Czy da się zdigitalizować dokumentację techniczną sprzed pół wieku — tak, by była czytelna i gotowa do użytku współcześnie? A co z odręcznymi rysunkami, specyfikacjami maszyn w unikatowych formatach, dokumentami, które nigdy nie powstały z myślą o archiwizacji cyfrowej? Z takimi wyzwaniami mierzą się dziś firmy produkcyjne, budowlane czy projektowe. Na czym polega cyfryzacja dokumentacji technicznej i jak ją przeprowadzić? Wyjaśniamy to wszystko w naszym poradniku.
Co daje digitalizacja dokumentacji technicznej?
Przechowywanie dokumentacji technicznej wyłącznie w wersji papierowej wiąże się z ryzykiem, które z czasem może narastać. Rysunki, schematy, specyfikacje czy projekty wykonawcze z czasem ulegają degradacji: blakną, kruszą się, mogą zostać przypadkowo zniszczone. To z kolei prowadzić może do przestojów w pracach budowlanych, a także niemożliwością sięgnięcia do archiwalnych dokumentów, gdy te ulegną zagubieniu.
Do tego dochodzi także trudność w codziennym użytkowaniu. Fizyczny dostęp do zasobów bywa wymagający i czasochłonny. Ogranicza go przestrzeń, w której znajduje się dokument, a jego kopiowanie i udostępnianie z wykorzystaniem podstawowych narzędzi staje się nieefektywne i obarczone ryzykiem powstania kosztownych błędów.
W wielu firmach dokumenty te przechowywane są w sposób niespójny, bez jednoznacznego systemu porządkowania. Tymczasem bezpieczne przechowywanie dokumentacji technicznej to nie tylko kwestia zgodności z przepisami (w tym RODO), ale przede wszystkim ochrona wiedzy i ciągłości procesów projektowych czy produkcyjnych.
Właśnie dlatego przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na przekształcanie dokumentacji technicznej do formatu cyfrowego. Odpowiednio przeprowadzony proces digitalizacji dokumentów technicznych umożliwia nie tylko zabezpieczenie oryginałów, ale też stworzenie uporządkowanego, łatwo dostępnego i skalowalnego repozytorium wiedzy – np. elektronicznego archiwum dokumentacji projektowej. Nasi specjaliści od 2001 roku pomogli już wielu firmom w przeprowadzeniu procesu digitalizacji dokumentacji, w tym w procesie digitalizacji dokumentów technicznych. Dlatego doskonale wiemy, jak ważna okazuje się ta zmiana dla zwiększenia efektywności codziennych działań.
Dzięki digitalizacji zespoły projektowe w Twojej firmie mają w zasadzie natychmiastowy dostęp do aktualnych wersji rysunków. Mogą je udostępniać zdalnie, przeszukiwać według wybranych parametrów i integrować z systemami wykorzystywanymi w codziennej pracy. To z kolei oznacza nie tylko większą efektywność, ale także mniejsze ryzyko pomyłek wynikających z pracy na nieaktualnych bądź wybrakowanych danych.
Dlaczego digitalizacja dokumentacji technicznej wymaga specjalistycznego podejścia?
Proces digitalizacji dokumentów technicznych wymaga znacznie więcej niż skanowania papierowych nośników. Dokumenty takie jak rysunki techniczne, specyfikacje maszyn czy dokumenty patentowe często występują w unikatowych formatach i bywają fizycznie delikatne, zwłaszcza jeśli pochodzą z archiwów sprzed kilku dekad. W codziennej pracy z takimi dokumentami konieczne jest zachowanie najwyższej ostrożności i korzystanie z profesjonalnego sprzętu.
W Rhenus Office Systems Poland nasi specjaliści mają do dyspozycji zestaw profesjonalnych urządzeń: skanery wielkoformatowe, skanery overhead bezdotykowe, skanery płaskie i przelotowe. Wiedzą także, jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji technicznej, aby nie utracić jakości dokumentów. Aby zachować trwałość dokumentacji Twojej firmy, nie musisz kupować drogiego sprzętu. Cały proces przeprowadzimy za Ciebie.
W kontekście specjalistycznego podejścia należy także podkreślić, że specyfika branż korzystających z dokumentacji technicznej – od firm budowlanych, przez zakłady produkcyjne, aż po przedsiębiorstwa projektowe – sprawia, że bezpieczne przechowywanie dokumentacji technicznej jest kwestią priorytetową. Usługa digitalizacji, którą oferujemy, nie ogranicza się do samego skanowania, lecz realizuje kompleksowy proces zabezpieczenia danych: od odbioru i bezpiecznego transportu dokumentów, przez ich indeksowanie, opis metadanych i edycję obrazów, aż po tworzenie elektronicznego archiwum dokumentacji projektowej.
