Woda na podłodze, przemoknięte akta, rozmoknięte segregatory. Takie sytuacje to nie scenariusz z filmu katastroficznego. Wystarczy przypomnieć sobie zeszłoroczne intensywne opady i podtopienia na Dolnym Śląsku, żeby wiedzieć, że nagłe zalanie w firmie to realne zagrożenie, które potrafi sparaliżować pracę biura na wiele tygodni. Można się jednak przed nim zabezpieczyć, a gdy już do takiej sytuacji dojdzie, poprosić o pomoc profesjonalistów.
Co tak naprawdę oznacza zalanie dokumentów w firmie?
Awaria sieci wodociągowej? Podtopienie po nawałnicy? Powódź? Woda i dokumentacja papierowa to najgorsze możliwe połączenie. Wystarczy kilka godzin, by wilgoć zaczęła robić szkody trudne do odwrócenia. To nie tylko rozmazany atrament czy posklejane kartki.
Zalanie dokumentów w firmie niesie bardzo poważne konsekwencje:
- trwałe uszkodzenie i utrata danych niezbędnych do codziennej, płynnej i komfortowej pracy,
- rozwój pleśni i grzybów zagrażających zdrowiu pracowników i integralności dokumentów,
- złamanie przepisów dotyczących archiwizacji i ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych,
- ryzyko kar finansowych, strat wizerunkowych, problemów prawnych.
- utrata płynności organizacyjnej firmy.
Każda firma przechowuje dokumenty, których po prostu nie można odtworzyć z dnia na dzień – umowy, akta pracownicze, dokumentację finansową czy dane klientów. Warto więc zadbać, aby były one chronione w szczególny sposób, najlepiej dostępne zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Digitalizacja dokumentów to jeden ze skuteczniejszych sposobów na trwałe zabezpieczenie treści dokumentów.
Liczy się czas i doświadczenie
Jeśli już jednak dojdzie do zalania, nie ma czasu na panikę. W takich sytuacjach nie ma też miejsca na improwizację. Kluczowe jest szybkie działanie i plan awaryjny. Z pewnością nie polecamy próby ratowania dokumentów na własną rękę, samodzielnego ich osuszania. Tutaj z pomocą przyjść może profesjonalna technologia, sprawdzone rozwiązania i specjaliści, którzy wiedzą, jak działać.
W Rhenus Office Systems Poland doskonale rozumiemy wartość Twoich zasobów informacyjnych. Od lat specjalizujemy się w reagowaniu na kryzysowe sytuacje związane z zalaniem lub pożarem dokumentacji. Dlatego oferujemy natychmiastową pomoc – nawet jeśli to środek wakacji i inni mają wolne. Wystarczy jeden telefon: nasi specjaliści przyjmą zgłoszenie i zaplanują działania krok po kroku.
Jak wygląda ratowanie dokumentów podczas zalania?
Zabezpieczenie zalanych dokumentów wymaga odpowiedniego, przemyślanego i konsekwentnego działania:
- Ocena sytuacji i zabezpieczenie miejsca: określenie zakresu zalania i rodzaju zniszczonych dokumentów; pozwala to działać szybko i efektywnie, by ograniczyć dalsze szkody.
- Transport i szybkie osuszanie: dokumenty trafiają do naszych archiwów, gdzie stosujemy profesjonalne metody osuszania dokumentów, zapobiegające rozwojowi pleśni i grzybów.
- Czyszczenie i dezynfekcja obejmuje usunięcie zabrudzeń, drobnoustrojów i neutralizację zapachów.
- Digitalizacja i odzyskiwanie danych: proponujemy naszym klientom stworzenie bezpiecznych kopii cyfrowych nawet bardzo uszkodzonych dokumentów, by dane pozostały dostępne i użyteczne.
- Bezpieczne przechowywanie: po zażegnaniu kryzysu i wykonaniu niezbędnych działań oferujemy profesjonalną archiwizację zarówno w formie papierowej (po odpowiednim zabezpieczeniu), jak i cyfrowej, zgodnie z wymogami prawnymi.
Liczy się realne doświadczenie
W Rhenus Office Systems pomagaliśmy firmom po lokalnych awariach wodociągowych, nagłych podtopieniach i dużych powodziach. Znamy wyzwania, które pojawiają się w takich momentach: od logistyki transportu zalanej dokumentacji, po negocjacje z ubezpieczycielami. Odzyskaliśmy tony dokumentów dla naszych klientów, umożliwiając im szybki powrót do pracy i uniknięcie strat finansowych czy prawnych. Wiemy, jak zabezpieczyć nie tylko papier, ale i to, co w nim najcenniejsze – informacje. Dlatego też wszystkim, którzy znajdą się w takiej sytuacji rekomendujemy: skorzystajcie z pomocy doświadczonych w takich zadaniach eksperymentów. Zalane dokumenty to nie jest materiał, na którym można eksperymentować. Tutaj potrzebne jest szybkie i sprawdzone działanie.
Wielu tego typu sytuacji można jednak uniknąć i o tym warto pomyśleć, zanim katastrofa się wydarzy. Dokumenty papierowe powinny być przechowywane w bezpiecznych, odpowiednio wydzielonych i monitorowanych (także pod względem temperatury czy wilgotności) pomieszczeniach. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie z archiwizacji zewnętrznej. Warto jednak upewnić się, że budynek takiego archiwum zlokalizowany jest na terenach niezalewowych, ma podwyższoną odporność ogniową i wiele innych zabezpieczeń.
Uratujemy Twoje dokumenty
Urlop to nie czas na stres związany z katastrofami w biurze. Warto mieć świadomość, że istnieje plan awaryjny i partner, który wie, jak reagować w kryzysie. Nie pozwól, by nagłe zalanie w firmie zaskoczyło Cię bez przygotowania. Sprawdź, co robić po zalaniu dokumentów i zobacz nasz praktyczny plan działania krok po kroku. Jeśli właśnie mierzysz się z tym problemem, skorzystaj z pomocy naszych ekspertów, którzy opracują dla Twoich dokumentów plan ratunkowy.
Z nami nie musisz przerywać wakacji. Ty odpoczywasz – my zabezpieczamy Twoje zasoby informacyjne i ratujemy dokumenty, które są fundamentem Twojego biznesu.