Papierowe teczki osobowe to często nie ułatwienie, a przeszkoda dla firmy — kosztowna, niepraktyczna i ryzykowna pod względem RODO. Jeśli prowadzisz dużą firmę lub zarządzasz dokumentacją kadrową od lat, wiesz, jak trudne jest ich bezpieczne przechowywanie i szybki dostęp. Sprawdź, jak przeprowadzić proces digitalizacji zgodnie z przepisami i zyskać kontrolę, porządek oraz bezpieczeństwo.
Jak zdigitalizować teczki osobowe zgodnie z RODO
Cyfrowe teczki osobowe to wygodne i nowoczesne rozwiązanie, ale ich wdrożenie musi być zgodne z restrykcyjnymi przepisami. Zarówno RODO a przechowywanie dokumentacji pracowniczej, jak i Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2018 r. nakładają konkretne obowiązki na pracodawcę. Niewłaściwe przechowywanie danych osobowych może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.
Przede wszystkim, digitalizacja dokumentacji pracowniczej musi odbywać się z zachowaniem zasad przetwarzania danych zawartych w RODO. Oznacza to, że dane muszą być przetwarzane w sposób zgodny z prawem, rzetelny, przejrzysty oraz zabezpieczony przed dostępem osób nieuprawnionych. Ostrożność ta ma na celu jak największe ograniczenie ryzyka wycieku danych wrażliwych.
Dodatkowo, jeśli firma decyduje się na wdrożenie elektronicznych akt osobowych w firmie, cyfrowa forma teczek musi spełniać konkretne wymagania techniczne:
- każdy dokument musi być odwzorowany w sposób wierny i czytelny,
- pliki muszą być zabezpieczone przed modyfikacją,
- należy zapewnić możliwość łatwego odtworzenia dokumentu na potrzeby kontroli (np. przez ZUS czy PIP).
Zgodnie z rozporządzeniem, akta muszą być podzielone na cztery części (A, B, C i D), odpowiadające różnym etapom zatrudnienia i relacji pracodawca–pracownik. Struktura ta musi zostać zachowana również po konwersji do formy cyfrowej.
W kontekście ochrony danych osobowych szczególne znaczenie ma także to, by digitalizacja danych kadrowych a ochrona danych osobowych były traktowane jako całość. Oznacza to konieczność zastosowania odpowiednich systemów informatycznych z kontrolą dostępu, szyfrowaniem i historią operacji na dokumentach.
Dlatego więc, aby dobrze zdigitalizować akta pracownicze zgodnie z RODO, najpierw należy zrozumieć ramy prawne, jakie narzucają obowiązujące przepisy, a dopiero później dobrać rozwiązanie technologiczne, które te wymagania spełni. Takie podejście daje gwarancję bezpieczeństwa, zgodności i gotowości na ewentualne kontrole. To wymagające i wieloetapowe zadanie, ale nie musisz go podejmować samodzielnie. Wystarczy oddelegować proces digitalizacji naszym specjalistom. Z powodzeniem pomagamy firmom już od 2001 roku.
Cyfryzacja akt osobowych pracowników zgodna z rozporządzeniem
W Rhenus Office Systems Poland wiemy, że cyfryzacja akt osobowych pracowników to proces wymagający precyzji, wiedzy i pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami – w tym z RODO oraz Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2019 roku. Dlatego każdy projekt prowadzimy kompleksowo z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Oto jak przebiega konwersja dokumentacji papierowej działu HR:
Zaczynamy od odbioru dokumentów bezpiecznym transportem, w którym wykorzystujemy samochody wyposażone w systemy śledzenia GPS. Dokumenty są przewożone w zamkniętych, plombowanych pojemnikach, co wyklucza możliwość nieautoryzowanego dostępu. Nad całym procesem czuwa nasz przeszkolony personel, który wie, jak postępować z dokumentacją zawierającą dane wrażliwe.
Po dostarczeniu do naszego centrum operacyjnego (dysponujemy kilkunastoma siedzibami na terenie całego kraju), teczki osobowe są klasyfikowane i przygotowywane do digitalizacji. Skanujemy je zgodnie z normą PDF/A, zapewniając trwałość i zgodność formatów z wymaganiami prawnymi. Następnie pliki są indeksowane, odpowiednio katalogowane oraz – jeśli jest taka potrzeba – opatrzone podpisem kwalifikowanym.
Kolejny krok to integracja z infrastrukturą IT Twojej firmy. Umieszczamy pliki w bezpiecznych, szyfrowanych środowiskach, a nasze systemy można bez problemu zsynchronizować z wewnętrznym oprogramowaniem HR organizacji. Dzięki temu dostęp do dokumentacji jest szybki, kontrolowany i możliwy z poziomu wielu lokalizacji – zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
Każdy etap realizujemy zgodnie z normą ISO 27001, co daje Ci pewność, że dane są przetwarzane w sposób zgodny z międzynarodowymi standardami. Efektem końcowym jest nie tylko elektroniczna teczka pracownicza, ale cały, bezpieczny i uporządkowany system zarządzania dokumentacją kadrową.
