Setki teczek, tysiące dokumentów, dziesiątki lat historii zatrudnienia zamknięte w segregatorach i kartonowych pudłach. Archiwum działu HR to jeden z najbardziej rozbudowanych zasobów informacyjnych w całej organizacji i jeden z najbardziej wymagających cyfryzacji. Sprawdź, jak skutecznie przeprowadzić ten proces i odblokować pełny potencjał cyfrowego archiwum kadrowego.
Przygotowanie dokumentów kadrowych do cyfryzacji
Zanim pierwszy dokument trafi do skanera, konieczne jest solidne przygotowanie dokumentów kadrowych do cyfryzacji. To etap, który decyduje o jakości całego procesu i który wiele firm bagatelizuje, skupiając się od razu na technologii. Tymczasem zdigitalizowanie niekompletnej, nieuporządkowanej lub zawierającej błędy dokumentacji przenosi chaos z formy papierowej do cyfrowej, nie rozwiązując żadnego z problemów.
Dokumentacja kadrowa w firmie gromadzona jest latami i często odzwierciedla zmiany organizacyjne, kadrowe i prawne, przez które przechodziła organizacja. Zanim przystąpimy do digitalizacji dokumentów, każda teczka osobowa powinna zostać dokładnie sprawdzona pod kątem kilku kluczowych aspektów:
- Czy zawiera wszystkie wymagane dokumenty?
- Czy informacje w niej zawarte są aktualne?
- Czy teczka jest prawidłowo podzielona na części A, B, C i D zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy?
Braki lub nieprawidłowości wykryte na tym etapie są znacznie łatwiejsze do uzupełnienia niż po zakończeniu digitalizacji. Warto więc poświęcić czas na zorganizowanie kompletnego i uporządkowanego archiwum przed oddaniem go do digitalizacji.
Organizacja archiwum działu HR przed cyfryzacją to też moment na weryfikację, które dokumenty są jeszcze potrzebne, a które zakończyły już swój ustawowy okres przechowywania. Usunięcie zbędnych zasobów przed digitalizacją skraca czas całego procesu i obniża jego koszty.
Możesz w tym zakresie skorzystać z naszej pomocy. Pracownicy Office Systems wiedzą, jak archiwizować dokumenty kadrowe w sposób zgodny z przepisami prawnymi, tak aby cyfrowe archiwum od początku funkcjonowało według jasnych i spójnych zasad.
Porządkowanie akt osobowych pracowników w archiwum
Akta osobowe pracowników to dokumenty o wyjątkowo długim okresie przechowywania. Konkretne przepisy precyzyjnie określają, jak długo poszczególne dokumenty muszą pozostawać w archiwum:
- Akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1999 r.: okres przechowywania wynosi 50 lat od ustania stosunku pracy.
- Akta osobowe pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018: okres przechowywania wynosi 10 lat, pod warunkiem złożenia raportu informacyjnego do ZUS; w przeciwnym razie obowiązuje okres 50-letni.
- Akta osobowe pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.: okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
- Dokumentacja płacowa: przechowywana przez 50 lat dla pracowników zatrudnionych przed 1999 r. lub 10 lat dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.
- Dokumentacja związana z wypadkami przy pracy: przechowywana przez 10 lat od daty sporządzenia.
Porządkowanie akt osobowych pracowników w archiwum przed digitalizacją oznacza weryfikację każdej teczki pod kątem tych terminów. Dokumenty, których okres retencji już minął, powinny zostać usunięte przed przystąpieniem do skanowania. Ich digitalizacja byłaby nie tylko zbędna, ale też niezgodna z zasadą minimalizacji danych wynikającą z RODO. Nasza firma oferuje profesjonalne i bezpieczne niszczenie dokumentów, które kończy się wystawieniem certyfikatu.
Dobre praktyki przechowywania akt osobowych w archiwum zakładają też fizyczne oznaczenie teczek, sprawdzenie ich kompletności i właściwe ułożenie dokumentów w częściach A, B, C i D. Archiwizacja dokumentów przeprowadzona według tych zasad sprawia, że dokumentacja kadrowa w firmie jest lepiej przygotowana do digitalizacji.
