Skasowany plik nadal istnieje. Podarty dokument można posklejać. Sformatowany dysk można odczytać. Trwałe usunięcie danych to znacznie więcej niż większość firm zdaje sobie sprawę, a złudne poczucie bezpieczeństwa potrafi kosztować więcej niż jakakolwiek inwestycja w profesjonalne rozwiązania. Sprawdź, co naprawdę oznacza obowiązek trwałego usunięcia danych i jak Office Systems Poland dba o to, żeby Twoje dane znikały naprawdę.
Obowiązek trwałego usunięcia danych, co oznacza?
Trwałe usunięcie danych to pojęcie, które brzmi technicznie, ale w praktyce dotyczy każdej firmy przetwarzającej informacje o klientach, pracownikach czy kontrahentach. Obowiązek trwałego usunięcia danych pojawia się w momencie, gdy dane przestają być potrzebne do celu, w którym zostały zebrane, lub gdy upłynął wymagany przepisami okres ich przechowywania. Od tego momentu firma nie ma prawa ich dalej przechowywać, a ich usunięcie musi być nieodwracalne.
Co oznacza nieodwracalność? Dane muszą zostać zniszczone w sposób, który wyklucza jakąkolwiek możliwość ich odzyskania. W przypadku dokumentów papierowych nie wystarczy wyrzucenie do kosza ani nawet pocięcie
na paski.
Trwałe usunięcie dokumentów papierowych wymaga zastosowania metody, która uniemożliwia rekonstrukcję treści, niezależnie od zastosowanej technologii czy nakładu pracy. W przypadku nośników cyfrowych samo skasowanie pliku lub sformatowanie dysku również nie spełnia tego wymogu, bo dane mogą zostać odzyskane przy użyciu specjalistycznego oprogramowania.
Usuwanie danych osobowych z akt to obowiązek, który dotyczy szerokiego katalogu dokumentów. Obejmuje nie tylko teczki pracownicze i dane klientów, ale też umowy z kontrahentami, dokumentację finansową, oferty handlowe, korespondencję biznesową czy dokumentację projektową zawierającą informacje poufne. Każdy z tych zasobów, po upływie okresu retencji, musi zostać usunięty w sposób trwały i udokumentowany. Firma, która tego nie robi, przechowuje dane dłużej niż jest to konieczne, co samo w sobie stanowi naruszenie przepisów.
Dokumenty kończą swój cykl życia w różnym czasie, dlatego system zarządzania dokumentacją powinien automatycznie sygnalizować, kiedy konkretne zasoby są gotowe do usunięcia. Bez takiego systemu firma ryzykuje przechowywanie nieaktualnych danych przez lata, narażając się na konsekwencje prawne i operacyjne. Tylko trwałe zniszczenie dokumentów gwarantuje zgodność z wymogami prawa.
Trwałe usunięcie danych a RODO
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych wprowadza zasadę ograniczenia przechowywania, która wprost zakazuje trzymania danych osobowych dłużej niż jest to niezbędne do realizacji celu, w którym zostały zebrane.
Każda firma musi nie tylko wiedzieć, jakie dane przetwarza, ale też kiedy i w jaki sposób powinna je usunąć. To temat, który dotyka każdej organizacji zatrudniającej pracowników, obsługującej klientów lub współpracującej z kontrahentami.
RODO i niszczenie dokumentów wymaga od administratorów danych wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo przetwarzania, a obowiązek ten obejmuje również etap usuwania danych. Co istotne, przepisy nakładają na firmy obowiązek udowodnienia, że dane zostały usunięte prawidłowo.
Oznacza to konieczność prowadzenia dokumentacji procesu usuwania, w tym protokołu zniszczenia potwierdzającego datę, zakres i metodę utylizacji. Brak takiej dokumentacji jest traktowany przez organy nadzorcze jako naruszenie zasady rozliczalności, nawet jeśli samo niszczenie przebiegło prawidłowo.
Trwałe usunięcie danych a RODO to także kwestia odpowiedzialności za podmioty przetwarzające. Jeśli firma powierza niszczenie dokumentów zewnętrznemu partnerowi, musi zawrzeć z nim umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych i upewnić się, że partner zapewnia odpowiedni poziom ochrony. Skontaktuj się z naszymi pracownikami, którzy opowiedzą Ci o całej, certyfikowanej procedurze w naszej firmie.
Wybór podmiotu bez certyfikatów, bez udokumentowanych procedur i bez możliwości wystawienia protokołu zniszczenia to nie tylko ryzyko operacyjne, ale też naruszenie przepisów RODO, za które odpowiada administrator danych, czyli sama firma.
Urząd Ochrony Danych Osobowych w swoich wytycznych i decyzjach wielokrotnie podkreślał, że bezpieczne niszczenie dokumentów jest integralną częścią systemu ochrony danych. Kontrole RODO coraz częściej obejmują weryfikację procedur niszczenia dokumentów, a nie tylko polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych.
Firmy, które nie mają udokumentowanego procesu usuwania danych, są szczególnie narażone na negatywne konsekwencje takich kontroli.
Jak trwale usunąć dane z dokumentów z pomocą Office Systems Poland?
