Case Study

Jak przeprowadzić sprawny odbiór i utylizację znacznej ilości dokumentów?

Banki Spółdzielcze to ważna gałąź bankowości, generująca znaczne ilości dokumentacji zawierającej wrażliwe dane osobowe i finansowe. W związku z tym proces utylizacji dokumentacji powinien być prowadzony zgodnie z określonymi normami. W tej sytuacji outsourcing jest rozwiązaniem wartym rozważenia.

Bank Spółdzielczy we Wschowie to bank z wieloletnią tradycją, gdyż prowadzi swoją działalność na lokalnym rynku już od 75 lat. Aktualnie posiada swoje placówki na terenie trzech województw: lubuskiego, wielkopolskiego i dolnośląskiego. Bank nieustannie rozwija swoją działalność, a to oznacza konieczność dobrego zagospodarowania przyrastającej ilości dokumentów.

 

Wyzwanie

Rhenus Office Systems Polska świadczy usługi m.in. w zakresie sprawnego przeprowadzenia procesu utylizacji brakowanych dokumentów papierowych. Z takiej pomocy skorzystał również Bank Spółdzielczy we Wschowie. Dokumenty przeznaczone do utylizacji są przygotowywane przez pracowników Banku, a następnie odbierane w zaplombowanych workach przez firmę Rhenus Office Systems Polska. Załadunek i odbiór są realizowane jednocześnie z kilku placówek Klienta, pomimo występujących utrudnień związanych z koniecznością pokonywania barier architektonicznych.   

 

Rozwiązanie

Rhenus Office Systems Polska  zaproponował klientowi umowę outsourcingu w rozumieniu ustawy Prawo bankowe, która gwarantuje zgodne z przepisami niszczenie dokumentów, oraz elastyczny tryb realizacji usługi. 

Zgodnie z umową odbiór dokumentacji odbywa się w umówionym terminie samochodami ciężarowymi przystosowanymi do przewozu dużej ilości dokumentów, które wyposażone są m.in. w system monitoringu GPS. Pracownicy Rhenus Office Systems Polska bezpiecznie przewożą je do strzeżonej certyfikowanej niszczarni. Niezwłocznie po przywiezieniu nośników danych odbywa się utylizacja  dokumentów zgodnie z wymogami systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO 27001) i zarządzenia jakością (ISO 9001).  

 

Rezultaty

Współpraca Rhenus Office Systems Polska z Bankiem Spółdzielczym we Wschowie rozpoczęła się w 2020 roku. Usługa odbioru jest realizowana z kilku punktów jednocześnie, a Bank w zależności od bieżących potrzeb ma możliwość elastycznego zwiększenia częstotliwości świadczenia usługi.

  • Nasze ekipy elastycznie dopasowują się do sytuacji logistycznej, aby odbiór przebiegał sprawnie. 
  • Po zniszczeniu dokumentacja staje się anonimowym materiałem, który poddawany jest recyklingowi. W ten sposób zostaje wprowadzony ponownie do obiegu jako surowiec wtórny i nie obciąża nadmiernie środowiska naturalnego.

 

Dodatkowe korzyści, które dostrzega klient

  • Klient ma pewność, iż dokumenty zostaną bezpowrotnie zniszczone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przy zachowaniu pełnej poufności. 
  • Całość procedury odbioru i niszczenia przeprowadzają przedstawiciele Rhenus Office Systems Polska, dzięki czemu pracownicy Banku oszczędzają swój czasu i mogą zająć się kompleksową obsługą finansową klientów.

 


Jan Zych

Kierownik ds. klienta strategicznego

Telefon: 609 443 283
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Jan Zych

 

Umów spotkanie online