W świecie firmowej dokumentacji jedno jest pewne: nic nie powinno znaleźć się w archiwum lub w niszczarce przez przypadek. Nie powinno tam być nie tylko za krótko, ale również zbyt długo. Jedna i druga sytuacja może grozić poważnymi karami i utratą wizerunku. Zarządzanie dokumentacją to natomiast proces, który wymaga precyzji, znajomości przepisów oraz systematyczności. Kluczową jego częścią jest znajomość okresów przechowywania dokumentów. Dlaczego to takie ważne?
Przechowywanie dokumentów to obowiązek, a nie opcja
Profesjonalne przechowywanie dokumentów w odpowiednich terminach nie tylko gwarantuje zgodność z przepisami prawa, ale przede wszystkim zabezpiecza interesy firmy. Zarówno zbyt krótki, jak i zbyt długi okres przechowywania może rodzić problemy. W pierwszym przypadku grożą sankcje finansowe lub brak możliwości obrony interesów firmy np. podczas kontroli. W drugim - firma niepotrzebnie naraża się na koszty przechowywania i ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych wrażliwych.
Warto też pamiętać, że okresy przechowywania nie są arbitralne - wynikają z przepisów prawa, które precyzują, jak długo dana dokumentacja powinna być archiwizowana. Generalne zasady określa ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Szczególnie ważny jest jej art. 51 o danych osobowym. Dla danych pracowniczych znaczenie ma art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Dla dokumentów księgowych podstawowa regulacja znowelizowana w 2019 roku ustawa o rachunkowości (np. przy tej nowelizacji zniesiony został obowiązek bezterminowego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań). Z kolei dla dokumentów wiązanych związanych z ZUS-em regulacje określa art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy określone są terminy przechowywania dokumentów
Warto pamiętać, że czas przechowywania liczony jest nie od daty wystawienia dokumentu, ale od końca roku kalendarzowego, w którym został on wygenerowany.
Co wpływa na czas przechowywania dokumentów?
Okres przechowywania zależy od kilku kluczowych czynników:
rodzaju dokumentu - inne zasady obowiązują dla faktur, inne dla akt osobowych, a jeszcze inne dla dokumentacji przetargowej czy regulaminów wewnętrznych.
przeznaczenia i znaczenia dokumentu - np. dokumentacja dotycząca zatrudnienia pracownika może być istotna nawet przez 50 lat, gdyż wpływa na jego przyszłe roszczenia emerytalne.
obowiązujących przepisów prawnych i branżowych - wiele sektorów (np. finansowy, medyczny, edukacyjny) podlega regulacjom, które nakładają dodatkowe obowiązki.
kategorii archiwalnej - każdy dokument otrzymuje symbol określający czas jego przechowywania, np. B5 (5 lat), B10 (10 lat), B25, B50, BE5 itd.
Grupy dokumentów i przypisane im okresy przechowywania
Aby nieco ułatwić zorientowanie się w gąszczu wymienionych regulacji, poniżej przedstawiamy kilka przykładów z naszego oficjalnego poradnika opracowanego z myślą o naszych klientach i ich potrzebach. W przypadkach dyskusyjnych zawsze jednak warto skorzystać z pomocy profesjonalnego archiwisty, który rozwieje wątpliwości dotyczące pożądanego okresu przechowywania.
1. Dokumentacja kadrowa i płacowa
Akta osobowe pracowników:
zatrudnionych do 31.12.1998 r. - B50 (50 lat),
zatrudnionych w latach 1999 - 2018 - B50,
zatrudnionych od 01.01.2019 r. - B10 (10 lat, pod warunkiem złożenia odpowiednich oświadczeń do ZUS).
Listy płac, karty wynagrodzeń, umowy ze składką ZUS - również nawet do 50 lat, zależnie od okresu zatrudnienia.
2. Dokumentacja księgowa i podatkowa
- Dowody księgowe, ewidencje, faktury - zazwyczaj B5 (5 lat),
- Deklaracje podatkowe (VAT, CIT, PIT) - B5,
- Rozliczenia ZUS - B10.
3. Dokumentacja organizacyjna i zarządcza
- Statuty, regulaminy, pełnomocnictwa - B25,
- Narady pracownicze, protokoły - B10,
- Sprawozdania roczne - B25.
4. Dokumentacja projektowa, kontrolna i audytowa
- Strategie, programy i analizy - B25,
- Audyty wewnętrzne i zewnętrzne - B25,
- Książki kontroli - B5.
5. Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna
- Dokumentacja budynków - BE5 (przechowywana do końca eksploatacji obiektu + 5 lat),
- Dokumentacja techniczna maszyn i środków trwałych - B10,
- Umowy najmu i dzierżawy - B5 (liczone od daty wygaśnięcia umowy).
Przechowywanie dokumentacji prawnej i sądowej
Jeśli chodzi o przechowywanie akt prawnych, to obowiązują różne terminy ustawowe. W sprawach cywilnych większość przechowuje się 5 - 10 lat, ale są też takie, które trzeba archiwizować 50 lat (na przykład akta związane z ubezwłasnowolnieniem lub uznaniem za zmarłego). Natomiast w sprawach karnych dokumenty gromadzimy 20, 30 lub 50 lat. Nieliczne można archiwizować krócej, bo jedynie 3 - 5 lat.
Dokumenty handlowe
Ile trzeba trzymać dokumenty firmowe? Jak długo przechowywać umowy z kontrahentami? W kontekście umów handlowych i aneksów obowiązuje termin 10-letni. Natomiast dokumentację gwarancyjną i sprzedażową archiwizujemy 5 lat. Jakie dokumenty można zniszczyć od razu? Niestety, większość trzeba przechowywać przynajmniej przez 3 lata. Taki właśnie okres wyznaczono dla niektórych dokumentów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Profesjonalna archiwizacja - gwarancja bezpieczeństwa i porządku
W obliczu tak skomplikowanego systemu kategorii i przepisów, zarządzanie dokumentacją w firmie na własną rękę może być ryzykowne i czasochłonne. Współpraca z profesjonalną firmą zajmującą się archiwizacją i niszczeniem dokumentów, taką jak Rhenus Office Systems Poland, to:
- gwarancja prawidłowej klasyfikacji dokumentów, zgodnej z obowiązującymi przepisami,
- stały monitoring okresów przechowywania,
- terminowe brakowanie dokumentów, czyli usuwanie tych, które utraciły wartość praktyczną i prawną,
- bezpieczne niszczenie dokumentów, z potwierdzeniem i zgodnie z RODO,
- oszczędność czasu i zasobów Twojego zespołu administracyjnego.
Dzięki temu firma zyskuje pewność, że dokumentacja nie tylko jest dobrze przechowywana, ale również właściwie wycofywana z obiegu - dokładnie wtedy, kiedy trzeba. W końcu kontrola nad dokumentacją to nie tylko obowiązek - to jeden z fundamentów odpowiedzialnego i bezpiecznego prowadzenia biznesu.
Jeśli masz wątpliwości, chcesz poznać zasady skutecznego archiwizowania i niszczenia dokumentacji lub też planujesz skorzystanie z usług zewnętrznego dostawcy, skontaktuj się z naszymi ekspertami. Tymczasem oddajemy do twojej dyspozycji przewodnik, który pozwoli zorientować się w regulacjach dotyczących poszczególnych typów dokumentów.
FAQ:
Czy wszystkie dokumenty można zniszczyć po okresie przechowywania?
Utylizacji podlegają wyłącznie dokumenty niearchiwalne. Natomiast dokumenty archiwalne przekazywane są do jednostki terenowej Archiwum Państwowego po 25 latach przechowywania.
Jak prawidłowo archiwizować dokumenty firmowe?
Dokumenty firmowe można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Należy zabezpieczyć dane przed wyciekiem, nieautoryzowanym dostępem bądź kradzieżą.
Ile lat trzeba trzymać dokumenty różnego rodzaju?
To, ile lat trzymać dokumenty, zależy od ich rodzaju oraz przepisów, którym podlega dana firma lub instytucja. Najczęściej spotykane okresy przechowywania to np.: przechowywanie dokumentów księgowych wynosi 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku; dokumentacja kadrowo-płacowa 10 lub 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia pracownika i spełnienia obowiązków informacyjnych, a umowy i dokumenty cywilnoprawne do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dlatego to, jak długo trzymać dokumenty, zależne jest od wielu czynników.
Ile lat trzeba trzymać faktury?
Zasada, jak długo przechowywać faktury, wynika bezpośrednio z przepisów podatkowych. Faktury sprzedażowe i zakupowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku z nimi związanego. Ten okres dotyczy zarówno podatku VAT, jak i podatku dochodowego. Archiwizacja dokumentów to dobry sposób na przechowywanie dokumentacji księgowej.