W świecie firmowej dokumentacji jedno jest pewne: nic nie powinno znaleźć się w archiwum lub w niszczarce przez przypadek. Nie powinno tam być nie tylko za krótko, ale również zbyt długo. Jedna i druga sytuacja może grozić poważnymi karami i utratą wizerunku. Zarządzanie dokumentacją to natomiast proces, który wymaga precyzji, znajomości przepisów oraz systematyczności. Kluczową jego częścią jest znajomość okresów przechowywania dokumentów. Dlaczego to takie ważne?
Przechowywanie dokumentów to obowiązek, a nie opcja
Profesjonalne przechowywanie dokumentów w odpowiednich terminach nie tylko gwarantuje zgodność z przepisami prawa, ale przede wszystkim zabezpiecza interesy firmy. Zarówno zbyt krótki, jak i zbyt długi okres przechowywania może rodzić problemy. W pierwszym przypadku grożą sankcje finansowe lub brak możliwości obrony interesów firmy np. podczas kontroli. W drugim - firma niepotrzebnie naraża się na koszty przechowywania i ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych wrażliwych.
Warto też pamiętać, że okresy przechowywania nie są arbitralne - wynikają z przepisów prawa, które precyzują, jak długo dana dokumentacja powinna być archiwizowana. Generalne zasady określa ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Szczególnie ważny jest jej art. 51 o danych osobowym. Dla danych pracowniczych znaczenie ma art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Dla dokumentów księgowych podstawowa regulacja znowelizowana w 2019 roku ustawa o rachunkowości (np. przy tej nowelizacji zniesiony został obowiązek bezterminowego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań). Z kolei dla dokumentów wiązanych związanych z ZUS-em regulacje określa art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy określone są terminy przechowywania dokumentów
Warto pamiętać, że czas przechowywania liczony jest nie od daty wystawienia dokumentu, ale od końca roku kalendarzowego, w którym został on wygenerowany.
Co wpływa na czas przechowywania dokumentów?
Okres przechowywania zależy od kilku kluczowych czynników:
- rodzaju dokumentu - inne zasady obowiązują dla faktur, inne dla akt osobowych, a jeszcze inne dla dokumentacji przetargowej czy regulaminów wewnętrznych.
- przeznaczenia i znaczenia dokumentu - np. dokumentacja dotycząca zatrudnienia pracownika może być istotna nawet przez 50 lat, gdyż wpływa na jego przyszłe roszczenia emerytalne.
- obowiązujących przepisów prawnych i branżowych - wiele sektorów (np. finansowy, medyczny, edukacyjny) podlega regulacjom, które nakładają dodatkowe obowiązki.
- kategorii archiwalnej - każdy dokument otrzymuje symbol określający czas jego przechowywania, np. B5 (5 lat), B10 (10 lat), B25, B50, BE5 itd.
Grupy dokumentów i przypisane im okresy przechowywania
Aby nieco ułatwić zorientowanie się w gąszczu wymienionych regulacji, poniżej przedstawiamy kilka przykładów z naszego oficjalnego poradnika opracowanego z myślą o naszych klientach i ich potrzebach. W przypadkach dyskusyjnych zawsze jednak warto skorzystać z pomocy profesjonalnego archiwisty, który rozwieje wątpliwości dotyczące pożądanego okresu przechowywania.
1. Dokumentacja kadrowa i płacowa
- Akta osobowe pracowników:
- zatrudnionych do 31.12.1998 r. - B50 (50 lat),
- zatrudnionych w latach 1999 - 2018 - B50,
- zatrudnionych od 01.01.2019 r. - B10 (10 lat, pod warunkiem złożenia odpowiednich oświadczeń do ZUS).
- Listy płac, karty wynagrodzeń, umowy ze składką ZUS - również nawet do 50 lat, zależnie od okresu zatrudnienia.
2. Dokumentacja księgowa i podatkowa
- Dowody księgowe, ewidencje, faktury - zazwyczaj B5 (5 lat),
- Deklaracje podatkowe (VAT, CIT, PIT) - B5,
- Rozliczenia ZUS - B10.
