Powiedzmy wprost – prowadzenie biznesu zawsze generuje dokumentację. Nawet jeśli nie potrzebujesz z niej często korzystać, na pewno potrzebujesz bezpiecznego miejsca na jej przechowywanie. A kiedy prowadzisz duży biznes z wieloma placówkami ważne są także sprawne odbiory ze wszystkich lokalizacji. Dlatego Rhenus Office Systems Polska nie mogło zabraknąć w branży odzieżowej.
C&A to marka branży odzieżowej z ponad 170-letnią historią i ponad 50 sklepami w całej Polsce. Przy tej skali działalności sprawna i kompleksowa usługa odbioru i przechowywania dokumentów to konieczność. Potrzebne jest proste rozwiązanie, które nie obciąży dodatkowo pracowników. W tej sytuacji dokumentację najlepiej oddać w ręce profesjonalistów, zarówno w zakresie logistyki, jak i archiwizacji.
Wyzwanie
C&A poszukiwało partnera, który będzie świadczył usługi zgodnie z przyjętym SLA. Warunkiem koniecznym było posiadanie niezawodnego działu logistyki, który sprawnie odbierze dokumentację z ok. 50 placówek klienta z terenu całej Polski. Oznaczało to konieczność odbioru dokumentów z kilku miast jednego dnia według elastycznego harmonogramu zależnie od zgłoszonych przez klienta potrzeb. Kompleksowa usługa miała polegać zarówno na odbiorze, jak i bezpiecznym przechowywaniu dokumentów.
Rozwiązanie
W oparciu o wieloletnie doświadczenia i sprawdzone procedury zaproponowaliśmy C&A rozwiązanie bazujące na 3 prostych elementach:
- Sprawnej realizacji odbioru dokumentów ze wszystkich placówek C&A z całej Polski w maksymalnie krótkim czasie.
- Maksymalnym ograniczeniu zaangażowania pracowników C&A w proces przygotowania i odbioru dokumentacji.
- Skróceniu czasu niedostępności dokumentów do minimum oraz umożliwieniu ich szybkiego wypożyczenia po przekazaniu do archiwum.
Rezultaty
Współpraca C&A Polska z Rhenus Office Systems Polska trwa od 2017 roku. Klient zyskał godnego zaufania partnera, któremu można powierzyć cały proces odbioru i przechowywania dokumentów.
- Odbiory z sieci placówek odbywają się raz w roku. Klient przedstawia listę placówek, z których należy dokonać odbioru. Harmonogram ustalany jest wg wskazań logistyka, dzięki czemu cała procedura odbywa się maksymalnie sprawnie, nawet gdy trzeba dotrzeć do kilku miast w ciągu jednego dnia.
- Cały proces prowadzony jest przez wykwalifikowanych pracowników Rhenus Office Systems Polska. Nasi kierowcy-konwojenci transportują dokumentację także z mało typowych punktów odbioru, jakimi są galerie handlowe.
- Ponad 1,5 km dokumentów przechowywanych jest w certyfikowanym archiwum spełniającym najsurowsze normy bezpieczeństwa, m. in. ISO 27001 i ISO 9001. Jednocześnie są dostępne dla klienta w maksymalnie krótkim czasie.
Dodatkowo współpraca jest korzystna ekonomicznie, a sprawne wykonanie usługi i gwarancja bezpieczeństwa to znak, że dokumentacja została powierzona w dobre ręce.
Adrian Swarlik
Dyrektor Handlowy
Telefon: +48 609 600 331
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Adrian Swarlik