Sprawne niszczenie dokumentów zapewnia większe bezpieczeństwo danych i ułatwia pracę. Jednocześnie musi zapewniać zgodność z przepisami prawa i wpisywać się w regulacje dotyczące niszczenia informacji. Ale spokojnie - szybkie niszczenie akt nie musi być poza Twoim zasięgiem! Jak sprostać tym wyzwaniom, znajdując sposób na nie sposób? Sprawdź!
Ekspresowe niszczenie dokumentacji - czy to możliwe?
Sprawne niszczenie danych to marzenie każdego przedsiębiorcy. Ale czy można je spełnić? Wszelkie procesy biurowe, takie jak archiwizacja dokumentów, muszą być prowadzone rzetelnie. Kontrola dostęp i wykwalifikowany personel - to klucze do sukcesu. Ekspresowe niszczenie dokumentacji wymaga tego samego. Bezpieczeństwo jest tutaj zawsze na pierwszym miejscu. A co z czasem?
Procedury niszczenia muszą być dostosowane do rodzaju danych. W tym celu sięgamy po regulacje prawne i normy branżowe. Szybkie niszczenie akt nie może odbywać się kosztem ochrony danych. Zatem, czy jest możliwe? Tak, jeśli weźmiemy pod uwagę nowoczesne rozwiązania, gwarantujące oszczędność czasu i energii. Nie osiągniemy jednak pożądanych efektów, korzystając z niszczarek biurowych. Niszczarka vs outsourcing niszczenia dokumentów przemawia za drugą opcją, ponieważ:
- niszczarka biurowa pochłania zasoby - przede wszystkim czas pracowników, którzy nie mogą poświęcić go na realizację obowiązków,
- niszczenie w biurze generuje koszty - w tym wywozu odpadów,
- niszczarki biurowe w porównaniu z certyfikowanymi maszynami są mniej wydajne i jakościowe.
Samodzielne, szybkie niszczenie dokumentów w biurze jest zatem nierealnym celem.
Szybkie niszczenie dużej ilości dokumentów
Zalegające w archiwum papiery generują spore koszty, dlatego w ramach optymalizacji warto postawić na szybkie ich niszczenie. Sprawa jest jednak znacznie bardziej skomplikowana. Firmy napotykają wiele problemów już na etapie organizacji procesu, jakim jest przechowywanie dokumentów. Tymczasem porządek w archiwum umożliwia nie tylko łatwiejszy dostęp do danych, ale również sprawne wyselekcjonowanie przedawnionej dokumentacji. Jeśli chcesz zyskać większą kontrolę nad danymi, dobrym rozwiązaniem może okazać się digitalizacja dokumentów.
Ekspresowe niszczenie dokumentacji ma zatem swój początek we wcześniejszych, dobrze zaplanowanych procesach. Archiwum nośników danych i dokumentacji papierowej, które jest prawidłowo opracowane, można zutylizować bez zbędnej zwłoki. Proces niszczenia jest bezpieczny - wiesz, jakie dokumenty można zniszczyć i nie zastanawiasz się nad okresem archiwizacji. Efektywne przechowywanie wspomaga szybkie niszczenie dokumentów.
Szybkie niszczenie dokumentów - jak mogą Ci pomóc eksperci?
Jeśli dysponujesz dużą ilością dokumentacji firmowej, z pewnością zastanawiasz się, jak zutylizować ją bez zbędnej zwłoki. Najpierw musisz wyznaczyć, jak długo przechowywać dokumenty, aby później móc szybko je zniszczyć. Już na tym etapie pojawia się wiele problemów w zakresie ustalenia okresu archiwizacji i sposobu jego liczenia. Natomiast z pomocą ekspertów szybkie niszczenie dokumentów staje się znacznie prostsze.
Specjaliści z Rhenus Office Systems Poland gwarantują profesjonalizm, doświadczenie, a przede wszystkim bezpieczne niszczenie dokumentów. Pracujemy na wysokiej jakości sprzęcie, który może przetwarzać także poufne dane. Wystawiamy protokół odbioru dokumentów, a po zakończeniu utylizacji certyfikat zniszczenia. Oferujemy Ci nie tylko ekspresowe niszczenie dokumentacji, ale również:
- ład informacyjny,
- ochronę reputacji,
- redukcję kosztów,
- zaufanie kontrahentów i partnerów biznesowych,
- przywracanie danych (w razie potrzeby).
Gwarantujemy szybkie niszczenie danych w siedzibie Twojej firmy lub poza nią.
Usługi outsourcingowe - dla kogo?
Sprawne niszczenie dokumentów w Twojej firmie jest możliwe dzięki outsourcingowi usług. Jeśli dotychczas było ono poza Twoim zasięgiem, już zapewne wiesz, dlaczego. Biurowe niszczarki nie są efektywne. Dodatkowo utylizacja wrażliwych dokumentów z ich pomocą jest co prawda możliwa, ale nie jest to łatwy proces.
Jeśli tym, czego potrzebujesz, jest szybkie niszczenie danych Rhenus Office Systems Poland spieszy z pomocą. Z usług outsourcingowych mogą skorzystać firmy o dowolnym profilu działalności. Sprawne niszczenie dokumentów jest możliwe w każdym przypadku, także dla danych chronionych prawnie. Trzeba jednak wiedzieć, jakie metody zastosować, aby osiągnąć wyznaczony cel.
Pozbądź się nadmiaru dokumentów!
Utylizacja dużej ilości dokumentów ma zastosowanie nawet w przypadku całych archiwów. Wystarczy wiedza i profesjonalny sprzęt, jakim dysponujemy w Rhenus Office Systems Poland. Szybkie niszczenie danych to procedura, którą wdrażamy także w odniesieniu do nośników, takich jak dyski twarde.
FAQ:
-
Jak przebiega sprawne niszczenie danych?
Dokumenty umieszczane są w niszczarkach przemysłowych, które tną je w drobne części. Tego rodzaju sprzęt jednorazowo pomieści więcej kartek niż biurowa niszczarka.
-
Jak pozbyć się nadmiaru przedawnionej dokumentacji?
Najefektywniejszych sposobem czyszczenia archiwum jest współpraca z Rhenus Office Systems Poland. Oferujemy ekspresowe niszczenie dokumentacji, w tym również nośników danych elektronicznych.