Zamiast przekładać dokumenty z półki na półkę, Twoi pracownicy mogą zyskać wygodny dostęp do dokumentów kadrowych jednym kliknięciem. Pomagamy firmom takim jak Twoja przenieść cały dział kadr do świata cyfrowego — bezpiecznie, zgodnie z RODO i bez przestojów w pracy. Sprawdź, jak zdigitalizować dokumentację HR krok po kroku.
Cyfryzacja HR — dlaczego jest istotna?
Papierowa dokumentacja kadrowa to coraz większe wyzwanie dla firm. Zajmuje miejsce, jest trudna w obsłudze i narażona na uszkodzenia lub zgubienie. Cyfryzacja HR eliminuje te problemy, dając dostęp do danych w czasie rzeczywistym, z dowolnego miejsca. Gdy dział kadr pracuje zdalnie lub rozproszony jest na kilka lokalizacji, dokumentacja pracownika w wersji elektronicznej staje się nie tylko wygodnym rozwiązaniem, ale wręcz koniecznością, bez której codzienne funkcjonowanie firmy przestaje być możliwe.
Dzięki cyfrowym rozwiązaniom możesz przenieść dział kadr do systemu elektronicznego, który pozwala szybciej podejmować decyzje i lepiej zarządzać zespołem. Elektroniczne dokumenty w systemie kadrowym są łatwe do przeszukania, a dane uporządkowane i zawsze aktualne. Zmniejsza się liczba błędów, dublowania dokumentów czy opóźnień w obiegu spraw.
Warto pamiętać, że cyfrowy obieg dokumentów w dziale kadr to nie tylko usprawnienie pracy, ale także odpowiedź na aktualne wyzwania związane z bezpieczeństwem danych i przepisami prawnymi. Coraz więcej firm wdraża nowoczesne rozwiązania do zarządzania dokumentacją HR, nie tylko po to, by nadążyć za trendami, ale przede wszystkim, by działać efektywniej i zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
Nasza firma działa na Polskim rynku od 2001. Z powodzeniem przeprowadzamy firmy przez proces digitalizacji. Nie musisz zajmować się nim samodzielnie. Wystarczy skorzystać z usług naszych ekspertów w tej dziedzinie. Dzięki temu zyskujesz pewność, że każdy etap jest realizowany profesjonalnie i zgodnie z obowiązującymi normami. Skorzystanie z naszej wiedzy i doświadczenia to najprostszy sposób, by wprowadzić cyfrową dokumentację pracowniczą bez ryzyka i zbędnego stresu.
Jak zdigitalizować dokumentację HR krok po kroku przy wsparciu Rhenus Office Systems Poland?
Pełna cyfryzacja HR może wydawać się skomplikowana, dlatego prowadzimy naszych klientów przez ten proces krok po kroku. Zaczynamy zawsze od dokładnego audytu dokumentacji HR. Analizujemy, jakie dane przechowujesz, w jakiej formie i jakie procesy warto zautomatyzować. Pomaga nam to zbudować indywidualny plan, który będzie zgodny z przepisami oraz dopasowany do struktury Twojej firmy.
Następnie organizujemy bezpieczny transport dokumentów – w zamkniętych pojemnikach, plombowanych, nadzorowanych systemem śledzenia GPS. Odbieramy je w dogodnym terminie i przekazujemy do naszych centrów operacyjnych (posiadamy ich kilkanaście w całej Polsce). Przeprowadzamy skanowanie i digitalizację w odpowiednim formacie, najczęściej zgodnym ze standardem PDF/A. Zapewniamy przy tym właściwą klasyfikację dokumentów – np. umów o pracę, aneksów, dokumentów BHP, szkoleniowych czy dokumentów rekrutacyjnych.
Pliki cyfrowe umieszczamy w wybranym przez Ciebie środowisku IT, dbając o synchronizację i migrację danych. Jeśli nie masz jeszcze odpowiedniego oprogramowania, doradzamy rozwiązania, które najlepiej spełnią Twoje oczekiwania i odpowiedzą na potrzeby Twoich pracowników. Całość dostosowujemy do Twojego systemu kadrowego, by przeniesienie działu kadr do systemu elektronicznego było jak najmniej odczuwalne dla zespołu.
