Artykuły

JAK ZNALEŹĆ PROFESJONALNEGO PARTNERA DO PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW?

Wybór odpowiedniego dostawcy usług przechowywania dokumentów Ci się po prostu opłaca i to nie tylko na poziomie finansowym. Sprawdzać partnera biznesowego warto zarówno pod kątem atrakcyjności finansowej oferty przez niego przedstawionej, jak i bezpieczeństwa, przestrzegania norm, odpowiedniego sprzętu i procesów. Zobacz, czym się powinien charakteryzować profesjonalny usługodawca. 

Ochrona i lokalizacja archiwum zewnętrznego

Przede wszystkim profesjonalny dostawca usług przechowywania dokumentów powinien zapewniać bezpieczeństwo swoich obiektów. Oznacza to, że archiwum zewnętrzne powinno być zlokalizowane na terenie niezalewowym, niegrożącym osunięciem.  

Samo archiwum powinno być wyposażone w odpowiedniego rodzaju ochronę przeciwpożarową (tryskacze, klapy dymowe), czujniki dymu oraz wilgotności powietrza. Tylko w ten sposób partner biznesowy jest w stanie zapewnić Ci odpowiednie warunki do przechowywania dokumentów.  Nie mniej ważne są regularne przeglądy wszystkich instalacji, serwis i konserwacja systemów. 

Liczy się ochrona budynku, monitoring całodobowy, odpowiednio długie okresy przechowywania nagrań. Warto zwrócić uwagę na podzielenie budynku na strefy dostępu, ponieważ pełna kontrola tego, gdzie i kto wchodzi, jest bardzo istotna dla zapewnienia pełnej ochrony Twoim dokumentom.

Kompetentny personel 

Profesjonalny usługodawca oddaje do współpracy z Tobą zespół specjalistów w swojej dziedzinie. Doświadczeni eksperci, kompetentni pracownicy to bardzo duży atut potencjalnego partnera. Warto zapytać zawsze o kwalifikacje. Istotne jest także to, aby usługodawca gwarantował, że personel pracujący z dokumentami jest sprawdzony pod kątem niekaralności. Efektywne zarządzanie, precyzyjne ustalenie zakresu kompetencji poszczególnych pracowników, jasne wskazanie, kto do obsługi jakich zadań zostaje oddelegowany – to wszystko ma znaczenie. Ukończone kursy kancelaryjno-archiwalne, studia archiwistyczne oraz szkolenia kadry to dodatkowy atut. 

Technologia, innowacje i zgodność z przepisami

Profesjonalny dostawca usług przechowywania gwarantuje odpowiednio wyposażone archiwum, w którym może wykazać się korzystaniem z najnowocześniejszych systemów informatycznych zapewniających wysoką jakość zarządzania i bezpieczeństwa przechowywanych danych. Ważne będzie szyfrowanie danych, regularny backup, ale i kontrola dostępu do systemu informatycznego. Oczywiście profesjonalny usługodawca w zakresie archiwizacji będzie w stanie także wykazać się audytowanymi certyfikatami np. ISO 27001 i 9001 oraz dokumentacją potwierdzającą przestrzeganie przepisów wynikających z RODO

Im więcej takich elementów skontrolujesz, np. poprzez audyt zewnętrzny, tym większe masz gwarancje i zabezpieczenie w przypadku jakiegokolwiek wycieku, że ty jako zlecający zadanie, dopełniłeś wszelkiej staranności przy wyborze partnera biznesowego. 

Chcesz dowiedzieć się, jak wybrać sprawdzonego usługodawcę? Interesuje Cię audyt wewnętrzny? Z chęcią odpowiemy na Twoje pytania.