Polska branża chemiczna świetnie odnalazła się w XXI wieku, oferując rynkowi nowoczesne i skuteczne rozwiązania. Jednak dynamiczny rozwój produkcji nie zawsze sprzyjał równie dynamicznej digitalizacji dokumentacji technicznej. Dziś marki coraz odpowiedzialniej podchodzą do wszystkich etapów procesów, w tym do dokumentacji technicznej. W rezultacie pojawia się pytanie: jak przenieść do XXI wieku dziesiątki tysięcy rysunków technicznych, map i projektów instalacji przemysłowych, które przez dekady powstawały na kalce, papierze i pergaminie?
Anwil, jeden z kluczowych producentów w polskiej branży chemicznej, podjął to wyzwanie i wspólnie z Rhenus Office Systems Poland skutecznie zrealizował wieloetapowy projekt digitalizacji archiwów technicznych. Efektem tej współpracy jest bezpieczne, uporządkowane i funkcjonalne elektroniczne archiwum, które dziś realnie wspiera utrzymanie ruchu, inwestycje i rozwój zakładu.
Kontekst: potrzeba digitalizacji dokumentacji technicznej
Wyzwanie. Rozproszona dokumentacja techniczna w branży chemicznej
Anwil przez dekady działalności zgromadził ogromne zasoby dokumentacji technicznej. Archiwa obejmowały dokumentację rysunków technicznych, projekty instalacji przemysłowych, mapy sytuacyjne, przekroje technologiczne, schematy budynków oraz dokumentację infrastruktury pomocniczej.
Materiały pochodziły głównie z lat 60., 70. i 80., a firma przechowywała je w kilku lokalizacjach. Znaczną część stanowiły rysunki wielkoformatowe A0 i większe, zwijane w tubach archiwizacyjnych. Wiele dokumentów wykonano na delikatnych kalkach technicznych, dlatego wymagały szczególnej ostrożności, często w języku francuskim, co stanowi dziś historyczną dokumentację współprac międzynarodowych.
Z punktu widzenia biznesowego dokumentacja chemiczna nie była archiwum „historycznym”. Była aktywnie wykorzystywana przy planowaniu modernizacji, remontów, przeglądów technicznych i analiz bezpieczeństwa. Co więcej, jej stan fizyczny pogarszał się z roku na rok. Papier kruszał, tusz blakł, a każde użycie zwiększało ryzyko trwałego uszkodzenia dokumentacji i utraty istotnych informacji.
Dlatego kluczowym wyzwaniem stała się nie tylko digitalizacja dokumentacji technicznej, lecz także ochrona wiedzy technicznej, której nie dałoby się odtworzyć z żadnych współczesnych systemów.
Rozwiązanie. Digitalizacja archiwów zaplanowana na lata
Projekt zaplanowano jako długofalowe przedsięwzięcie, realizowane etapami przez 36 miesięcy. Łączny wolumen obejmował 237 metrów bieżących akt oraz ponad 16 tysięcy jednostek archiwalnych w postaci rysunków technicznych.
Projekt rozpoczęliśmy od szczegółowych warsztatów projektowych, podczas których wspólnie z zespołem Anwilu eksperci z Rhenus Office Systems Poland określili zasady ewidencji, indeksowania i obiegu dokumentów. Zespół dbał o pełną kontrolę nad materiałami i o to, aby nie pogorszyć ich stanu fizycznego.
Zakres prac obejmował:
- digitalizację projektów instalacji przemysłowych,
- digitalizację map i przekrojów technologicznych,
- digitalizację starych dokumentów technicznych,
- tworzenie wersji cyfrowych w formacie TIFF,
- digitalizację OCR i uzupełnianie metadanych,
- przygotowanie danych pod przyszłe elektroniczne archiwum.
Do skanowania wykorzystano specjalistyczne skanery wielkoformatowe, urządzenia overhead bezkontaktowe, skanery płaskie oraz przelotowe. Każdy typ nośnika obsługiwano w sposób dopasowany do jego struktury i stopnia degradacji.
Skanowanie realizowano w rozdzielczości 200–300 dpi, w kolorze lub skali szarości. Pliki zapisywano w formacie TIFF, co zagwarantowało wysoką jakość archiwalną i możliwość dalszej obróbki.
Proces. Skanowanie to dopiero początek
Digitalizacja dokumentów nie zakończyła się na samym skanowaniu. Każdy plik przechodził dodatkową edycję graficzną, dlatego poprawialiśmy jego czytelność i jakość.
Następnie realizowaliśmy indeksowanie. Część danych system importował automatycznie, natomiast pozostałe informacje uzupełnialiśmy ręcznie lub przy użyciu OCR. Dzięki temu możliwe było szybkie wyszukiwanie dokumentów po numerach projektów, latach, działach technicznych czy typach instalacji.
Równolegle prowadziliśmy pełną ewidencję obiegu dokumentów. Każda jednostka archiwalna otrzymała kod kreskowy, a cały proces odbywał się zgodnie z normą ISO 27001. Dane przekazywaliśmy klientowi w bezpieczny sposób, z wykorzystaniem wydzielonych serwerów wymiany danych. Integralną częścią projektu była również archiwizacja dokumentów oraz przygotowanie zasobów pod przyszłe elektroniczne archiwum.
Efekt. Digitalizacja w branży chemicznej, która realnie wspiera biznes
Po zakończeniu wszystkich etapów Anwil zyskał kompletne, uporządkowane i bezpieczne cyfrowe wersje swojej dokumentacji technicznej. Zasoby, które wcześniej wymagały fizycznego dostępu do archiwów, dziś są dostępne w systemach wewnętrznych zakładu.
