Case Study

Jak uwolnić biurową przestrzeń?

Szafy pełne teczek i segregatorów wypełniają chyba większość uczelnianych biur. Prędzej czy później trzeba będzie zmierzyć się z sytuacją, kiedy wszystkie półki są zajęte, miejsca brakuje, a dokumentów przybywa… W takim wypadku ratunkiem może być skorzystanie z usługi profesjonalnego niszczenia dokumentów.

Akademia Finansów i Biznesu Vistula jest jedną z najstarszych uczelni niepublicznych działających w Polsce. W prestiżowym Rankingu Niepublicznych Szkół Wyższych Perspektywy 2022 zajmuje pierwsze miejsce wśród uczelni niepublicznych i szóste wśród wszystkich polskich uczelni w kategorii Absolwent na rynku pracy. Jej mury opuściły już tysiące absolwentów, a każdy z nich miał w uczelnianym archiwum swoją teczkę. Nie brakuje w nim też innego rodzaju zasobów… Co zrobić z taką ilością dokumentów?

 

Wyzwanie

Klient mierzył się z brakiem miejsca do bezpiecznego i wygodnego przechowywania papierowych dokumentów. Potrzebował coraz więcej przestrzeni ze względu na rosnącą ilość studentów oraz długie okresy przechowywania dokumentacji. Dodatkowy kłopot stanowiło bezpieczne niszczenie zasobów zawierających dane wrażliwe. Postanowił nawiązać współpracę z zewnętrznym usługodawcą. Zutylizuje on bezpiecznie dokumenty, których okres przechowywania już minął. Tym samym odciąży pracowników uczelni i uwolni biurową przestrzeń od nadmiaru dokumentów.

 

Rozwiązanie

„W przypadku usługi niszczenia dokumentów kluczowy jest wybór partnera, który zapewni kompleksowość usługi. Składają się na nią odbiory według zapotrzebowania klienta, transport dokumentów, bezpieczne niszczenie i ekologiczne wykorzystanie powstałych pod nim odpadów”. Rafał Koczot, Kierownik ds. Zarządzania Relacjami

Zaproponowaliśmy Akademii Finansów i Biznesu Vistula model usługi oparty na odbiorach na zgłoszenie, według zapotrzebowania klienta. 

  • Kilka razy do roku odbywają się odbiory dokumentów w bezpiecznych aluminiowych pojemnikach T21 i T61.
  • Dokumenty są transportowane do profesjonalnej niszczarni samochodami monitorowanymi systemem GPS. 
  • Po zniszczeniu ścinki tworzą anonimową masę, która może zostać wykorzystana do recyklingu, przy jednoczesnym zachowaniu wszelkich zasad ochrony danych.

 

Rezultaty

Współpraca Rhenus Office Systems Polska z Akademią Finansów i Biznesu Vistula w Warszawie trwa od 2019 roku. Od 2021 roku obsługujemy także drugą siedzibę uczelni, w Pułtusku. 

  • Każdorazowo niszczymy ok. 1 tony nadmiarowych dokumentów odebranych od klienta. Do tej pory odebraliśmy i zniszczyliśmy już ok. 7,5 tony zasobów.
  • Klient ma pewność, że po upływie ustawowego okresu przechowywania dokumenty są niszczone z zachowaniem normy ISO 21964 i przepisów RODO.
  • Swoistym efektem „ubocznym” współpracy jest uwolnienie miejsca w uczelnianych biurach. 

 

Dodatkowe korzyści, które dostrzega klient

„Nawiązanie współpracy z Rhenus Office Systems Polska okazało się dla nas końcem powracających problemów z przechowywaniem dokumentów, a także z ich bezpiecznym niszczeniem. Dodatkowo wysoko cenimy terminowe i profesjonalne odbiory dokumentacji, które znacznie ułatwiają pracę naszego personelu administracyjnego” - Robert Dmoch, Dyrektor ds. Administracji.

 


Rafał Koczot

Kierownik ds. Zarządzania Relacjami

Telefon: (22) 38 00 199
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Rafał Koczot

 

Umów spotkanie online