Segregatory, teczki, stosy wydruków i godziny spędzone na szukaniu jednego dokumentu: tak przez lata wyglądała codzienność wielu działów HR. Dziś to przeszłość. Elektroniczne akta pracownicze pozwalają odzyskać czas, przestrzeń i kontrolę nad dokumentacją kadrową. Pytanie nie brzmi już, czy warto przejść na e-teczki, lecz jak zrobić to dobrze. Odpowiedź znajdziesz poniżej.
Czym są e-teczki pracownicze?
Cyfrowy odpowiednik tradycyjnej teczki personalnej, tym dokładnie jest, w najprostszym rozumieniu, elektroniczna teczka personalna. To komplet dokumentów pracowniczych przechowywany w formie elektronicznej, podzielony na części zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.
Elektroniczna teczka personalna została wprowadzona do polskiego porządku prawnego w 2019 roku, kiedy znowelizowano przepisy Kodeksu pracy. Od tego momentu pracodawcy mają prawo wyboru: prowadzić dokumentację w formie papierowej lub elektronicznej.
Elektroniczne akta pracownicze przepisy nakładają na pracodawcę kilka konkretnych obowiązków. Dokumentacja elektroniczna musi być prowadzona w sposób zapewniający jej integralność, czytelność i dostępność przez cały okres przechowywania. Każdy dokument powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, potwierdzającą zgodność z oryginałem.
Pracodawca jest też zobowiązany do poinformowania pracownika o zmianie formy prowadzenia dokumentacji i umożliwienia mu odbioru poprzedniej wersji papierowej.
Jak dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej ułatwia codzienną pracę działu HR?
Działy HR w średnich i dużych organizacjach zarządzają dokumentacją dziesiątek, a nierzadko setek pracowników. Każde zatrudnienie, zwolnienie, zmiana stanowiska czy szkolenie generuje kolejne dokumenty, które trzeba zarejestrować, opisać i bezpiecznie przechować. Cyfrowa dokumentacja pracownicza eliminuje najbardziej czasochłonne elementy pracy: fizyczne wyszukiwanie dokumentów, ręczne kompletowanie teczek i konieczność fizycznej obecności w miejscu archiwum.
Korzyści odczuwalne są natychmiast. Zamiast przeszukiwać segregatory, pracownik HR odnajduje potrzebny dokument w kilka sekund. Zamiast drukować i podpisywać stosy papierów, obieg dokumentów odbywa się elektronicznie. Cyfryzacja dokumentów kadrowych skraca czas obsługi procesów kadrowych, redukuje ryzyko błędów i pozwala działowi HR skupić się na zadaniach strategicznych, a nie administracyjnych.
Efekty widoczne są też w skali całej firmy. Elektroniczny dostęp do dokumentacji oznacza, że uprawnione osoby: menedżerowie, dział prawny czy księgowość, mogą sprawnie korzystać z potrzebnych informacji bez angażowania działu HR jako pośrednika. Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej poprawia też bezpieczeństwo danych: precyzyjna kontrola dostępu sprawia, że do konkretnych dokumentów docierają wyłącznie osoby do tego upoważnione, co bezpośrednio przekłada się na zgodność z wymogami RODO.
Jak przejść na elektroniczne akta osobowe w firmie?
Decyzja o takiej zmianie, to dopiero początek drogi. Digitalizacja dokumentów jest procesem złożonym, wieloetapowym i wymaga starannego przygotowania, zarówno pod względem technicznym, jak i organizacyjnym oraz prawnym. Trzeba zadbać o właściwe skanowanie dokumentów, ich indeksowanie, nadanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych i integrację z systemami kadrowymi firmy. Do tego dochodzi konieczność powiadomienia pracowników i zapewnienia im dostępu do poprzedniej wersji dokumentacji.
