Gdy w grupie kapitałowej każda spółka działa według indywidualnie stworzonych zasad dotyczących obiegu faktur, stają się one punktem zapalnym, a nie źródłem wiedzy o sytuacji finansowej. Brak ujednoliconych zasad, ręczne procesy zarządzania i utrudniona analiza to rzeczywistość wielu holdingów. Tymczasem dobrze zaprojektowana standaryzacja cyfrowego obiegu dokumentów może być źródłem korzyści dla wszystkich spółek. Jak wygląda to w praktyce i jak możemy Ci w tym pomóc? Tego dowiesz się z naszego poradnika.
Standaryzacja obiegu faktur w grupie kapitałowej — dlaczego jest istotna?
W strukturach grup kapitałowych wielokrotnie zdarza się, że każda spółka działa według własnych przyzwyczajeń i wewnętrznych ustaleń. Korzysta z różnych systemów, wdraża inne procedury, inaczej dekretuje i akceptuje dokumenty. Brak wspólnego standardu w ramach całej grupy kapitałowej powoduje, że obieg faktur staje się nieprzewidywalny, trudny do kontrolowania i podatny na błędy.
Przez takie utrudnienia działy finansowe zmagają się z opóźnieniami w procesach, problemami z rozliczaniem kosztów i brakiem pełnego wglądu w dane. To z kolei wpływa na ograniczoną kontrolę budżetową i brak możliwości sprawnego raportowania w ujęciu całej grupy. Standaryzacja obiegu faktur w grupie kapitałowej staje się więc nie tyle optymalizacją, ile koniecznością. Szczególnie gdy pod uwagę weźmiemy nadchodzące zmiany prawne, takie jak obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-faktur (KSeF).
Digitalizacja obiegu faktur przy wielu spółkach pozwala na ujednolicenie procedur niezależnie od skali i złożoności struktury organizacyjnej. Cyfrowy obieg faktur między spółkami to sposób na automatyczne przetwarzanie dokumentów, eliminację ręcznie wprowadzanych błędów i znaczące przyspieszenie całego obiegu.
Jak usprawnić obieg faktur w wielu spółkach
Usprawnienie obiegu faktur w ramach grupy kapitałowej zaczyna się od ujednolicenia jej procesów. Cyfryzacja dokumentów księgowych w dużych organizacjach pozwala na odejście od fizycznego obiegu i papierowej archiwizacji na rzecz wystandaryzowanych, przejrzystych ścieżek akceptacji, dekretacji i rozliczeń. Kluczowe jest, by wszystkie spółki wchodzące w skład holdingu pracowały na jednolitym schemacie działania, niezależnie od ich wewnętrznych struktur.
Jak więc usprawnić obieg faktur w wielu spółkach? Przede wszystkim poprzez wprowadzenie zautomatyzowanego, cyfrowego workflow z centralnym repozytorium danych i przełożeniu tego na działania poszczególnych spółek. Właśnie w tym wspieramy naszych klientów i chętnie pomożemy także Tobie.
W praktyce oznacza to wdrożenie elektronicznego obiegu faktur w grupie firm, który obejmuje nie tylko digitalizację dokumentów, ale też integrację z używanymi systemami finansowo-księgowymi. Całość ułatwia również efektywne zarządzanie fakturami w ramach holdingu, zwiększając kontrolę nad wydatkami i umożliwiając bieżący monitoring statusu dokumentów między spółkami. To nie tylko przyspiesza procesy, ale pozwala też zespołom księgowym pracować na jednolitych danych.
Cyfrowy obieg faktur między spółkami — zalety rozwiązania
Cyfrowy obieg faktur między spółkami to przede wszystkim lepsza kontrola, większa spójność danych i oszczędność czasu. Zamiast przesyłać dokumenty między działami i firmami w sposób ręczny czy mailowy, całość przebiega automatycznie w ramach jednego, wspólnego, zintegrowanego systemu. Taki model nie tylko przyspiesza procesy, ale też ogranicza ryzyko pomyłek i zatorów w akceptacji.
Korzyści? Wymierne zwłaszcza w przypadku dużych organizacji. Digitalizacja obiegu faktur przy wielu spółkach pozwala m.in. na:
- standaryzację procesów fakturowania w grupie kapitałowej,
- bieżący monitoring statusów dokumentów i dekretacji,
- integrację z ERP i narzędziami księgowymi,
- zgodność z wymogami KSeF i archiwizację w formie elektronicznej.