Dzięki naszej usłudze zyskujesz nie tylko przestrzeń, ale przede wszystkim czas i bezpieczeństwo, eliminując ryzyko zagubienia dokumentów, błędów archiwizacyjnych czy naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych. Wdrożenie elektronicznych akt osobowych w firmie staje się naprawdę proste.
Elektroniczne teczki pracownicze w codziennym użyciu
Elektroniczne teczki pracownicze radykalnie zmieniają sposób zarządzania dokumentacją kadrową. Zamiast wertować segregatory, pracownicy działu HR i administracji zyskują szybki i uporządkowany dostęp do informacji — z dowolnego miejsca i o każdej porze.
Dzięki odpowiedniej konfiguracji uprawnień, dokumenty są dostępne tylko dla wyznaczonych osób, co minimalizuje ryzyko naruszenia zasad RODO a przechowywanie dokumentacji pracowniczej. To szczególnie ważne przy obsłudze spraw bieżących, takich jak: kontrole z ZUS, wnioski pracowników czy aktualizacje danych osobowych.
Na co dzień elektroniczne teczki pracownicze pozwalają:
- zaoszczędzić czas potrzebny na wyszukiwanie dokumentów,
- zautomatyzować część działań HR (np. generowanie zestawień),
- uprościć współpracę między oddziałami firmy.
W praktyce oznacza to większą elastyczność i wyższy poziom organizacji, nawet w dużych strukturach, które do tej pory borykały się z ręcznym obiegiem papierowych akt.
Co ważne, jeśli wiesz, jak wdrożyć elektroniczne teczki osobowe zgodnie z przepisami, codzienne korzystanie z systemu staje się intuicyjne i bezpieczne. Nasi specjaliści zadbają o to, aby cały Twój zespół został do tego odpowiednio przeszkolony. Przejrzysta struktura danych oraz historia operacji sprawi, że każda zmiana w dokumentacji będzie odnotowana i możliwa do zweryfikowania.
Digitalizacja danych kadrowych a ochrona danych osobowych
Digitalizacja danych kadrowych przynosi wiele korzyści, ale wymaga szczególnej uwagi w kwestii bezpieczeństwa informacji. Wdrożenie elektronicznych akt osobowych w firmie musi być ściśle powiązane z przestrzeganiem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
RODO a przechowywanie dokumentacji pracowniczej nakłada na pracodawcę obowiązek zabezpieczenia danych przed nieautoryzowanym dostępem, utratą czy zniszczeniem. Dlatego cyfryzacja akt osobowych pracowników zgodna z rozporządzeniem to nie tylko sama konwersja dokumentów papierowych działu HR na format elektroniczny.
Kluczowe jest zastosowanie odpowiednich mechanizmów kontroli dostępu, szyfrowania danych oraz pełnej audytowalności procesów. Takie podejście to najlepsza odpowiedź na wyzwanie, jak zdigitalizować teczki osobowe zgodnie z RODO i jednocześnie zabezpieczyć wrażliwe informacje. Dzięki współpracy z naszą firmą to wszystko stanowi jeden z etapów digitalizacji. Zabezpieczamy dane Twojej firmy, aby były one w pełni chronione.
Chcesz wdrożyć cyfrowe teczki osobowe zgodnie z przepisami i mieć pewność, że wszystko działa bezpiecznie i sprawnie? Skontaktuj się z nami! Zadbamy o każdy etap procesu za Ciebie.
FAQ — to także może Cię zainteresować
Jakie zabezpieczenia chronią elektroniczne teczki pracownicze przed dostępem osób nieuprawnionych?
W Rhenus Office Systems Poland chronimy elektroniczne teczki pracownicze za pomocą wielowarstwowych zabezpieczeń. Dane są przechowywane w zaszyfrowanym środowisku IT, z ograniczonym dostępem wyłącznie dla uprawnionych osób. Wszystkie operacje są rejestrowane, a dostęp kontrolowany na poziomie użytkownika. Pracujemy zgodnie z normą ISO 27001, a nasze systemy są dodatkowo chronione fizycznie i logicznie – m.in. przez zapory sieciowe, szyfrowanie transmisji oraz uwierzytelnianie dwuskładnikowe.
Czy mogę zintegrować elektroniczne teczki pracownicze z systemem HR, z którego już korzystam?
Tak, zapewniamy możliwość integracji elektronicznych teczek pracowniczych z Twoim istniejącym systemem HR. Wdrożenie elektronicznych akt osobowych w firmie, dzięki naszym rozwiązaniom jest elastyczne i dostosowywane indywidualnie. Synchronizacja przebiega sprawnie i bezpiecznie, z zachowaniem wszystkich standardów ochrony danych.