Najważniejsze efekty projektu:
- zabezpieczenie unikatowej dokumentacji chemicznej,
- znaczące skrócenie czasu dostępu do informacji technicznej,
- zmniejszenie ryzyka utraty danych archiwalnych,
- możliwość integracji z systemami planowania i utrzymania ruchu,
- poprawa bezpieczeństwa i zgodności z normami.
Ten projekt pokazał, że digitalizacja dokumentacji technicznej to proces wymagający nie tylko sprzętu, ale przede wszystkim doświadczenia, precyzji i szacunku dla dokumentów tworzonych przez pokolenia inżynierów.
Współpraca oparta na wiedzy i zaufaniu
Sukces projektu był możliwy dzięki ścisłej współpracy zespołu Rhenus Office Systems z zaangażowanymi pracownikami Anwilu. Kluczową rolę odegrał koordynator ze strony archiwum zakładowego, którego wiedza merytoryczna i sprawność organizacyjna pozwoliły utrzymać wysoką jakość i płynność prac przez cały okres realizacji.
Chcesz uporządkować swoje archiwa techniczne? Jeśli Twoja organizacja stoi przed wyzwaniem, jakim jest digitalizacja dokumentacji technicznej lub budowa elektronicznego archiwum, warto postawić na partnera z doświadczeniem w pracy z dokumentacją wrażliwą i techniczną. Sprawdź, jak realizujemy digitalizację dokumentów, digitalizację archiwów oraz kompleksową archiwizację dokumentów dla przemysłu.
FAQ:
Na czym polega digitalizacja dokumentacji chemicznej w zakładach przemysłowych?
Digitalizacja dokumentacji chemicznej to proces tworzenia cyfrowych wersji dokumentów technicznych wykorzystywanych w zakładach produkcyjnych. Obejmuje skanowanie dokumentów papierowych, rysunków technicznych, map, przekrojów oraz projektów instalacji przemysłowych, a następnie ich opisanie, indeksowanie i przygotowanie do bezpiecznego użytkowania w formie elektronicznej.Czy możliwa jest digitalizacja bardzo starych dokumentów technicznych z lat 60., 70. i 80.?
Tak. Natomiast digitalizacja starych dokumentów wymaga specjalistycznego podejścia, odpowiednich urządzeń oraz przeszkolonego personelu. W przypadku archiwów historycznych stosuje się skanowanie bezdotykowe, ręczne prostowanie dokumentów oraz indywidualne procedury ochrony nośników.Jak przebiega skanowanie rysunków technicznych i dokumentacji wielkoformatowej?
Skanowanie rysunków technicznych realizowane jest z użyciem skanerów wielkoformatowych, które umożliwiają cyfryzację formatów A0 i większych. Każdy rysunek jest wcześniej przygotowywany do skanowania, a po zeskanowaniu poddawany korekcie graficznej, takiej jak prostowanie czy kadrowanie.Czym różni się digitalizacja projektów instalacji przemysłowych od standardowego skanowania dokumentów?
Digitalizacja projektów instalacji przemysłowych obejmuje nie tylko skanowanie, ale również zachowanie wysokiej czytelności detali technicznych, symboli i opisów. Dokumenty te często wymagają zapisu w wysokiej rozdzielczości oraz formatu TIFF, aby mogły być wykorzystywane przy modernizacjach i analizach technicznych.Dlaczego w projektach archiwalnych stosuje się format TIFF?
Digitalizacja TIFF jest standardem archiwalnym, ponieważ format ten zapewnia bezstratną jakość obrazu, trwałość danych oraz możliwość dalszej obróbki graficznej. Pliki TIFF są szczególnie rekomendowane przy digitalizacji map i dokumentacji technicznej.Jaką rolę pełni OCR w digitalizacji dokumentacji technicznej?
Digitalizacja OCR umożliwia przekształcenie zeskanowanych dokumentów tekstowych w pliki możliwe do przeszukiwania. W przypadku dokumentacji technicznej OCR wykorzystywany jest głównie do metryczek, opisów projektów i dokumentów towarzyszących rysunkom.Czy digitalizacja map i przekrojów technicznych zachowuje skalę i proporcje?
Tak. Digitalizacja map oraz digitalizacja przekrojów realizowana jest z zachowaniem oryginalnej skali i proporcji. Odpowiednia rozdzielczość skanowania oraz kontrola jakości pozwalają na późniejsze wykorzystanie dokumentów w analizach technicznych i planistycznych.Jak zabezpieczane są dokumenty podczas procesu digitalizacji archiwów?
Digitalizacja archiwów prowadzona jest zgodnie z rygorystycznymi procedurami bezpieczeństwa. Obejmuje to ewidencję dokumentów, kontrolę dostępu, zabezpieczenie danych cyfrowych oraz śledzenie obiegu dokumentów na każdym etapie realizacji projektu.Czy zeskanowane dokumenty mogą zostać zintegrowane z elektronicznym archiwum?
Tak. Utworzone cyfrowe wersje dokumentów są przygotowywane w taki sposób, aby mogły zostać zaimportowane do systemów typu elektroniczne archiwum lub innych narzędzi do zarządzania dokumentacją techniczną.Jakie korzyści biznesowe przynosi digitalizacja dokumentacji w branży chemicznej?
Digitalizacja w branży chemicznej skraca czas dostępu do informacji, ogranicza ryzyko utraty wiedzy technicznej, poprawia bezpieczeństwo danych oraz wspiera procesy inwestycyjne, utrzymanie ruchu i rozwój infrastruktury zakładu