Dział HR to jeden z najbardziej obłożonych dokumentacją działów w całej firmie. Teczki osobowe, umowy, aneksy, zaświadczenia, dokumentacja płacowa, akta archiwalne sięgające kilkudziesięciu lat wstecz. Każdy z tych dokumentów podlega innym przepisom, wymaga innego okresu przechowywania i innego poziomu ochrony. Sprawdź, jak uporządkować dokumentację w dziale HR i dlaczego warto powierzyć to zadanie naszej firmie.
Jak uporządkować dokumentację w dziale HR?
Dokumentacja kadrowa rośnie wraz z firmą. Każde zatrudnienie, zwolnienie, awans, szkolenie czy zmiana warunków zatrudnienia generuje kolejne dokumenty, które muszą trafić do odpowiedniej teczki, w odpowiednim miejscu i w odpowiednim czasie.
Pierwszym krokiem archiwizacji dokumentów, jest inwentaryzacja tego, co firma faktycznie posiada. Wiele działów HR przechowuje dokumenty w sposób historycznie ukształtowany, często bez jednolitych zasad nazewnictwa, struktury teczek czy kontroli kompletności.
Odpowiedź na to, jak zorganizować akta osobowe pracowników zaczyna się właśnie od audytu: które teczki są kompletne, które wymagają uzupełnienia, a które zawierają dokumenty, których okres przechowywania już minął. To etap, który ujawnia skalę problemu, ale też wyznacza kierunek działania.
Najczęstsze błędy w dokumentacji kadrowej to brak aktualnych wersji dokumentów, przechowywanie nieważnych umów obok obowiązujących, niekompletne teczki osobowe i brak kontroli nad terminami retencji.
Do tego dochodzi RODO w dokumentacji pracowniczej, które nakłada konkretne obowiązki dotyczące ochrony danych osobowych zawartych w aktach. Teczki osobowe zawierają dane szczególnie wrażliwe, do których dostęp musi być ściśle kontrolowany. Brak odpowiednich procedur to nie tylko ryzyko organizacyjne, ale realne zagrożenie prawne.
Jak przygotować dokumentację HR do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy? Kontrola PIP dokumentacja kadrowa to sytuacja, w której każda niekompletna teczka, brakujący dokument czy nieaktualny zapis może skutkować mandatem lub zaleceniami pokontrolnymi. Firmy, które systematycznie porządkują swoje archiwa kadrowe, przechodzą przez kontrole bez stresu. Te, które odkładają to zadanie na później, często doświadczają konsekwencji w najgorszym możliwym momencie.
Jak zorganizować akta osobowe pracowników?
Prawidłowo prowadzona teczka personalna to fundament uporządkowanej dokumentacji kadrowej. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy każda teczka musi być podzielona na cztery części: A, B, C i D, z których każda obejmuje dokumenty związane z innym etapem zatrudnienia.
- część A to dokumenty rekrutacyjne,
- część B obejmuje dokumentację związaną z przebiegiem zatrudnienia,
- część C gromadzi dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy,
- część D zawiera dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika.
Lista dokumentów w teczce pracownika powinna być regularnie weryfikowana. Zmiany w przepisach, nowe wymogi dotyczące szkoleń BHP, aktualizacje zakresów obowiązków czy aneksy do umów muszą trafiać do teczki na bieżąco.
W firmach, gdzie ten proces nie jest usystematyzowany, teczki szybko stają się niekompletne lub zawierają nieaktualne wersje dokumentów, co podczas kontroli PIP dokumentacja kadrowa może skutkować poważnymi konsekwencjami.
Porządkowanie dokumentów w kadrach krok po kroku to zadanie, które pochłania znacznie więcej czasu niż większość działów HR zakłada na początku. Uzupełnienie braków, weryfikacja dat, segregacja według części teczki, oznaczenie dokumentów przeznaczonych do zniszczenia po upływie okresu retencji, a do tego bieżąca obsługa nowych pracowników i zapytań ze strony menedżerów.
W praktyce dział HR rzadko ma przestrzeń, aby przeprowadzić kompleksowe porządkowanie archiwum bez zewnętrznego wsparcia. Właśnie tutaj Office Systems Poland oferuje realne odciążenie, przejmując najbardziej czasochłonne elementy tego procesu i realizując je według sprawdzonych procedur. Nasi pracownicy dopilnują wszystkiego za Ciebie.
Jak poprawnie archiwizować dokumenty kadrowe z naszym wsparciem?
Prawidłowa archiwizacja dokumentów kadrowych to proces, który wymaga znajomości przepisów, konsekwentnie stosowanych procedur i odpowiedniej infrastruktury. Bez tych elementów nawet najlepiej zorganizowany dział HR traci kontrolę nad rosnącymi zasobami.
To, jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą zależy od daty zatrudnienia pracownika. Dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres ten wynosi 10 lat, dla wcześniej zatrudnionych może sięgać nawet 50 lat. To oznacza, że archiwizacja dokumentów pracowniczych w wielu firmach obejmuje zasoby sięgające kilku dekad wstecz, zajmujące znaczną przestrzeń i wymagające systematycznej ewidencji.
Office Systems Poland wspiera firmy na każdym etapie tego procesu. Przejmujemy dokumentację bezpośrednio z działu HR, porządkujemy ją, ewidencjonujemy i przechowujemy w certyfikowanych obiektach archiwalnych spełniających wszystkie wymogi prawne i techniczne. Każdy zasób jest opisany, zarejestrowany w systemie i dostępny na żądanie, co eliminuje problem czasochłonnego przeszukiwania fizycznych archiwów.
Dla firm, które chcą mieć dokumenty w formie cyfrowej przydatna będzie digitalizacja dokumentów kadrowych. Elektroniczne akta osobowe dostępne w kilka sekund, z dowolnego miejsca i dla uprawnionych osób, to efekt, który działy HR odczuwają natychmiast po wdrożeniu.
Gdy dokumenty kończą swój ustawowy okres przechowywania, na życzenie naszych klientów realizujemy niszczenie dokumentów po okresie archiwizacji w sposób certyfikowany i w pełni udokumentowany. Archiwizacja dokumentów i ich późniejsza utylizacja to jeden spójny proces, obsługiwany przez jednego partnera, bez konieczności angażowania wielu usługodawców.
Co zyskasz porządkując dokumentację HR z Office Systems Poland?
Współpraca z nami to przede wszystkim odciążenie działu HR od zadań, które pochłaniają czas i zasoby, a nie należą do jego podstawowych kompetencji. Porządkowanie akt, ewidencja dokumentów, kontrola terminów retencji, organizacja archiwum, a w końcu niszczenie nieaktualnych zasobów, to obowiązki, które w wielu firmach angażują pracowników kadr przez wiele godzin tygodniowo.
Po przekazaniu ich do nas dział HR odzyskuje czas na zadania strategiczne: rekrutację, rozwój pracowników i budowanie kultury organizacyjnej, zamiast zastanawianie się jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą, czy jak uporządkować teczki osobowe pracowników.
Jak uporządkować teczki osobowe pracowników raz, a dobrze? Powierzając ten proces partnerowi, który robi to na co dzień dla dziesiątek organizacji z różnych branż. Nasze doświadczenie pozwala nam sprawnie przeprowadzić nawet najbardziej zaniedbane archiwum kadrowe przez pełen proces porządkowania, bez dezorganizacji pracy biura i bez ryzyka, że cokolwiek zostanie przeoczone.
Digitalizacja dokumentacji HR to kolejny obszar, w którym przynosimy realną wartość. Jak przejść z papierowej dokumentacji HR na elektroniczną bez ryzyka błędów prawnych i bez paraliżowania pracy działu kadr? Z Office Systems digitalizacja dokumentów przebiega według sprawdzonego schematu, z pełną dokumentacją każdego etapu i gwarancją zgodności z obowiązującymi przepisami, w tym wymogami dotyczącymi elektronicznych akt osobowych i RODO w dokumentacji pracowniczej. Twoi pracownicy otrzymują wygodny system do zarządzania dokumentacją kadrową.
Nasze standardy potwierdzone certyfikatami ISO 27001 i ISO 9001 to gwarancja, że dokumentacja kadrowa Twojej firmy jest w rękach partnera, który traktuje bezpieczeństwo danych jako priorytet, a nie formalność. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy odciążyć Twój dział HR już od pierwszego miesiąca współpracy, abyś nie musiał samodzielnie zastanawiać się, jak poprawnie archiwizować dokumenty kadrowe.
FAQ
Od czego zacząć porządkowanie dokumentacji HR, jeśli firma nigdy wcześniej tego nie robiła?
Najlepiej zacząć od inwentaryzacji tego, co firma posiada. Warto sprawdzić kompletność teczek pracowniczych, zidentyfikować braki i ustalić, które dokumenty można już zlikwidować zgodnie z obowiązującymi terminami retencji. Dopiero po tym etapie warto myśleć o wdrożeniu systemu, który zapobiegnie powrotowi chaosu.
Czy dokumentacja HR byłych pracowników musi być przechowywana w taki sam sposób jak akt obecnych?
Tak, dokumentacja byłych pracowników podlega tym samym wymogom przechowywania co akta obecnych. Musi być kompletna, zabezpieczona przed nieuprawnionym dostępem i przechowywana przez wymagany przepisami okres, czyli 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 2019 roku lub 50 lat dla tych zatrudnionych wcześniej.