Kiedy instytucja posiada historyczny zasób archiwalny, który jest zobowiązana przechowywać wieczyście, znalezienie miejsca na bieżące dokumenty może okazać się wyzwaniem. Jak przy obrocie dużą liczbą dokumentów zachować porządek i na bieżąco niszczyć to, co nie wymaga już archiwizacji?
Politechnika Bydgoska to wieloprofilowa uczelnia, kształcąca na wszystkich poziomach tysiące studentów m.in. nauk technicznych i rolniczych. Jako duża instytucja publiczna wciąż, mimo wprowadzenia obowiązku stosowania systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, obraca dużą liczbą papierowych dokumentów. Jak udało jej się skutecznie zadbać o zarządzanie nimi i zachowanie wystarczającej ilości miejsca w archiwach?
Wyzwania
Klient borykał się z problemem zapewnienia odpowiedniej ilości miejsca na dokumenty w swoich magazynach archiwalnych.
Politechnika Bydgoska na mocy Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach posiada zasób historyczny. Oznacza to, że w praktyce uczelnia zobowiązana jest do gromadzenia materiałów archiwalnych i ich przechowywania wieczyście – nigdy nie będzie mogła zniszczyć części wytworzonej dokumentacji.
Jednocześnie wielkość instytucji powoduje, że dokumentacji przejmowanej do Archiwum Uczelnianego jest bardzo dużo. Tym samym niszczenie dokumentacji niearchiwalnej, tzw. brakowanie jest koniecznością. Musi być wykonywane często i na sporej ilości dokumentacji.
Przy takiej ilości dokumentów tylko profesjonalna usługa daje gwarancję odpowiedniego postępowania, zgodnie z obowiązującymi przepisami dot. zasobu archiwalnego i ochrony danych osobowych.
Klientowi zależało na znalezieniu firmy, która wykona profesjonalną usługę niszczenia dokumentów. Dodatkowo poszukiwał usługodawcy, który:
- podejmie zobowiązanie w najszybszym możliwym terminie,
- wykona usługę bez dużego zaangażowania pracowników klienta,
- w pełni zachowuje zasady bezpieczeństwa i ochrony danych.
Rozwiązania
Odpowiedzią na wyzwania Klienta jest usługa masowego niszczenia dokumentów. Gwarantuje ona sprawny odbiór dokumentów przeznaczonych do zniszczenia w procesie brakowania.
Niszczenie z Rhenus Office Systems Poland zapewnia między innymi:
- sprawne odbiory dużych ilości dokumentów, jednorazowo nawet do kilku ton,
- bezpieczne niszczenie z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych,
- protokół zniszczenia z zapewnieniem odpowiedniego zachowania tajności dokumentów.
Rezultaty
Rocznie niszczymy dla Politechniki Bydgoskiej kilkaset metrów bieżących akt, co daje nawet 10 ton dokumentacji. Jednorazowo odbieramy ok. 3 ton dokumentów przeznaczonych do bezpiecznego zniszczenia.
- klient na bieżąco niszczy dokumenty, których okres przechowywania już minął i które zgodnie z RODO powinny zostać zutylizowane,
- pracownicy Politechniki nie muszą przeznaczać dodatkowych nakładów pracy na niszczenie dokumentacji,
- w uczelnianym archiwum nie zalegają niepotrzebne dokumenty, co pozwala zachować miejsce na zasób, który musi być w nim trwale przechowywany.
Dodatkowe korzyści, które dostrzega klient
„Usługa, którą wykonuje dla nas Rhenus Office Systems Poland zapewnia nam to wszystko, czego oczekiwaliśmy. Po dokumenty przyjeżdżają pracownicy, którzy sami je ładują, nie musimy usuwać elementów metalowych czy plastikowych. Podpisana umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych daje nam gwarancję, że zachowujemy najwyższe bezpieczeństwo i posiadamy zapewnienie ochrony danych osobowych, takich jak dane studentów czy pracowników Uczelni” podsumowuje Pani Magister Ewa Skonieczna, Dyrektor Centrum Zasobów Uczelnianych.