Twoje firmowe archiwa nie są może tak przepastne jak te należące do Biblioteki Narodowej, natomiast odpowiednie przechowywanie dokumentacji obowiązuje tak Ciebie, jak i archiwistów zajmujących się naszym dziedzictwem kulturowym. Jednym z największych wyzwań w jednym i drugim przypadku jest przeprowadzka archiwum, do której trzeba się dobrze przygotować.
Dobre planowanie
Nie ma znaczenia, czy archiwum zmienia lokalizację z jednego firmowego magazynu na drugi, czy też decydujesz się na jego przeniesienie do archiwum zewnętrznego. Do jednego i drugiego zadania należy się dobrze przygotować, przede wszystkim odpowiednio porządkując dokumentację. W przypadku przekazania dokumentacji do archiwum zewnętrznego, sytuacja jest o tyle prostsza, że nie musisz się martwić o odpowiednie przygotowanie docelowego archiwum, a dodatkowo możesz poprosić o wykonanie usługi porządkowania i brakowania dokumentacji, dzięki czemu:
- dokumenty zostaną uporządkowane,
- odpowiednio zaindeksowane,
- a te, których okresy przechowywania minęły – profesjonalnie zniszczone.
Oczywiście potrzebny ci jest to tego sprawdzony usługodawca, którego warto wcześniej sprawdzić. Dużo zadań nadal jednak pozostaje po twojej stronie. W przypadku przeniesienia z jednego własnego archiwum do drugiego – obowiązków jest jeszcze więcej.
Przemyślana organizacja
Zarówno przygotowanie do przeprowadzki, jak i sama jej logistyka zależy od wielkości zasobu, stanu jego zachowania, a także środków finansowych, jakimi dysponujesz oraz zaangażowanych w te prace osób. Nie ma więc jednego przepisu na udaną przeprowadzkę. Można jednak stworzyć listę dobrych praktyk i rozwiązań, które pomogą ci się do niej właściwie przygotować. Firmowego archiwum nie przenosi się z dnia na dzień. Już średniej wielkości firma stosunkowo szybko gromadzi sporą liczbę dokumentów, które trzeba przechowywać przez dłuższy czas, dlatego zanim zaczniesz cokolwiek robić, zaplanuj kolejne kroki:
- Zaplanuj przeprowadzkę zasobu archiwalnego.
- Oceń ryzyko związane z alokacją akt (uwzględnij zagrożenia takie jak problemy logistyczne, brak odpowiedniej kadry, zgubienie, zniszczenie dokumentów itd. i ustal, jak im przeciwdziałać)
- Dokonaj przeglądu zasobu, którym dysponujesz (ustal jego wielkość, właściwości, charakter, konieczne do podjęcia działania).
- Przeprowadź przegląd docelowego archiwum (oszacuj przestrzeń magazynową, zaplanuj rozmieszczenie dokumentów, stwórz listę potrzebnego wyposażenia).
- Wyznacz osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy, wybierz podwykonawców, przygotuj budżet całego przedsięwzięcia.
- Stwórz harmonogram przeprowadzki i zacznij realizować kolejne jego etapy.
Zatroszcz się o posiadane zasoby
Przy przeprowadzce najważniejsze są dokumenty, które przenosisz. Dlatego też tak ważny jest przegląd zasobu, który pozwoli ci:
- Ocenić wielkość zasobu – dzięki temu będziesz wiedział, ile i jakich pudeł archiwizacyjnych potrzebujesz, jak wiele może zająć przenoszenie i ponowne układanie akt;
- Przywrócić porządek w dokumentacji – jeśli do archiwum wkradł się nieporządek, zaprzestano indeksacji dokumentacji lub nigdy jej nie prowadzono, to najlepszy moment by to zmienić;
- Przeprowadzić brakowanie dokumentów – wskazanie dokumentacji, której okres przechowywania już minął, umożliwi odchudzenie zasobu i uzyskanie większego porządku w dokumentacji oraz zaoszczędzi konieczności transportowania niepotrzebnych dokumentów;
- Ocenić stan dokumentacji – w przypadku nie do końca właściwego przechowywania lub wypadków losowych może zdarzyć się, że dokumentacja jest wilgotna, wymaga osuszania, dezynsekcji lub dezynfekcji, trzeba ją odkurzyć;
- Przeprowadzić dokładne znakowanie dokumentów, które ułatwi zachowanie porządku podczas przeprowadzki i szybką alokację;
- Przygotować dokumenty w pudłach i odpowiednich pojemnikach do transportu.
Z myślą o nowym archiwum
Przygotowanie dokumentów do przeprowadzki i ich bezpieczny transport to tylko pierwszy etap całego zadania. Kolejnym jest umieszczenie zasobu w nowym miejscu. Warto myśląc o nowej lokalizacji, projektując ją, wziąć pod uwagę kilka kwestii:
- Warto mieć świadomość, że umieszczenie dokumentacji w nowych opakowaniach ochronnych zawsze zwiększa ilość miejsca zajmowaną przez dokumenty.
- Projektując, kupując, zamawiając regały warto dostosować je do szerokości wykorzystywanych pudeł lub na odwrót.
- Dla zespołów otwartych zawsze należy pozostawić wolne miejsce na tzw. dopływy dokumentacji.
- Odpowiednio oznaczyć/opisać regały i nanieś lokalizację w spisach dokumentów.
- Koniecznie należy zachować przemyślane ciągi komunikacyjne.
- Trzeba zadbać o przejrzysty układ dokumentacji, w szybkim dostępie umieszczając dokumenty często wykorzystywane, dalej lokując dokumentację, która nie jest zbyt często w obiegu.
Wszystkie te czynności powinny być odpowiednio oszacowane pod kątem czasu, który potrzebny jest do ich wykonania, a także liczby osób potrzebnych do przeprowadzenia zadania. Te dane zaś należy uwzględnić w harmonogramie przeprowadzki. Tak przygotowane przeniesienie zasobu pozwoli Ci przejść do nowego archiwum nie tylko z niezbędnym, ale i lepiej uporządkowanym zasobem. Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z naszymi ekspertami od archiwizacji!
Aneta Krześniak-Pochyły
Kierownik ds. Klientów Kluczowych
Telefon: +48 510 991 307
E-mail: aneta.krzesniak@pl.rhenus.com
LinkedIn: Aneta Krześniak-Pochyły