Uczelnie wyższe dysponują ogromną ilością danych. Większość z nich musi być archiwizowana przez okres wytyczony w przepisach, a następnie zniszczona. Należy zrobić to precyzyjnie, ponieważ często mamy do czynienia z danymi osobowymi, niejawnymi czy poufnymi. Ich wyciek mógłby nie tylko narazić uczelnię na konsekwencje prawne, ale również wpłynąć na jej reputację. Przeczytaj nasz poradnik i dowiedz się, na czym polega niszczenie dokumentów uczelni.
Niszczenie dokumentów studentów - zasady ogólne
Dokumenty studentów można podzielić na trzy kategorie:
- dokumenty dotyczące przebiegu rekrutacji,
- dokumenty gromadzone w związku z przebiegiem studiów,
- dokumenty absolwentów uczelni.
Akta osób, które nie zostały przyjęte na uczelnię, co do zasady należy zniszczyć po roku, licząc od zakończenia rekrutacji. Niszczenie dokumentów z naboru musi odbywać się w zgodzie z RODO i normą ISO/IEC 21964. Przepisy prawne mówią o zabezpieczeniu danych i ich utylizacji w taki sposób, aby nie można ich było odtworzyć. Nieco inaczej wygląda wycofanie dokumentów z uczelni. Może tego dokonać osoba, która nie złożyła ślubowania, przenosząc papiery na inny wydział lub uniwersytet. W drugim przypadku uczelnia nie odpowiada za dalszą archiwizację.
Dokumenty związane z przebiegiem studiów mają różny charakter. Mogą dotyczyć wniosków o pomoc socjalną, sprawdzania efektów nauczania (kolokwia czy egzaminy), a także zmiany trybu studiów. Większość z nich można zniszczyć po 5-10 latach, chyba że trafiają do teczki absolwenta. Niszczenie dokumentów studentów podlega ścisłym restrykcjom. W tym procesie musi zostać zachowana ochrona danych osobowych zwykłych i wrażliwych.
Niszczenie dokumentów absolwentów może nastąpić dopiero po 50 lata od ukończenia studiów. Teczki absolwenckie trzeba przechowywać tak długo, ponieważ w każdej chwili były student może zgłosić się na przykład po odpis dyplomu. W tym kontekście ważne jest efektywne zarządzanie dokumentami, które umożliwia wywiązanie się z obowiązków nakładanych przez prawo przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. Przechowywanie dokumentów nie musi być jednak uciążliwe, ponieważ uczelnie mogą korzystać z pomocy firm zewnętrznych.
Na czym polega niszczenie dokumentów uniwersytetu?
Dokumentacja prowadzona przez uniwersytet nie dotyczy wyłącznie studentów, lecz także realizowanych działań naukowych. Dokumenty do badań przechowuje się nawet 25 lat, zwłaszcza jeśli były przeprowadzane na ludziach (badania kliniczne). W obliczu tak długiego okresu bardzo ważna jest prawidłowa archiwizacja. Natomiast niszczenie dokumentów uniwersytetu musi przebiegać zgodnie z RODO oraz rozporządzeniem wydanym przez władze uczelni. Określa ono tryb zbierania i utylizacji poszczególnych dokumentów. Wskazuje również osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg procedury.
Niszczenie dokumentów archiwalnych - procedura
Niszczenie dokumentów po rekrutacji, studentów i absolwentów, a także dotyczących badań naukowych, powinno przebiegać zgodnie z określoną procedurą, gwarantującą bezpieczeństwo informacji. Większość akt zaliczana jest do dokumentacji niearchiwalnej, a więc takiej, którą można zniszczyć po upływie terminu przedawnienia. Archiwizacja dokumentów powinna rozpocząć się właśnie od wyznaczenia tego terminu. Niszczenie dokumentów archiwalnych (z kategorią A) nie leży w gestii uczelni, ponieważ papiery przekazywane są do archiwum państwowego. Przy czym uniwersytet musi zadbać o ich bezpieczeństwo - utrata danych może skutkować karą finansową lub odpowiedzialnością karną.
Poznaj case study Uniwersytetów WSB Merito i zobacz, jak dzięki cyfryzacji dokumentacji uczelnia zyskała bezpieczeństwo danych, porządek w archiwach i błyskawiczny dostęp do teczek studentów.
Niszczenie a archiwizacja dokumentów uczelni
Niszczenie dokumentów uczelni może mieć miejsce dopiero po zakończeniu procedury, jaką jest przechowywanie akt. Aby przebiegał ona prawidłowo, warto nawiązać współpracę z firmą outsourcingową, która ma doświadczenie w obsłudze uczelni z wieloma oddziałami. Rhenus Office Systems Poland to godny zaufania partner, który oferuje pomoc w bieżącej archiwizacji dokumentów, a także ich niszczeniu.
W kontekście tego, jak długo przechowywać dane osobowe, trzeba pamiętać o ważnej zasadzie. Otóż zgodnie z RODO utylizacja musi nastąpić w najbliższym możliwym terminie. Zbyt długa archiwizacja jest więc niezgodna z przepisami, a dodatkowo naraża uczelnię na koszty.
Przechowywanie dokumentów uczelni może odbywać się poza jednostką. W niektórych przypadkach jest to nawet wskazane, na przykład gdy nie dysponuje ona odpowiednim zapleczem. Przekazywanie akt musi przebiegać sprawnie, z zachowaniem najwyższych standardów. Poszukując firmę, która będzie przechowywać dokumenty uczelni, warto zgłosić się do nas. Rhenus Office Systems Poland wypracowało procedury, dzięki którym dokumentacja zawsze jest bezpieczna.
FAQ:
Jak długo przechowuje się dokumenty uczelni?
Większość dokumentów dotyczących studentów trzeba przechowywać 5-10 lat, natomiast teczki absolwentów archiwizuje się 50 lat.
Jak zgodnie z prawem niszczyć dokumenty uniwersytetu?
Dokumenty zawierające dane osobowe powinny być niszczone niezwłocznie po upływie terminu przedawnienia. Ważne, aby używać specjalistycznego sprzętu, który pozwala rozdrobnić papier na małe kawałki, które nie sposób ponownie złożyć w całość.