Wdrożenie cyfrowych akta pracowniczych w dziale HR
Cyfryzacja archiwum kadrowego niesie ze sobą wymierne korzyści: błyskawiczny dostęp do dokumentów, eliminację ryzyka ich fizycznego zniszczenia, oszczędność przestrzeni biurowej i pełną kontrolę nad uprawnieniami dostępu. Cyfrowe archiwalne akta pracownicze wdrożenie to jednak proces znacznie bardziej złożony, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.
Na szczęście cały proces można powierzyć zewnętrznemu partnerowi. Decydując się na współpracę z nami masz gwarancję tego, że digitalizacja dokumentów odbędzie się na najwyższym poziomie.
Organizacja archiwum działu HR ze wsparciem Office Systems Poland
Dokumenty odbieramy w specjalnie zabezpieczonych pojemnikach bezpośrednio z siedziby Twojej firmy. Transportujemy je pojazdami wyposażonymi w system monitoringu GPS. Dokumentacja pozostaje pod pełną kontrolą, aż do zakończenia całego procesu.
Każdy dokument jest następnie skanowany w wysokiej rozdzielczości, opisywany i indeksowany według ustalonych kryteriów. W ten sposób powstaje np. e-teczka HR w pełni gotowa do pracy.
Po zakończeniu procesu otrzymujesz gotowe, w pełni uporządkowane archiwum elektroniczne. Oryginały papierowe możemy zwrócić, bezpiecznie przechować w naszych obiektach archiwalnych lub zniszczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeśli zdecydujesz się na niszczenie i utylizację dokumentów, otrzymasz od nas stosowny certyfikat, który jest potwierdzeniem przeprowadzenia procesu. Jest on szczególnie przydatny w razie kontroli w Twojej firmie.
Zarządzanie archiwalnymi dokumentami HR po cyfryzacji
Gdy dokumentacja kadrowa funkcjonuje już w formie cyfrowej, codzienne zarządzanie archiwalnymi dokumentami HR staje się zupełnie innym doświadczeniem. Znalezienie konkretnej umowy, świadectwa pracy czy zaświadczenia sprzed kilku lat zajmuje kilka sekund. Wystarczy wpisać nazwisko pracownika lub numer dokumentu. Koniec z przeszukiwaniem segregatorów, przenoszeniem pudeł i godzinami spędzonymi w archiwum. Pytanie o to, jak uporządkować archiwalną dokumentację pracowniczą nie stanowi wówczas wyzwania.
Cyfrowe archiwum działa równie sprawnie niezależnie od tego, gdzie znajduje się pracownik działu HR. W modelu pracy zdalnej lub hybrydowej, który stał się standardem w wielu organizacjach, elektroniczna dokumentacja kadrowa oznacza pełną ciągłość pracy, bez konieczności fizycznej obecności w biurze. Uprawniony pracownik loguje się do systemu i ma natychmiastowy dostęp do wszystkich potrzebnych zasobów, niezależnie od miejsca i godziny.
Dobre praktyki przechowywania akt osobowych w archiwum cyfrowym obejmują też automatyczne przypomnienia o upływających terminach retencji i planowanie brakowania dokumentów, które zakończyły swój ustawowy okres przechowywania. To element, który w papierowym archiwum wymaga żmudnej, ręcznej weryfikacji. W systemie cyfrowym dzieje się niemal automatycznie, oszczędzając czas i eliminując ryzyko przechowywania dokumentów dłużej niż wymaga tego prawo.
Nie zastanawiaj się dłużej nad tym, jak archiwizować dokumenty kadrowe. Jeśli chcesz, aby Twój dział HR pracował sprawniej, a dokumentacja kadrowa była zawsze pod kontrolą, skontaktuj się z Office Systems Poland. Przeprowadzimy Twoją firmę przez cały proces digitalizacji, tak abyś mógł skupić się na tym, co naprawdę ważne.
FAQ
Czy organizacja archiwum działu HR do formy cyfrowej nie zaburzy codziennej pracy?
Harmonogram cyfryzacji dokumentacji przygotowujemy wspólnie. Bierzemy w nim pod uwagę specyfikę Twojej firmy i staramy się tak zaplanować działania, aby w jak najmniejszym stopniu wpływały one na codzienne funkcjonowanie firmy.
W jaki sposób digitalizacja dokumentów wspiera pracę zdalną?
Dla firm działających w trybie zdalnym lub hybrydowym digitalizacja jest szczególnie pomocna. Dzięki niej uprawnieni pracownicy mają dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca. Przekłada się to na ciągłość procesów operacyjnych i sprawną komunikację.