Skala tego przedsięwzięcia często zaskakuje firmy, które decydują się przeprowadzić je samodzielnie. Już przy kilkudziesięciu pracownikach digitalizacja dokumentów kadrowych pochłania znaczne zasoby czasu i ludzi, a ryzyko błędów, które mogą mieć konsekwencje prawne, jest realne.
W przypadku większych organizacji, zatrudniających setki lub tysiące osób, samodzielna realizacja tego procesu staje się po prostu niewykonalna bez dedykowanego zespołu i specjalistycznej infrastruktury.
Na szczęście nie trzeba mierzyć się z tym wyzwaniem w pojedynkę. Office Systems Poland od lat realizuje cyfryzację procesów HR dla firm z różnych branż i o różnej skali działania. Nasze doświadczenie i sprawdzone procedury pozwalają przeprowadzić cały proces sprawnie, bezpiecznie i w zgodzie z obowiązującymi przepisami, bez zakłócania codziennej pracy działu HR i bez ryzyka, że cokolwiek zostanie przeoczone.
Jak wdrożyć e-teczki pracownicze w sposób profesjonalny?
Realizując wdrożenie digitalizacji teczek osobowych, działamy według sprawdzonego i przejrzystego procesu, który minimalizuje ryzyko błędów i zapewnia pełną zgodność z przepisami. Oto jak wygląda to w praktyce:
- Analiza i inwentaryzacja zasobów: na początku dokładnie oceniamy stan istniejącej dokumentacji papierowej, jej zakres, strukturę i kompletność.
- Skanowanie i indeksowanie: digitalizacja dokumentów odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów jakości. Każdy dokument jest skanowany, opisywany i indeksowany w sposób umożliwiający błyskawiczne wyszukiwanie.
- Archiwizacja dokumentów papierowych: po zakończeniu digitalizacji oryginały papierowe mogą zostać przekazane pracownikom lub powierzone nam w celu bezpiecznego przechowywania bądź zniszczenia zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Wsparcie po wdrożeniu: służymy pomocą na każdym etapie po zakończeniu procesu, odpowiadając na pytania i reagując na ewentualne potrzeby wynikające z bieżącej obsługi dokumentacji.
Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej - wdrożenie z naszą pomocą
Kompleksowa obsługa dokumentacji kadrowej to jeden z obszarów, w których nasze doświadczenie i infrastruktura przekładają się na realne korzyści dla klientów. Firmy, które zdecydowały się na współpracę z nami, zyskały nie tylko sprawnie działający system, ale też pewność, że cały proces przebiegł zgodnie z obowiązującymi zasadami prawa i bez zakłóceń codziennej pracy.
Poza cyfrową dokumentacją pracowniczą oferujemy pełne spektrum usług w obszarze zarządzania dokumentami: od archiwizacja dokumentów i bezpiecznego przechowywania akt, przez digitalizację faktur i dokumentacji technicznej, aż po certyfikowane niszczenie dokumentów i nośników cyfrowych. Dzięki temu możemy być partnerem, który obsługuje dokumentację Twojej firmy kompleksowo, na każdym etapie jej cyklu życia i w każdym obszarze działalności.
Jesteś gotowy na przejście na elektroniczne akta osobowe w swojej organizacji? Skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przeprowadzić ten proces sprawnie, bezpiecznie i bez zbędnych komplikacji.
FAQ
Czy pracownicy muszą wyrazić zgodę na digitalizację swoich akt osobowych?
Pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika na zmianę formy prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną. Ma jednak obowiązek poinformowania go o tej zmianie oraz umożliwienia odbioru dotychczasowej dokumentacji papierowej w terminie 30 dni od powiadomienia.
Czy e-teczki mają taką samą moc prawną jak dokumenty papierowe?
Tak, pod warunkiem że zostały prawidłowo przygotowane. Każdy zdigitalizowany dokument musi być opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną potwierdzającą jego zgodność z oryginałem. Spełnienie tego wymogu nadaje dokumentowi elektronicznemu pełną moc prawną równoważną z wersją papierową.