Takie podejście minimalizuje ryzyko utraty informacji i zapewnia autoryzowany dostęp, co jest kluczowe dla przedsiębiorstw, które muszą kontrolować przepływ i wykorzystanie swoich zasobów cyfrowych. Dzięki temu proces digitalizacji dokumentów technicznych staje się inwestycją w ochronę danych firmy oraz efektywność jej codziennej pracy.
Na czym polega cyfryzacja dokumentacji technicznej – od analizy po archiwum cyfrowe
Digitalizacja to proces wieloetapowy i złożony. Zatem jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji technicznej, aby była ona efektywna?
Każdy projekt digitalizacji zaczyna się od dokładnej analizy zasobów — ich stanu technicznego, rodzaju dokumentów, formatu oraz celu, w jakim będą wykorzystywane po digitalizacji. To kluczowy moment, który pozwala dobrać odpowiednie technologie i sprzęt.
Konieczna jest kompensacja danych bez utraty ich jakości, zachowanie odpowiedniej numeracji, datowania, segregowania oraz katalogowania. Dlatego właśnie analiza jest momentem, który może zaważyć nad sukcesem całego procesu.
Naszą pracę rozpoczynamy od ustalenia, na czym polega cyfryzacja dokumentacji technicznej w przypadku Twojej firmy – czy celem jest tylko archiwizacja, czy także dalsze przetwarzanie lub integracja z systemami zarządzania dokumentacją. W tym etapie uwzględniamy również takie potrzeby jak digitalizacja map i planów technicznych, przekształcanie dokumentacji technicznej do formatu cyfrowego, czy opracowanie schematów indeksowania plików. Każdy dokument przechodzi wstępną selekcję, czyszczenie czy ocenę podatności na skanowanie.
Dokumenty przeznaczone do digitalizacji odbierane są z Twojej firmy przez przeszkolony do tego zespół. Całość odbywa się przy pomocy bezpiecznego, monitorowanego transportu, który gwarantuje pełną ochronę danych na każdym etapie przekazania.
Kolejny etap to właściwy proces digitalizacji dokumentów technicznych – przeprowadzany z uwzględnieniem typu materiałów: od dokumentów obarczonych ryzykiem zniszczenia (są to np. dokumenty sprzed wielu lat), po aktualne projekty produkcyjne. W zależności od formy i stanu dokumentacji, zespół naszych specjalistów decyduje, jak zdigitalizować rysunki techniczne i schematy, aby nie utracić żadnych detali. Po skanowaniu następuje kontrola jakości, kompresja bez utraty rozdzielczości, przypisywanie dat i numerów, a także katalogowanie zgodnie z ustalonymi wcześniej schematami.
Efektem końcowym jest uporządkowane i w pełni elektroniczne archiwum dokumentacji projektowej, gotowe do integracji z systemami firmy. Dzięki temu możliwe staje się bezpieczne przechowywanie dokumentacji technicznej. W Rhenus Office Systems Poland oferujemy pełną kontrolę nad przepływem danych oraz ich ochronę. Dzięki temu digitalizacja projektów budowlanych i technicznych nie tylko usprawnia pracę, ale również ogranicza ryzyko utraty kluczowych informacji.
Zamiast zaprzątać sobie głowę tym, jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji technicznej, skontaktuj się z nami i deleguj to zadanie naszym specjalistom.
FAQ — to także może Cię zainteresować
Czy digitalizacja dokumentacji jest bezpieczna?
Tak — pod warunkiem że proces digitalizacji zostanie przeprowadzony przez doświadczony zespół z wykorzystaniem odpowiednich procedur i technologii. Biorąc pod uwagę, że dokumenty fizyczna narażone są, chociażby na niszczenie, digitalizacja zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentacji technicznej. W Rhenus Office Systems Poland jest to traktowane bardzo poważnie. Już na etapie odbioru i transportu materiałów stosujemy zabezpieczenia chroniące przed zniszczeniem i nieautoryzowanym dostępem.
Każdy dokument jest przetwarzany zgodnie z procedurami zapewniającymi poufność i integralność danych. Po digitalizacji tworzone jest elektroniczne archiwum dokumentacji projektowej, do którego dostęp mają tylko upoważnione osoby. Cały proces obejmuje również kontrolę jakości, indeksowanie i nadawanie metadanych, co pozwala zachować pełną przejrzystość i kontrolę nad cyfrowymi zasobami.
Ile trwa proces digitalizacji dokumentacji technicznej?
Czas trwania procesu digitalizacji dokumentów technicznych zależny jest od liczby dokumentów, ich formatu i stanu technicznego. W praktyce może to być od kilku dni, do kilku tygodni.