Niekompletna teczka pracownicza, dokumenty w złych częściach akt, brak numeracji, nieaktualne zakresy obowiązków. To błędy, które kumulują się latami i ujawniają dopiero podczas kontroli PIP lub audytu. Sprawdź, jak prowadzić akta osobowe zgodnie z przepisami i dlaczego coraz więcej działów HR powierza ich przechowywanie Office Systems Poland.
Co powinna zawierać teczka pracownicza?
Obowiązek prowadzenia akt osobowych wynika wprost z Kodeksu pracy i rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku. Przepisy nie pozostawiają tu miejsca na dowolność: teczka pracownicza musi być podzielona na cztery części, oznaczone literami A, B, C i D, a każda z nich obejmuje dokumenty związane z innym etapem zatrudnienia.
Co powinna zawierać teczka pracownicza w każdej z tych części?
Część A gromadzi dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie: kwestionariusz osobowy kandydata, świadectwa i dyplomy potwierdzające kwalifikacje, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia oraz inne dokumenty wymagane przepisami szczególnymi.
Część B to najobszerniejsza sekcja, obejmująca dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu stosunku pracy. Znajdą się tu umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, zakresy obowiązków, dokumenty związane ze szkoleniami BHP, oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminami, dokumenty dotyczące awansów i zmian warunków zatrudnienia oraz wnioski urlopowe.
Część C zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy: wypowiedzenie umowy lub porozumienie stron, świadectwo pracy oraz dokumenty dotyczące ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
Część D przeznaczona jest na dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.
Warto podkreślić, że prawidłowa struktura teczki to nie tylko kwestia organizacyjna. Akta osobowe pracownika jak je prowadzić zgodnie z przepisami oznacza m.in. chronologiczne układanie dokumentów w każdej części, ich numerowanie i sporządzanie wykazu zawartości. Brak tych elementów może skutkować uwagami podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Najczęstsze błędy w prowadzeniu teczki pracowniczej
Prowadzenie akt osobowych wydaje się prostym zadaniem, dopóki nie zetknie się z konsekwencjami błędów podczas kontroli PIP lub audytu wewnętrznego. W naszej praktyce obserwujemy, że pewne uchybienia powtarzają się niezależnie od branży i wielkości firmy.
- Brak chronologii i numeracji dokumentów. Dokumenty w poszczególnych częściach teczki powinny być ułożone chronologicznie i ponumerowane, a każda część powinna zawierać wykaz dokumentów. Niespełnienie tego wymogu to jeden z najczęstszych zarzutów podczas kontroli.
- Umieszczanie dokumentów w niewłaściwych częściach teczki. Wnioski urlopowe w części A zamiast B, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia w części B zamiast A, kary porządkowe bez wyodrębnienia do części D. Takie pomyłki zdarzają się częściej, niż mogłoby się wydawać, szczególnie przy przejęciu dokumentacji po poprzednim pracowniku działu HR.
- Przechowywanie dokumentów, których nie wolno żądać. RODO ogranicza zakres danych, które pracodawca może gromadzić. Informacje o stanie cywilnym czy wyznaniu nie powinny znajdować się w teczce, chyba że pracownik dobrowolnie je udostępnił w określonym celu. Ponadto dokumentacja kadrowa zgodnie z RODO, jak zabezpieczyć to temat, który wymaga znajomości nie tylko Kodeksu pracy, ale i przepisów o ochronie danych osobowych.
- Błędne ustalenie okresu przechowywania. Teczka pracownicza 10 czy 50 lat co obowiązuje? To pytanie, z którym zmaga się wiele działów HR. Odpowiedź zależy od daty zatrudnienia pracownika: dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres ten wynosi 10 lat, dla wcześniejszych może sięgać 50 lat. Pomylenie tych terminów może skutkować zarówno przedwczesnym zniszczeniem dokumentów, jak i ich zbędnym przechowywaniem wbrew zasadzie minimalizacji danych. Pamiętaj, że to, jak długo przechowywać akta osobowe pracownika, jest naprawdę ważne.
- Brak aktualizacji teczki po zmianach w stosunku pracy. Każda zmiana stanowiska, wynagrodzenia czy zakresu obowiązków wymaga uzupełnienia dokumentacji. Teczki, które zawierają jedynie dokumenty z momentu zatrudnienia, a nie odzwierciedlają historii zatrudnienia, są niekompletne.
- Nieodpowiednie zabezpieczenie fizyczne akt. Teczki przechowywane w ogólnodostępnych szafach, bez kontroli dostępu, naruszają zarówno przepisy Kodeksu pracy, jak i RODO. Jakie dokumenty wchodzą w skład akt osobowych to jedna kwestia, a ich właściwe zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem to zupełnie inna, równie istotna sprawa.
- Brak procedury wydawania dokumentów na wniosek pracownika. Pracownik ma prawo wglądu do swojej teczki i otrzymania kopii dokumentów. Firmy, które nie mają w tym zakresie żadnych procedur, ryzykują zarówno naruszenie praw pracowniczych, jak i nieuprawnione ujawnienie danych innych osób.