3. Dokumentacja organizacyjna i zarządcza
- Statuty, regulaminy, pełnomocnictwa - B25,
- Narady pracownicze, protokoły - B10,
- Sprawozdania roczne - B25.
4. Dokumentacja projektowa, kontrolna i audytowa
- Strategie, programy i analizy - B25,
- Audyty wewnętrzne i zewnętrzne - B25,
- Książki kontroli - B5.
5. Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna
- Dokumentacja budynków - BE5 (przechowywana do końca eksploatacji obiektu + 5 lat),
- Dokumentacja techniczna maszyn i środków trwałych - B10,
- Umowy najmu i dzierżawy - B5 (liczone od daty wygaśnięcia umowy).
Przechowywanie dokumentacji prawnej i sądowej
Jeśli chodzi o przechowywanie akt prawnych, to obowiązują różne terminy ustawowe. W sprawach cywilnych większość przechowuje się 5 - 10 lat, ale są też takie, które trzeba archiwizować 50 lat (na przykład akta związane z ubezwłasnowolnieniem lub uznaniem za zmarłego). Natomiast w sprawach karnych dokumenty gromadzimy 20, 30 lub 50 lat. Nieliczne można archiwizować krócej, bo jedynie 3 - 5 lat.
Dokumenty handlowe
Ile trzeba trzymać dokumenty firmowe? Jak długo przechowywać umowy z kontrahentami? W kontekście umów handlowych i aneksów obowiązuje termin 10-letni. Natomiast dokumentację gwarancyjną i sprzedażową archiwizujemy 5 lat. Jakie dokumenty można zniszczyć od razu? Niestety, większość trzeba przechowywać przynajmniej przez 3 lata. Taki właśnie okres wyznaczono dla niektórych dokumentów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Profesjonalna archiwizacja - gwarancja bezpieczeństwa i porządku
W obliczu tak skomplikowanego systemu kategorii i przepisów, zarządzanie dokumentacją w firmie na własną rękę może być ryzykowne i czasochłonne. Współpraca z profesjonalną firmą zajmującą się archiwizacją i niszczeniem dokumentów, taką jak Rhenus Office Systems Poland, to:
- gwarancja prawidłowej klasyfikacji dokumentów, zgodnej z obowiązującymi przepisami,
- stały monitoring okresów przechowywania,
- terminowe brakowanie dokumentów, czyli usuwanie tych, które utraciły wartość praktyczną i prawną,
- bezpieczne niszczenie dokumentów, z potwierdzeniem i zgodnie z RODO,
- oszczędność czasu i zasobów Twojego zespołu administracyjnego.
Dzięki temu firma zyskuje pewność, że dokumentacja nie tylko jest dobrze przechowywana, ale również właściwie wycofywana z obiegu - dokładnie wtedy, kiedy trzeba. W końcu kontrola nad dokumentacją to nie tylko obowiązek - to jeden z fundamentów odpowiedzialnego i bezpiecznego prowadzenia biznesu.
Jeśli masz wątpliwości, chcesz poznać zasady skutecznego archiwizowania i niszczenia dokumentacji lub też planujesz skorzystanie z usług zewnętrznego dostawcy, skontaktuj się z naszymi ekspertami. Tymczasem oddajemy do twojej dyspozycji przewodnik, który pozwoli zorientować się w regulacjach dotyczących poszczególnych typów dokumentów.
FAQ:
- Czy wszystkie dokumenty można zniszczyć po okresie przechowywania?
Utylizacji podlegają wyłącznie dokumenty niearchiwalne. Natomiast dokumenty archiwalne przekazywane są do jednostki terenowej Archiwum Państwowego po 25 latach przechowywania.
- Jak prawidłowo archiwizować dokumenty firmowe?
Dokumenty firmowe można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Należy zabezpieczyć dane przed wyciekiem, nieautoryzowanym dostępem bądź kradzieżą.