Jakie dokumenty można zniszczyć w 2025? Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba wiedzieć, jakie dane można zniszczyć, a które wymagają przechowywania wieczystego. Sprawdź, jakie regulacje obowiązują i unikaj tym samym przypadkowych błędów.
Jakie dane można niszczyć, a jakich nie wolno?
Jakie dokumenty można wyrzucić? Co grozi za zniszczenie dokumentu niejawnego? Aby uzyskać szerszy obraz problemu, warto poznać grupowanie archiwalne. Zgodnie z nim każdy dokument ma przypisaną jedną z kategorii:
- A - są to dokumenty przechowywane wieczyście,
- B - są to dokumenty, które można zniszczyć po upływie terminu przedawnienia.
Do kategorii A należą dokumenty o dużej wartości historycznej, kulturowej, społecznej, o dużym znaczeniu administracyjnym. Archiwizacja dokumentów z kategorią A to zadanie dla archiwum państwowego (AP). Jednostka macierzysta przechowuje je przez 25 lat, a następnie przekazuje do odpowiedniej jednostki terenowej AP. Do kategorii A należą na przykład mapy, akty prawne, dokumenty związane z systemami podatkowymi.
W firmach najczęściej przetwarza się dokumenty kategorii B. Są to faktury, akta osobowe, umowy handlowe i im podobne. Można je zutylizować po upływie terminu przedawnienia lub gdy przestaną być potrzebne. Przy czym pierwszeństwo zawsze ma ustawowy okres przechowywania danych.
Czy można niszczyć faktury i inne dokumenty księgowe?
Odpowiedź na pytanie, czy można niszczyć faktury, jest twierdząca. Przechowywanie akt księgowych trwa 5 lat. Przy czym okres ten liczy się od zakończenia roku, a więc w praktyce dochodzi do sytuacji, w której dokumenty księgowe przechowujemy dłużej.
W dziale księgowości i kadr przetwarzane są także akta pracowników. Czy można niszczyć dokumenty kadrowe? Tak, jednak okres ich przechowywania jest dłuższy i wynosi minimum 10 lat. Dla akt pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku może wynieść nawet i 50 lat.
Czy można niszczyć umowy?
Prowadząc firmę, na co dzień zawierasz sporo kontraktów. Czy można niszczyć umowy? Tak, jednak w tym przypadku, podobnie jak dla dokumentów kadrowych, obowiązuje 10-letni okres archiwizacji. Liczymy go od dnia, w którym umowa straciła ważność. Tak długi okres archiwizacji jest dla firm wyzwaniem, a pomóc może digitalizacja dokumentów. Dzięki przejściu na formę cyfrową oszczędzasz sporo miejsca i czasu. A czy można niszczyć aneksy do umów? Podobnie jak w przypadku samych kontraktów, można je bezpiecznie niszczyć, ale obowiązuje 10-letni termin archiwizacji.
Zniszczenie dokumentu niejawnego - kiedy jest możliwe?
Niszczenie dokumentów może, a nawet powinno obejmować również dane niejawne. Przy czym należy przestrzegać ogólnych dat związanych z archiwizacją. Jeśli za wcześnie zutylizujemy jakiś dokument, narażamy się na karę finansową, a nawet karę pozbawienia wolności. Kluczowa jest więc wiedza na temat tego, jak długo przechowywać dokumenty.
Jakie dokumenty można zniszczyć w 2025?
W tym miejscu dochodzimy do najważniejszego pytania, a więc jakie dane można zniszczyć w 2025 roku. Są to przede wszystkim:
- deklaracje podatkowe i dokumenty księgowe - złożone w roku 2019,
- akta osobowe pracowników - których stosunek pracy ustał w 2015 roku (przyjmując 10-letni okres archiwizacji),
- umowy handlowe - które wygasły w 2015 roku,
- dokumenty gwarancyjne - które wygasły w 2020 roku,
- dokumenty związane z rekrutacją pracowników - dla procesów przeprowadzonych w 2024 roku.
Utylizując dokumenty, nie musisz zastanawiać się, czy można niszczyć dane osobowe. Takie postępowanie jest zgodne z RODO, jeśli tylko akta nie wymagają dalszego przechowywania.
Co zrobić w przypadku dokumentów niepewnych?
Nie wiesz, czy konkretny rodzaj dokumentu podlega utylizacji? Wyznaczanie okresu archiwizacji sprawia Ci problem? Niestety, w przypadku zaniechania niewiedza nie może być w żaden sposób usprawiedliwieniem. Pamiętaj jednak, że nie musisz samodzielnie przechowywać ani niszczyć dokumentów. Możesz skorzystać z usług firmy Rhenus Office Systems Poland, która gwarantuje profesjonalne podejście na każdym etapie pracy z aktami. Z nami nie musisz zastanawiać się, czy można niszczyć historię pracowników, deklaracje podatkowe lub sprawozdania finansowe. Służymy radą i pomocą w każdej sytuacji.
Specjaliści zajmują się nie tylko utylizacją dokumentów, ale też czuwają nad ich prawidłowym przechowywaniem. Już na tym etapie warto dochować wszelkich procedur, aby później móc szybko i bezproblemowo zniszczyć dokumenty. Jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z nami. Dzięki temu unikniesz przypadkowego działania, podejmowania pochopnych decyzji czy walki ze stosem przedawnionych dokumentów.
FAQ:
-
Jakich dokumentów nie można niszczyć?
Nie można niszczyć dokumentów należących do kategorii A, czyli o dużej wartości historycznej, administracyjnej, prawnej czy kulturowej. Ich przechowywaniem zajmuje się archiwum państwowe.
-
Kiedy można zniszczyć dokumenty firmowe?
Dokumenty firmowe można zniszczyć dopiero po upływie terminu przedawnienia. Wynosi on dla poszczególnych rodzajów akt od kilku do kilkunastu lat.