Archiwizacja dokumentów firmowych powinna odbywać się w jednym miejscu, co pozwala zachować porządek i umożliwia łatwy dostęp do akt. Problem pojawia się w momencie, gdy marka posiada kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt sklepów stacjonarnych zlokalizowanych w różnych miejscowościach. Wtedy też najlepszym rozwiązaniem jest współpraca z firmą zewnętrzną, która oferuje nie tylko archiwizację dokumentów, ale również ich transport.
Jak przechowywać dokumenty sklepu stacjonarnego?
Obowiązek przechowywania dokumentacji spoczywa na każdej firmie, bez względu na rodzaj i skalę działalności. Oczywiste jest jednak, że sklepy z wieloma lokalizacjami stają przed znacznie większym wyzwaniem, niż podmioty działające lokalnie. Przechowywanie dokumentów sklepu stacjonarnego obejmuje m.in.:
- dowody księgowe,
- dokumenty związane z reklamacją i rękojmią,
- dokumenty rozliczeniowe,
- deklaracje podatkowe,
- księgi rachunkowe i księgi podatkowe,
- sprawozdania finansowe,
- dokumenty kadrowe,
- dokumenty związane z przyjęciem dostawy,
- dokumentację techniczną budynku.
Przechowywanie dokumentów oddziału sklepu najczęściej trwa od roku do 5 lat, w zależności od ich rodzaju.
Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty franczyzowe?
Franczyza to jeden z popularniejszych modeli biznesowych. Polega na prowadzeniu działalności pod szyldem sieci - franczyzodawcy. Franczyzobiorca natomiast czuwa nad swoim biznesem, a jako przedsiębiorca przejmuje na siebie obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji. Przechowywanie dokumentów franczyzowych wiąże się z licznymi wyzwaniami. Po pierwsze, należy przyjąć jednolitą politykę zarządzania aktami. Po drugie, powinny być one przechowywane w jednym miejscu, co utrudnia rozproszenie lokalizacji. Trzecim zasadniczym problemem jest zapewnienie bezpieczeństwa informacji. Część dokumentów zawiera dane osobowe, które wymagają specjalnej ochrony. Ponadto, choć dziś coraz więcej akt przechowywanych jest w formie elektronicznej, niektóre wciąż archiwizujemy w formie papierowej. A to generuje konieczność wypracowania najlepszych praktyk archiwizacji dwutorowo.
W jaki sposób zarządzać dokumentami oddziału sklepu?
Archiwizacja dokumentów oddziały sklepu musi odbywać się regularnie. Oznacza to konieczność oddawania do archiwum akt z pewną częstotliwością, na przykład raz czy dwa razy w roku. Powszechną praktyką jest przechowywanie dokumentów sieciówki w oddziale do końca roku, a następnie oddanie ich do archiwum. Przy czym cała procedura musi odbywać się sprawnie, w sposób zorganizowany.
Na początek wyznaczamy okres archiwizacji poszczególnych rodzajów akt. Na przykład dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Natomiast akta osobowe pracowników należy przechowywać 10 lat od ustania stosunku pracy.
Następnie określamy, w jakich terminach dokumenty będą odbierane z poszczególnych punktów. Aby zachować spójność w procedurze, jaką jest przechowywanie dokumentów sklepu z wieloma lokalizacjami, istnieje możliwość odbioru ich w tym samym dniu z kilku czy nawet kilkudziesięciu punktów. W tym celu musimy oczywiście wypracować odpowiedni system, jednak dla firmy, która ma duże doświadczenie w pracy z jednostkami franczyzowymi i nie tylko, nie stanowi to większego problemu.
Warto zadbać o odpowiednie warunki, tak aby dokumentacja dotrwała w nienaruszonym stanie do końca okresu przechowywania. Dokumenty muszą być trzymane w miejscu suchym, ciepłym, bez dostępu dla osób nieupoważnionych. Obostrzenia dotyczą również akt w formie elektronicznej, które muszą zostać zabezpieczone za pomocą szyfrów czy haseł. Dzięki temu są chronione przed nieautoryzowanym dostępem.
Co warto wiedzieć o przechowywaniu dokumentów w sklepach z wieloma lokalizacjami?
Przechowywanie dokumentów sklepu odzieżowego lub innego z wieloma lokalizacjami, odbywa się na takich samych zasadach, jak w przypadku innych firm. Stosujemy się tutaj do przepisów prawnych wynikających m.in. z RODO, ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach czy ustawy Ordynacja podatkowa.
Należy pamiętać, że w procesie archiwizacji może nam pomóc digitalizacja dokumentów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Obowiązek przechowywania staje się mniej uciążliwy, a samo przekazywanie dokumentacji w razie potrzeby trwa dosłownie kilka chwil. Digitalizacja dotyczy różnego typu dokumentów i odbywa się na mocy odrębnych przepisów. Rhenus Office Systems Poland oferuje firmom sieciowym usługi z zakresu transportu, przechowywania, udostępniania czy niszczenia dokumentów. Przestrzegamy zasad wynikających z RODO, a także norm ISO 27001 i ISO 9001.
FAQ:
-
Jak długo przechowywać dokumenty sklepów z wieloma lokalizacjami?
Okres przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju. Na przykład dokumenty obejmujące wydatki związane z prowadzeniem działalności co do zasady przechowujemy pełne 5 lat.
-
Czy sieć sklepów może powierzyć dokumenty firmie zewnętrznej?
Tak, jednak dokumenty powinny być przechowywane w bezpiecznych warunkach.