Brakowanie dokumentów to proces, który w wielu organizacjach łatwo z pozoru odłożyć na później, bo przecież są ważniejsze tematy. Paradoks polega jednak na tym, że te bieżące projekty, obowiązki operacyjne w połączeniu ze zmieniającymi się przepisami powodują, że archiwa firmowe stopniowo się rozrastają i generują coraz więcej kosztów.
W efekcie dokumenty zaczynają zajmować coraz więcej przestrzeni, utrudniają dostęp do informacji i zwiększają ryzyko organizacyjne oraz prawne. Regularne brakowanie dokumentacji, choćby raz do roku, pozwala zapanować nad tym problemem. Dlatego pytanie, jak szybko wykonać brakowanie dokumentów, dotyczy nie tylko porządków archiwalnych. Jest to zagadnienie związane z bezpieczeństwem danych, zgodnością z przepisami oraz sprawnym funkcjonowaniem firmy w sytuacjach kontrolnych i audytowych.
Szybkie brakowanie dokumentów jako element odpowiedzialnego zarządzania
Brakowanie dokumentacji polega na zgodnym z przepisami wycofaniu z obiegu dokumentów, które nie muszą być już przechowywane, oraz na ich bezpiecznym zniszczeniu. Proces ten opiera się na klasyfikacji dokumentów i analizie obowiązujących okresów przechowywania. Nie jest to jednorazowe działanie, lecz stały element zarządzania dokumentacją w organizacji.
Brak regularnego brakowania prowadzi do stopniowej utraty kontroli nad zasobem informacyjnym. W praktyce skutkuje to między innymi:
- trudnościami w szybkim odnajdywaniu właściwych dokumentów,
- przechowywaniem danych dłużej, niż wymagają tego przepisy,
- zwiększonym ryzykiem w trakcie kontroli lub audytów,
- wzrostem kosztów związanych z magazynowaniem dokumentacji.
Porządkowanie dokumentów bez brakowania nie rozwiązuje problemu. Dopiero usunięcie akt, które straciły swoją wartość prawną lub dowodową, pozwala realnie uporządkować archiwum.
Jak szybko wykonać brakowanie dokumentów w sposób zgodny z przepisami?
Szybkie brakowanie dokumentów nie polega na upraszczaniu procedur. Jego skuteczność wynika z dobrze zaplanowanego procesu, w którym każdy etap ma jasno określoną funkcję. Brak struktury i doraźne działania prowadzą do opóźnień, błędów formalnych i niepewności decyzyjnej.
Aby brakowanie mogło zostać przeprowadzone sprawnie, musi być zaplanowane w taki sposób, aby nie zakłócało bieżącej pracy organizacji, a jednocześnie zapewniało pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami.
Etapami… Czyli jak przygotować się do szybkiego brakowania dokumentów w firmie
Skuteczne brakowanie dokumentacji opiera się na kilku następujących po sobie etapach, które tworzą spójny i kontrolowany proces. Im lepiej się do niego przygotujesz, tym skuteczniej przeprowadzisz brakowanie, nie wprowadzając tym samym żadnego chaosu do zarządzania dokumentacją.
- Identyfikacja dokumentów
Na tym etapie ustala się, jakie dokumenty znajdują się w archiwum oraz jakiego są rodzaju. Bez rzetelnej identyfikacji nie jest możliwa dalsza ocena ich statusu. - Sprawdzenie okresów przechowywania
Każdy typ dokumentacji podlega określonym regulacjom dotyczącym czasu przechowywania. Dopiero po jego upływie dokument może zostać zakwalifikowany do brakowania. - Przygotowanie protokołów brakowania
Dokumentacja procesu brakowania jest niezbędna z punktu widzenia kontroli i audytów. Protokoły potwierdzają, że dokumenty zostały wycofane z zasobu zgodnie z przepisami. - Bezpieczne zniszczenie dokumentów
Ostatnim etapem jest fizyczne zniszczenie dokumentów w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych, zgodnie z ISO 21964. W przypadku większych wolumenów akt konieczne jest profesjonalne masowe niszczenie dokumentów, realizowane zgodnie z obowiązującymi normami bezpieczeństwa.
Porządkowanie dokumentów we własnym zakresie i jego ograniczenia
Wiele firm podejmuje próbę samodzielnego przeprowadzenia brakowania dokumentów. W praktyce jednak proces ten często okazuje się trudny do pogodzenia z codziennymi obowiązkami zespołów. Brakuje czasu na szczegółową analizę dokumentacji, pojawiają się wątpliwości interpretacyjne, a decyzje są odkładane z obawy przed popełnieniem błędu.
Najczęściej wskazywane trudności to:
- ograniczone zasoby czasowe,
- niepewność co do obowiązujących okresów przechowywania,
- brak narzędzi do bezpiecznego niszczenia dokumentów,
- przeciąganie procesu i brak jego domknięcia.
W rezultacie brakowanie traci swoją funkcję porządkującą i przestaje być skuteczne.
Jak outsourcing umożliwia szybkie brakowanie dokumentów w firmie?
Rhenus Office Systems Poland wspiera organizacje w realizacji pełnego procesu brakowania dokumentacji. Usługa obejmuje identyfikację dokumentów, weryfikację okresów przechowywania, przygotowanie protokołów oraz bezpieczne zniszczenie akt. Dzięki temu firmy mogą przeprowadzić brakowanie dokumentów szybko i w sposób uporządkowany, bez nadmiernego angażowania własnych zespołów i bez ryzyka błędów formalnych. Szczególnie istotnym elementem jest profesjonalne masowe niszczenie dokumentów, które pozwala skutecznie zakończyć proces brakowania nawet przy dużych zasobach archiwalnych.
Zalety szybkiego i profesjonalnego brakowania dokumentów
Dobrze zaplanowane i sprawnie przeprowadzone brakowanie dokumentów przynosi firmie wymierne korzyści, które wykraczają poza sam porządek w archiwum. Jest to proces, który realnie wspiera codzienne funkcjonowanie organizacji oraz zwiększa jej odporność na ryzyka formalne i operacyjne:
- lepsza kontrola nad dokumentacją dzięki ograniczeniu zasobu wyłącznie do akt rzeczywiście potrzebnych,
- krótszy czas dostępu do informacji, co usprawnia pracę działów administracyjnych, księgowych i prawnych,
- zmniejszenie ryzyka naruszeń przepisów związanych z przechowywaniem danych zbyt długo,
- większe bezpieczeństwo informacji, zwłaszcza danych wrażliwych i osobowych,
- niższe koszty przechowywania dokumentów, zarówno w archiwach wewnętrznych, jak i zewnętrznych,
- lepsze przygotowanie do kontroli i audytów, dzięki pełnej dokumentacji procesu brakowania.
Szybkie brakowanie dokumentów nie jest więc jedynie działaniem porządkowym. To element świadomego zarządzania informacją, który wpływa na efektywność, bezpieczeństwo i stabilność funkcjonowania firmy.
Współpraca z Rhenus Office Systems Poland umożliwia przeprowadzenie brakowania dokumentacji w sposób szybki, zgodny z przepisami i bezpieczny, bez konieczności angażowania wewnętrznych zespołów w długotrwałe i ryzykowne działania. Firma zyskuje porządek w archiwum, pełną dokumentację procesu oraz pewność, że dane zostały usunięte w sposób odpowiedzialny. Jeżeli brakowanie dokumentów ma przestać być problemem odkładanym na później, warto potraktować je jako inwestycję w bezpieczeństwo i sprawność organizacji.