SKANOWANIE DOKUMENTÓW – SPRAWDZONY PARTNER WARUNKIEM SUKCESU

Skanowanie dokumentów to pierwszy etap profesjonalnej digitalizacji i procesu cyfryzacji biznesu, jak również pojedyncze zadanie, które planuje się w celu zabezpieczenia dokumentacji, pozyskania kopii cyfrowej papierowego oryginału, stworzenia e-archiwum. Niezależnie od tego, z jakiego powodu zamawiasz skanowanie dokumentów, warto wybrać do tego zadania profesjonalnego partnera.

Kiedy samodzielne skanowanie dokumentów nie wystarcza

Outsourcing skanowania dokumentacji to rozwiązanie chętnie wybierane przez firmy dysponujące dużym zbiorem, który chcą przekształcić w archiwum elektroniczne. Często bowiem okazuje się, że moce przerobowe pracowników oraz posiadany przez firmę sprzęt to po prostu niewystarczające zasoby, aby podjąć się takiego zadania. Niejednokrotnie potrzebny sprzęt jest na tyle kosztowny, że w porównaniu z ofertami skanowania podmiotów zewnętrznych, zakup taki wydaje się zupełnie nieopłacalny. Dzieje się tak szczególnie gdy mówimy o dużym projekcie skanowania, który jednak po kilku tygodniach lub miesiącach się zakończy, a koszty sprzętu się w żaden sposób nie zwrócą. Do outsourcingu tego typu zadań zmuszają także nietypowe formaty druków, wymagające specjalistycznych skanerów. Często okazuje się, że zbiór przed skanowaniem trzeba uporządkować, odpowiednio opisać – takie rozwiązania również profesjonalni usługodawcy mają w swoim portfolio.

Czym charakteryzuje się profesjonalny dostawca usług skanowania dokumentów?

Wybierając dostawcę usług skanowania dokumentacji, koniecznie należy sprawdzić go pod co najmniej kilkoma względami. Powierzając swoją dokumentację partnerowi zewnętrznemu, musisz mieć pewność, że wykona on swoją pracę nie tylko skrupulatnie i efektywnie, ale i z zachowaniem wszystkich norm bezpieczeństwa określonych przez ISO 27001.

Activation of cookies required

We provide videos via YouTube. By playing the video, you consent to the use of functional cookies and data processing by YouTube.

Co sprawdzić?

Zaplecze techniczne – usługodawca powinien pochwalić się skanerami przemysłowymi o dużej wydajności; chodzi o to, aby był w stanie zaoferować Ci zeskanowanie dużej ilości stron w stosunkowo krótkim czasie (możesz liczyć nawet na zasięgi rzędu kilku tysięcy stron na dobę); istotny jest także zapis w wysokiej rozdzielczości w interesujących Cię formatach (będzie mieć to znaczenie np. przy dokumentacji technicznej); istotna będzie także kompresja zapewniająca szybkość otwierania się plików i minimalizacja ich wielkości.
Nowoczesna technologia – będzie mieć znaczenie w przypadku dokumentów po skanowaniu przeznaczonych do dalszego przetwarzania; w takiej sytuacji potrzebny jest system OCR umożliwiający rozpoznanie czcionek, krojów pisma odręcznego i stworzenie wersji edytowalnych.
Zabezpieczenia – profesjonalny usługodawca w ramach usług digitalizacji musi zapewnić Ci możliwość zapisu plików w postaci nieedytowalnej, co będzie chronić je przed modyfikacją; może stworzyć dla Ciebie odpowiednio opracowane e-archiwum, gdzie właściwie skatalogowane zostaną wszystkie skany, istotne będą tutaj zabezpieczenia platformy przed dostępem osób nieuprawnionych; konieczne jest posiadanie przez usługodawcę zabezpieczeń przed atakiem hakerskim, nieupoważnionym dostępem i szkodliwym oprogramowaniem.
Sprawdzony zespół – usługodawca powinien gwarantować, że do pracy z dokumentami oddelegowane są jedynie osoby zaufane posiadające pisemne zobowiązanie do zachowania tajemnicy, świadome odpowiedzialności wykonywanego zadania, najlepiej sprawdzone pod kątem niekaralności.

Interesuje Cię wycena konkretnego zadania? Masz szczególne wymagania i chcesz o nich podyskutować? Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami i doradcami!