Dzięki temu możliwe staje się efektywne zarządzanie fakturami w ramach holdingu, niezależnie od skali operacji czy liczby spółek powiązanych.
Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur w grupie firm — skorzystaj ze wsparcia specjalistów
Samodzielne próby wdrożenia cyfrowego obiegu faktur w grupie kapitałowej często kończą się fragmentaryzacją działań. Każda spółka funkcjonuje bowiem według własnych zasad. Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur w grupie firm to proces wymagający precyzji, doświadczenia i technologicznego zaplecza. W Rhenus Office Systems Poland realizujemy go kompleksowo. Celem, który nam przyświeca, jest nie tylko digitalizacja obiegu faktur przy wielu spółkach, ale przede wszystkim ujednolicenie procesów i zwiększenie efektywności całej organizacji.
Całość rozpoczyna się od fizycznego lub cyfrowego odbioru dokumentów z wielu lokalizacji i spółek należących do grupy. Na tym etapie nasi specjaliści nie tylko transportuje faktury w bezpieczny sposób przy użyciu samochodów wyposażonych w system śledzenia GPS, ale też kategoryzują je, porządkują i przygotowują do dalszej digitalizacji. Dokumenty są weryfikowane pod kątem poprawności danych oraz kwalifikowane do dalszego przetwarzania.
Dokumentacja papierowa trafia do wysokowydajnych skanerów, gdzie jest przetwarzana na pliki cyfrowe. Kolejny krok to zastosowanie technologii OCR, która umożliwia automatyczny odczyt najważniejszych danych, takich jak NIP, numer faktury, kwota czy daty. Po tym etapie faktury są indeksowane według ustalonych metadanych (np. spółka, kontrahent, okres rozliczeniowy), co pozwala na szybkie filtrowanie i zarządzanie danymi w ramach cyfrowego archiwum.
Gotowa dokumentacja trafia do repozytorium elektronicznego, które spełnia wszystkie wymogi formalne. Zapewnia autentyczność, integralność i czytelność dokumentów zgodnie z Ustawą o VAT i przyszłymi wymogami KSeF. W razie potrzeby oryginały papierowe mogą być przechowywane w naszych archiwach. Dzięki temu cyfryzacja obiegu faktur przy wielu spółkach nie wymaga już dodatkowego obciążania zasobów Twoich spółek.
W ramach standaryzacji obiegu faktur w grupie kapitałowej dostarczamy także narzędzia do zarządzania całym procesem, również z poziomu wielu spółek i systemów. Twoi pracownicy zyskują pełną kontrolę nad obiegiem, a dzięki systemom autoryzacji i definiowania ról możliwe jest precyzyjne zarządzanie dostępem.
Proces wdrożenia elektronicznego obiegu faktur w grupie firm nie musi być ani kosztowny, ani skomplikowany. Nie musisz jednak głowić się nad tym, jak ujednolicić procesy fakturowania w firmach powiązanych. Dzięki doświadczeniu, technologii i zrozumieniu wyzwań dużych organizacji, nasz zespół potrafi zaprojektować i wdrożyć rozwiązania, które odciążają struktury finansowe. Jeśli Twoja grupa kapitałowa wciąż zmaga się z rozproszonym, czasochłonnym obiegiem faktur, to dobry moment, by sięgnąć po sprawdzoną alternatywę.
FAQ — to także może Cię zainteresować
Czy wdrożenie elektronicznego obiegu faktur w każdej spółce musi przebiegać identycznie, jeśli różnią się one strukturą lub systemami księgowymi?
Nie, proces wdrożenia dostosowujemy do specyfiki każdej spółki, ale cel pozostaje wspólny: standaryzacja i integracja. Różnice w systemach czy strukturze nie przeszkadzają w stworzeniu jednolitego, spójnego obiegu faktur w całej grupie.
Jak długo trwa proces digitalizacji i standaryzacji obiegu faktur w całej grupie kapitałowej?
Czas potrzebny na wdrożenie elektronicznego obiegu faktur w grupie firm zależy od liczby spółek, stopnia złożoności procesów i dostępnej dokumentacji. Szczegółowe informacje na temat potrzebnego do wdrożenia czasu jesteśmy w stanie przekazać po przeprowadzeniu analizy, dlatego koniecznie skontaktuj się z naszymi specjalistami, abyśmy mogli poznać indywidualne potrzeby Twoich spółek.