Sektor bankowy musi spełniać niezwykle rygorystyczne przepisy w zakresie ochrony danych. Wytyczne EBA/KNF nakładają na niego cały szereg obowiązków. Czy to oznacza konieczność rezygnacji z outsourcingu? Nie! Należy natomiast zadbać o partnera, który zapewni realizację wymagań.
Kujawsko-Dobrzyński Bank Spółdzielczy jako swoją misję przyjmuje działanie na rzecz satysfakcji klientów i rozwoju lokalnych społeczności. Aby ją spełniać, podstawowym warunkiem jest właściwe zarządzanie danymi. Jak skutecznie i sprawnie zadbać o procesy niszczenia dokumentów i nośników danych w aż 9 lokalizacjach w regionie?
Wyzwania
Klient poszukiwał profesjonalnego usługodawcy, który będzie odpowiadał za niszczenie dokumentów ze wszystkich oddziałów banku.
Szczególnie zależało mu na sprawnych odbiorach, które pozwolą w maksymalnie krótkim czasie wykonać usługę dla wszystkich lokalizacji.
Dodatkowym wyzwaniem okazało się zaostrzenie przypisów w związku z wprowadzeniem wytycznych EBA/KNF dla sektora bankowego. Spowodowało ono konieczność aktualizacji istniejących umów.
Rozwiązania
Skutecznym rozwiązaniem dla sektora bankowego jest usługa masowego niszczenia dokumentów oferowana przez Rhenus Office Systems Poland. Umożliwia ona zaplanowanie odbiorów dużych ilości dokumentów z oddziałów banku w wybranym terminie, na przykład na początku roku kalendarzowego.
Nasze rozwiązania dostosowaliśmy do wymogów EBA/KNF, w szczególności:
- Umowa zawiera klauzulę outsourcingową w zakresie powierzenia nam niszczenia dokumentacji.
- Posiadamy plany ciągłości działania i plan awaryjny.
- Zobowiązujemy się do przestrzegania tajemnicy bankowej.
- Zobowiązujemy się do podlegania nadzorowi KNF i jesteśmy gotowi na kontrolę.
- Posiadamy najwyższą na rynku polisę ubezpieczeniową.
Proces niszczenia dokumentów i nośników danych odbywa się w przemysłowej instalacji niszczącej, zabezpieczonej przed dostępem osób trzecich i wglądem do treści danych.
Rezultaty
Współpraca Rhenus Office Systems Poland z Kujawsko-Dobrzyńskim Bankiem Spółdzielczym trwa już od 2013 roku.
W tym czasie nastąpiło płynne i bezproblemowe dostosowanie umowy do zmieniających się wymogów prawnych: aneksowaliśmy umowę o klauzulę outsourcingową i inne niezbędne zapisy.
Odbiory dokumentów do zniszczenia odbywają się raz w roku z oddziałów Klienta we Włocławku, Toruniu, Topólce, Brześciu Kujawskim, Ciechocinku, Lubaniu, Osięcinach, Wielgiem i Dobrzyniu nad Wisłą. Dzięki naszemu doświadczeniu logistycznemu jesteśmy w stanie odebrać dokumenty ze wszystkich lokalizacji w maksymalnie 2 dni.
Dokumenty w różnych ilościach, w zależności od oddziału, odbierane są w bezpiecznych pojemnikach, gwarantujących pełną ochronę aż do dostarczenia bezpośrednio do bezpiecznej instalacji niszczącej.
Dodatkowe korzyści, które dostrzega Klient
„Dzięki wyborowi Rhenus jako partnera w zakresie niszczenia dokumentów nie musieliśmy szukać nowego usługodawcy w momencie zmiany przepisów. Jesteśmy też spokojni na przyszłość: usługodawca doskonale orientuje się w przepisach bankowych i będzie w stanie dostosować się do ewentualnych kolejnych wymagań. Dodatkowo cieszy nas aspekt ekologiczny usługi – fakt, że zużyte przez nas zasoby zostaną poddane recyklingowi”. Prezes Zarządu KDBS, Małgorzata Matejkowska