Bank, jako instytucja zaufania publicznego, zobowiązany jest stosować nie tylko przepisy wynikające z RODO, lecz również EBA/KNF i ustawy Prawo Bankowe. Archiwizacja dokumentów jest zatem obwarowana licznymi wymogami, a tym samym staje się problematyczna. Jak bezpiecznie przechowywać dane banku? Sprawdź nasz poradnik!
Przechowywanie dokumentów banku - zasady ogólne
Banki każdego dnia przetwarzają ogromne ilości danych elektronicznych, jednak wciąż mają także do czynienia z dokumentami papierowymi. Archiwizowanie danych bankowych dotyczących zaciągniętych przez klientów zobowiązań co do zasady trwa 5 lat od wygaśnięcia zobowiązania. Ta sama reguła dotyczy dokumentów księgowych. Co istotne, dłuższe przechowywanie jest niezgodne z prawem, ponieważ przepisy nakazują usunięcie wszelkich informacji, takich jak analizy ryzyka kredytowego, dokumenty dotyczące zdolności kredytowej czy dowody księgowe niezwłocznie.
Przechowywanie dokumentów powinno odbywać się w zgodzie z RODO, przepisami EBA/KNF i ustawą Prawo bankowe. Ustawodawca nie zabrania bankom korzystania z pomocy zewnętrznych firm, ale jednocześnie nakłada w tym kontekście dodatkowe obowiązki.
W jaki sposób archiwizować dane bankowe?
Przechowywanie danych bankowych może odbywać się w jednostkach terenowych lub w archiwum zewnętrznym. Przy czym w obu przypadkach muszą być spełnione warunki dotyczące:
- lokalizacji archiwum - musi być ono położone w miejscu bezpiecznym, na terenie niezalewowym, ogrodzonym,
- temperatury i zawilgocenia - w pomieszczeniach archiwalnych musi być ciepło, nie może panować w nich wilgoć,
- specjalnych zabezpieczeń - czujników temperatury, dymu i wilgoci, wydzielenia stref dostępu czy montażu systemu przeciwpożarowego.
Archiwizacja dokumentów banku w postaci elektronicznej również stanowi wyzwanie. Należy spełnić wszystkie wymogi w zakresie ochrony danych osobowych i innych udostępnionych przez klientów. Bank przechowuje dowody w postaci cyfrowej przez 5 lat, podobnie jak dokumentację papierową. Głównym obowiązkiem jest stworzenie bezpiecznej przestrzeni, w której będą przechowywane.
Jak bezpiecznie przechowywać dane bankowe?
Archiwizacja dokumentów bankowych to zadanie, które można powierzyć specjalistom w ramach usługi outsourcingowej. Jest to oszczędność zasobów, a jednocześnie pewne wyzwanie prawne i organizacyjne. Przechowywanie dokumentów banku należy powierzyć jednostce, która dysponuje odpowiednim zapleczem merytorycznym, lokalowym czy informatycznym.
W pierwszym etapie bank zobowiązany jest przeprowadzić kontrolę potencjalnego kontrahenta, co nakazują przepisy EBA/KNF. Następnie należy sporządzić umowę na warunkach, o których mowa w art. 6c ustawy Prawo bankowe. Dokumenty związane z zawieranymi umowami oraz wszelkie załączniki (w tym oceny zdolności kredytowej) muszą być przechowywane zgodnie z normami ISO 27001 i ISO 9001.
W zakres świadczonych przez firmę zewnętrzną usług powinny wchodzić:
- odbiór dokumentów i transport do archiwum,
- przepakowanie dokumentacji w pudła archiwizacyjne,
- rejestracja wszystkich jednostek archiwalnych,
- udostępnianie dokumentów na żądanie banku.
Dzięki sprawnej obsłudze bank zachowuje ciągłość pracy i porządek w dokumentach. Nie musi też prowadzić archiwum we własnym zakresie, co jest korzystne zwłaszcza przy dużej liczbie jednostek terenowych.
Jak usprawnić archiwizację danych bankowych?
Obecnie klienci banków coraz chętniej korzystają z bankowości elektronicznej. Drogą internetową dochodzi do zawarcia umowy o prowadzenie rachunku i podobnych, jednak banki wciąż przechowują mnóstwo dokumentów w formie papierowej. Bezpiecznym i korzystnym rozwiązaniem może okazać się digitalizacja archiwów. Wielu dokumentów nie trzeba przechowywać w oryginalnej postaci. Przy czym dokumentację cyfrową przechowujemy przez okres wynikający z przepisów ogólnych, zatem digitalizacja nie skraca terminu archiwizacji. Powoduje natomiast, że przechowywanie dokumentów bankowych staje się prostsze i mniej wymagające.
Jak znaleźć zaufaną firmę outsourcingową?
Archiwizowanie dokumentów bankowych obarczone jest rygorem prawnym, dlatego zadanie to można powierzyć wyłącznie zaufanej instytucji. Rhenus Office Systems Poland ma doświadczenie w obsłudze dokumentacji bankowej i jest gotowe na kontrolę KNF w zakresie prawidłowości prowadzenia archiwów. Korzystamy z opracowanych metod wewnętrznych, które są zgodne z przepisami dotyczącymi banków.
FAQ:
-
W jaki sposób archiwizować dane bankowe?
Archiwizacja danych bankowych musi opierać się na przepisach wynikających z RODO, EBA/KNF, Prawa bankowego czy innych aktów prawnych wydanych w drodze rozporządzenia.
-
Czy banki mogą korzystać z usług outsourcingowych w archiwizacji danych?
Tak, przepisy dopuszczają taką możliwość. Należy jednak wybrać partnera, który stosuje się do zasad i norm przechowywania dokumentów bankowych.
-
Jak usprawnić archiwizację danych w banku?
Digitalizacja dokumentów umożliwia szybki dostęp do danych w razie potrzeby, a jednocześnie pozwala oszczędzać zasoby i usprawnia proces archiwizacji.