasobów nie tylko deklaratywnie, ale też formalnie z umową, ewidencją i pełną ścieżką audytową. Z dumą możemy więc powiedzieć, że nasi klienci są bardzo zadowoleni z warunków, w jakich przetrzymujemy ich dokumentację firmową.
Przekazanie dokumentacji do zewnętrznego archiwum
Przenoszenie archiwum to etap, który w profesjonalnym wydaniu wygląda zupełnie inaczej niż samodzielna przeprowadzka kartonów. Nasi pracownicy odbierają dokumenty w zabezpieczonych pojemnikach, transportują je pojazdami monitorowanymi GPS i dostarczają do obiektu archiwalnego, gdzie każdy zasób jest ewidencjonowany i wprowadzany do systemu.
Warto podkreślić, że przechowywanie dokumentów Gdynia i innych lokalizacji realizujemy z zachowaniem tych samych standardów, niezależnie od odległości i skali projektu.
Zmiana archiwum na zewnętrzne, dlaczego przedsiębiorcy wybierają Office Systems Poland?
Przedsiębiorcy, którzy decydują się na zmianę archiwum na zewnętrzne, najczęściej mają jedno główne pytanie: czy nadal będę miał kontrolę nad swoimi dokumentami? Odpowiedź brzmi: tak i to większą niż dotychczas.
Każdy zasób przekazany do Office Systems jest zewidencjonowany, opisany i dostępny na żądanie. Klient w każdej chwili może sprawdzić, co przechowujemy w jego imieniu, zamówić konkretny dokument lub zlecić jego zniszczenie po upływie okresu retencji.
Wybierając nas, przedsiębiorcy zyskują:
- Pewność prawną: przechowujemy dokumentację zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym Kodeksem pracy, ustawą o rachunkowości i RODO.
- Bezpieczeństwo fizyczne: nasze obiekty są zabezpieczone przed wilgocią, pożarem i nieuprawnionym dostępem, z całodobowym monitoringiem i kontrolą wejść.
- Pełną ewidencję: każdy dokument ma swój zapis w systemie, z historią operacji i informacją o terminie retencji.
- Szybki dostęp: dokumenty udostępniamy na żądanie, w ustalonym terminie, bez zbędnej biurokracji.
- Certyfikowane niszczenie: gdy dokumenty kończą swój cykl życia, niszczymy je zgodnie z normą ISO 21964 z wystawieniem certyfikatu zniszczenia.
Działamy na terenie całej Polski i obsługujemy firmy z różnych branż. Jak przejść na archiwum zewnętrzne bez stresu i zakłóceń? Właśnie tak: z partnerem, który przeprowadził ten proces dla dziesiątek organizacji i wie, jak zrobić to sprawnie.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy wesprzeć Twoją firmę w przejściu na zewnętrzne magazynowanie dokumentacji bez zbędnych formalności i w terminie dopasowanym do Twoich potrzeb.
FAQ
Jak rozpoznać moment, w którym firma powinna przejść na archiwum zewnętrzne?
Jeśli archiwum firmy jest obszerne i zajmuje coraz więcej miejsca, panuje w nim nieład, a dostęp do dokumentów jest ułatwiony, warto rozważyć archiwum zewnętrzne. Dzięki temu odzyska się zajmowaną przestrzeń i zapewni dokumentom odpowiednią ochronę.
W jaki sposób mogę rozpocząć współpracę z Waszą firmą?
Najszybszym sposobem będzie kontakt telefoniczny bądź mailowy. To pierwszy etap ustalenia potrzeb Twojej firmy