Jump to region and choose your preferred country / region
Switch to your chosen country or regional website and discover our services for each location. You will have a choice of different languages.
Visit our corporate website
For more information about our global services and offers, visit Rhenus.Group.
Africa
Wybór odpowiedniego dostawcy usług przechowywania dokumentów Ci się po prostu opłaca i to nie tylko na poziomie finansowym. Sprawdzać partnera biznesowego warto zarówno pod kątem atrakcyjności finansowej oferty przez niego przedstawionej, jak i bezpieczeństwa, przestrzegania norm, odpowiedniego sprzętu i procesów. Zobacz, czym się powinien charakteryzować profesjonalny usługodawca.
Przede wszystkim profesjonalny dostawca usług przechowywania dokumentów powinien zapewniać bezpieczeństwo swoich obiektów. Oznacza to, że archiwum zewnętrzne powinno być zlokalizowane na terenie niezalewowym, niegrożącym osunięciem.
Samo archiwum powinno być wyposażone w odpowiedniego rodzaju ochronę przeciwpożarową (tryskacze, klapy dymowe), czujniki dymu oraz wilgotności powietrza. Tylko w ten sposób partner biznesowy jest w stanie zapewnić Ci odpowiednie warunki do przechowywania dokumentów. Nie mniej ważne są regularne przeglądy wszystkich instalacji, serwis i konserwacja systemów.
Liczy się ochrona budynku, monitoring całodobowy, odpowiednio długie okresy przechowywania nagrań. Warto zwrócić uwagę na podzielenie budynku na strefy dostępu, ponieważ pełna kontrola tego, gdzie i kto wchodzi, jest bardzo istotna dla zapewnienia pełnej ochrony Twoim dokumentom.
Profesjonalny usługodawca oddaje do współpracy z Tobą zespół specjalistów w swojej dziedzinie. Doświadczeni eksperci, kompetentni pracownicy to bardzo duży atut potencjalnego partnera. Warto zapytać zawsze o kwalifikacje. Istotne jest także to, aby usługodawca gwarantował, że personel pracujący z dokumentami jest sprawdzony pod kątem niekaralności. Efektywne zarządzanie, precyzyjne ustalenie zakresu kompetencji poszczególnych pracowników, jasne wskazanie, kto do obsługi jakich zadań zostaje oddelegowany – to wszystko ma znaczenie. Ukończone kursy kancelaryjno-archiwalne, studia archiwistyczne oraz szkolenia kadry to dodatkowy atut.
Profesjonalny dostawca usług przechowywania gwarantuje odpowiednio wyposażone archiwum, w którym może wykazać się korzystaniem z najnowocześniejszych systemów informatycznych zapewniających wysoką jakość zarządzania i bezpieczeństwa przechowywanych danych. Ważne będzie szyfrowanie danych, regularny backup, ale i kontrola dostępu do systemu informatycznego. Oczywiście profesjonalny usługodawca w zakresie archiwizacji będzie w stanie także wykazać się audytowanymi certyfikatami np. ISO 27001 i 9001 oraz dokumentacją potwierdzającą przestrzeganie przepisów wynikających z RODO.
Im więcej takich elementów skontrolujesz, np. poprzez audyt zewnętrzny, tym większe masz gwarancje i zabezpieczenie w przypadku jakiegokolwiek wycieku, że ty jako zlecający zadanie, dopełniłeś wszelkiej staranności przy wyborze partnera biznesowego.
Chcesz dowiedzieć się, jak wybrać sprawdzonego usługodawcę? Interesuje Cię audyt wewnętrzny? Z chęcią odpowiemy na Twoje pytania.