Wszystkie dane przetwarzamy zgodnie z normą ISO 27001, a wdrożenie cyfrowej dokumentacji pracowniczej zgodnie z RODO to standard naszych działań. Dodatkowo zapewniamy pełne wsparcie we wdrożeniu cyfrowego obiegu dokumentów w dziale kadr – tak, by cały proces działał płynnie od pierwszego dnia wejścia w życie efektów digitalizacji.
Jeśli Twoja firma regularnie generuje nowe akta – umożliwiamy także ciągłą digitalizację dokumentów kadrowych. Możemy cyklicznie odbierać je z Twojej firmy i przetwarzać, by Twoja cyfrowa baza była zawsze aktualna. Dodatkowo możesz skorzystać z usług bezpiecznego niszczenia danych cyfrowych, gdy minie wymagany termin ich przechowywania.
Cyfryzacja dokumentów kadrowych — co zyskujesz?
Cyfryzacja dokumentów kadrowych to oszczędność czasu i przestrzeni. Dzięki niej Twoi pracownicy nie muszą już przeszukiwać segregatorów ani archiwów, a potrzebne informacje odnajdują błyskawicznie, niezależnie od miejsca pracy. Dokumentacja pracownika w wersji elektronicznej to wygoda, ale też większe bezpieczeństwo. Cyfrowe zasoby są chronione przed zniszczeniem, zagubieniem czy nieautoryzowanym dostępem. To wreszcie także oszczędność miejsca i kosztów koniecznych do utrzymania fizycznego archiwum.
Szczególną wartość przynosi digitalizacja wniosków urlopowych i umów pracowniczych. Gdy procesy te odbywają się w systemie elektronicznym, ograniczasz ryzyko błędów, duplikatów i opóźnień. Co więcej, dane te można automatycznie analizować i raportować, co znacząco zwiększa efektywność zarządzania zasobami ludzkimi i wspiera menedżerów w codziennej pracy.
Zaufaj naszemu doświadczeniu i przenieś swój dział kadr do świata cyfrowego. Skontaktuj się z naszymi doradcami, aby przekonać się, jak prosta i bezpieczna może być cyfryzacja dokumentów kadrowych.
FAQ — to także może Cię zainteresować
Czy cyfryzacja dokumentów kadrowych obejmuje również akta byłych pracowników?
Tak, cyfryzacja dokumentów kadrowych dotyczy zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Dzięki temu możesz łatwo spełnić obowiązki archiwizacyjne i zapewnić szybki dostęp do danych np. w razie kontroli.
Jakie zabezpieczenia stosujecie podczas digitalizacji wniosków urlopowych i umów pracowniczych?
Na każdym etapie dbamy o bezpieczeństwo: od transportu, przez skanowanie, aż po przechowywanie danych w systemach zgodnych z normą ISO 27001. Ochrona danych osobowych i zgodność z RODO to nasz standard.
Czy mogę wdrożyć cyfrowy obieg dokumentów w dziale kadr bez zmiany dotychczasowego oprogramowania HR?
Nasze rozwiązania są elastyczne i łatwo integrują się z systemami, które już wykorzystujesz. Cyfryzacja HR nie musi oznaczać rewolucji – wspieramy ją tak, by była płynna i dostosowana do Twojej organizacji.
Jak długo trwa proces cyfryzacji dokumentacji HR w firmie?
Czas trwania procesu zależy od liczby i rodzaju dokumentów oraz od bieżącej organizacji systemu kadrowego w firmie. Działamy jednak sprawnie i elastycznie. Po wstępnym audycie jesteśmy w stanie dokładnie określić harmonogram realizacji. Dzięki doświadczeniu i zapleczu technologicznemu cyfryzacja HR przebiega szybko, a nasz zespół dba o to, aby nie zakłócić codziennej pracy Twojej firmy.
Czy możliwa jest cyfryzacja tylko wybranych rodzajów dokumentów, np. dokumentów rekrutacyjnych lub akt osobowych?
Tak, cyfryzacja dokumentów kadrowych może obejmować wyłącznie wybrane zasoby np. akta pracownika, dokumenty rekrutacyjne czy tylko digitalizację wniosków urlopowych i umów pracowniczych. Dopasowujemy zakres usługi do rzeczywistych potrzeb Twojej firmy, zapewniając pełną zgodność z przepisami oraz najwyższy poziom bezpieczeństwa danych.