Realizacja obowiązku trwałego usunięcia danych wymaga partnera, który rozumie zarówno stronę prawną, jak i operacyjną tego procesu. W Office Systems Poland oferujemy kompleksową obsługę niszczenia dokumentów papierowych i nośników cyfrowych, zaprojektowaną tak, aby każdy etap był w pełni kontrolowany i udokumentowany.
Proces zaczyna się w siedzibie klienta. Dokumenty przeznaczone do zniszczenia trafiają do naszych specjalnie zabezpieczonych pojemników, które są plombowane na miejscu. Od tego momentu nikt nieuprawniony nie ma do nich dostępu.
Transport odbywa się pojazdami monitorowanymi systemem GPS, a każdy przejazd jest rejestrowany i możliwy do weryfikacji przez klienta. To poziom kontroli, którego żadna biurowa niszczarka nie jest w stanie zapewnić.
Bezpieczne niszczenie dokumentów realizujemy zgodnie z normą ISO 21964, która precyzyjnie określa wymagania dotyczące nieodwracalnej utylizacji nośników informacji. Dla dokumentów zawierających dane szczególnej kategorii stosujemy najwyższe poziomy bezpieczeństwa cięcia, wykluczające jakąkolwiek możliwość rekonstrukcji treści.
Każde zlecenie kończymy wystawieniem certyfikatu zniszczenia, który zawiera datę, zakres, metodę utylizacji oraz potwierdzenie zgodności z obowiązującymi normami.
Obsługujemy również niszczenie dysków twardych i innych nośników cyfrowych, dla których samo skasowanie danych nie spełnia wymogów trwałego usunięcia. Fizyczna destrukcja nośnika to jedyna metoda, która gwarantuje, że przechowywane na nim informacje nie zostaną odzyskane.
Dla firm z Trójmiasta realizujemy np. niszczenie dysków Sopot i okolicznych miejscowości, z odbiorem bezpośrednio z siedziby klienta i pełną dokumentacją procesu.
Współpracujemy z organizacjami z różnych sektorów, dla których trwałe usuwanie danych osobowych jest codziennym obowiązkiem operacyjnym. To duże i średnie firmy, dla których czas i precyzja ma ogromne znaczenie. Nasi klienci nie muszą zastanawiać się, jak trwale usunąć dane z dokumentów. Całym procesem zajmujemy się za nich, a po jego przeprowadzeniu dostarczamy protokół zniszczenia.
Dlaczego firmy wybierają Office Systems Poland do usuwania dokumentów?
Każda firma w pewnym momencie staje przed tym samym pytaniem: co zrobić z danymi, które przestały być potrzebne? Odpowiedź, której udzielają przedsiębiorcy współpracujący z Office Systems Poland, jest zawsze taka sama: zlecić to specjalistom i nie tracić na to ani minuty więcej.
W Office Systems obsługujemy pełne spektrum potrzeb w obszarze trwałego usuwania danych. Dokumenty papierowe niszczymy metodami zgodnymi z normą ISO 21964, na poziomach bezpieczeństwa niedostępnych dla żadnego urządzenia biurowego.
Natomiast niszczenie dysków twardych i innych nośników cyfrowych realizujemy poprzez fizyczne niszczenie nośnika lub demagnetyzację, która jako jedyna wyklucza możliwość odzyskania danych przy użyciu jakiegokolwiek oprogramowania. To szczególnie istotne dla firm przechodzących modernizację sprzętu lub likwidujących stare zasoby IT.
Dla organizacji, którym zależy na pełnej kontroli nad procesem, oferujemy trwałe usunięcie dokumentów papierowych realizowane bezpośrednio w siedzibie. Mobilna jednostka niszcząca przyjeżdża na miejsce, a cały proces odbywa się w obecności przedstawiciela firmy.
Stacjonarne usuwanie danych w firmie, to rozwiązanie doceniają szczególnie instytucje finansowe, placówki medyczne i kancelarie prawne, dla których bezpieczne usuwanie dokumentów musi być możliwe do zweryfikowania na każdym etapie. Ochrona danych w archiwum jest tu zachowana na najwyższym poziomie.
Współpracujemy z klientami z całej Polski. Naszym partnerom zapewniamy nie tylko realizację zlecenia, ale też pełne wsparcie w zakresie zgodności z wymogami prawnymi, doradztwo przy tworzeniu procedur niszczenia dokumentów i niezbędna pomoc. To podejście, które wykracza daleko poza standardową usługę niszczenia i czyni z nas partnera strategicznego, a nie tylko wykonawcę.
FAQ
Czy usunięcie pliku z komputera oznacza trwałe usunięcie danych?
Standardowe usunięcie pliku lub sformatowanie nośnika nie gwarantuje trwałego usunięcia danych. Przy użyciu specjalistycznego oprogramowania dane można odtworzyć nawet z pozornie wyczyszczonego dysku. Trwałe usunięcie danych wymaga fizycznej destrukcji nośnika lub zastosowania certyfikowanych metod nadpisywania danych.
Kogo dotyczy obowiązek trwałego usunięcia danych?
Każdego administratora danych osobowych, a więc praktycznie każdej firmy, która przetwarza dane swoich pracowników, klientów lub kontrahentów. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z RODO i dotyczy zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych nośników danych.