Błędy w prowadzeniu teczki pracowniczej potrafią być bardzo kosztowne. Zarówno wizerunkowo, jak i finansowo. Dlatego warto skorzystać z naszego wsparcia w tym procesie. Dodatkowo częstym pytaniem jest: Dokumentacja kadrowa zgodnie z RODO jak zabezpieczyć? Nasi eksperci pomogą Ci także z dopełnieniem wszystkich obowiązków prawnych.
Jak uporządkować dokumentację pracowniczą w firmie?
Porządkowanie akt osobowych to zadanie, które w teorii należy do obowiązków działu HR. W praktyce, szczególnie w firmach z wieloletnią historią zatrudnienia, jest to projekt pochłaniający tygodnie pracy. Weryfikacja kompletności każdej teczki, uzupełnianie braków, segregacja według części, identyfikacja dokumentów z przekroczonym okresem retencji. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset pracownikach skala tego przedsięwzięcia potrafi zaskoczyć nawet doświadczone zespoły kadrowe.
Jak przygotować teczki pracownicze do kontroli PIP to kolejne pytanie, z którym trafiają do nas firmy tuż przed zapowiedzianą inspekcją. Staramy się jednak przekonywać klientów, że porządkowanie dokumentacji warto przeprowadzić zanim pojawi się zewnętrzna presja. Teczki prowadzone na bieżąco i zgodnie z przepisami nie wymagają gorączkowych działań przed kontrolą, a dział HR może skupić się na zadaniach strategicznych zamiast administracyjnych.
Coraz więcej firm przekazuje zarządzanie dokumentacją w nasze ręce. Przechowywanie uporządkowanych akt osobowych realizujemy w naszych certyfikowanych obiektach archiwalnych. Jak długo przechowywać akta osobowe pracownika to kwestia, którą bierzemy pod uwagę przy każdym przyjętym zasobie: każda teczka otrzymuje przypisany termin retencji, a gdy ten upłynie, informujemy klienta i realizujemy certyfikowane niszczenie z wystawieniem protokołu. Dzięki temu Twoja firma nie musi samodzielnie śledzić dziesiątek różnych terminów, a pracownicy zastanawiać się co chwilę, jak uporządkować dokumentację pracowniczą w firmie.
Digitalizacja akt pracowniczych - czy warto?
Dla firm, które chcą wyjść poza papierowe archiwum, idealna będzie digitalizacja dokumentów kadrowych. Elektroniczne akta osobowe, prowadzone zgodnie z przepisami Kodeksu pracy i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, to rozwiązanie eliminujące fizyczne archiwum kadrowe i zapewniające natychmiastowy dostęp do każdej teczki z dowolnego miejsca.
Warto wiedzieć, jak wdrożyć digitalizację teczek osobowych. My realizujemy to kompleksowo: odbieramy dokumenty papierowe, skanujemy je, indeksujemy i dostarczamy gotowe archiwum cyfrowe. Otrzymujesz od nas pełną dokumentację procesu i pewność, że każdy zdigitalizowany dokument spełnia wymogi prawne dotyczące elektronicznej formy akt.
Jak zabezpieczyć dokumenty kadrowe po digitalizacji? W formie cyfrowej, którą oferujemy, dostęp do akt można precyzyjnie ograniczyć do konkretnych osób i ról, a każda operacja na dokumencie jest rejestrowana. To poziom kontroli, którego papierowe archiwum nie jest w stanie zapewnić.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy wesprzeć Twój dział HR w kompleksowym zarządzaniu dokumentacją pracowniczą.
FAQ
Czy pracownik ma prawo wglądu do swojej teczki przechowywanej w zewnętrznym archiwum?
Tak, prawo do wglądu w akta osobowe przysługuje pracownikowi niezależnie od tego, gdzie dokumentacja jest fizycznie przechowywana. W przypadku akt przekazanych do Office Systems Poland klient może w każdej chwili zamówić dostęp do konkretnej teczki lub jej kopii. Realizujemy takie zlecenia sprawnie, bez zbędnych formalności i z zachowaniem pełnej poufności.
Jak długo trwa proces digitalizacji teczek pracowniczych?
Czas realizacji zależy od liczby teczek i stanu dokumentacji. Przy standardowych projektach obejmujących kilkaset teczek proces trwa od kilku dni do kilku tygodni. Po odbiorze dokumentów klient otrzymuje na bieżąco informacje o postępie prac, a gotowe archiwum cyfrowe jest dostarczane wraz z pełną dokumentacją procesu.
Jak prowadzić teczkę pracowniczą zgodnie z przepisami, aby była gotowa do przekazania do zewnętrznego archiwum?
Teczka pracownicza jak prowadzić zgodnie z przepisami wymaga przede wszystkim zachowania podziału na części A, B, C i D, chronologicznego układu dokumentów w każdej z nich oraz aktualnego wykazu zawartości. Przed przekazaniem do archiwum warto też zweryfikować, czy okresy retencji poszczególnych teczek są prawidłowo ustalone, a dokumenty przeznaczone do zniszczenia zostały wyodrębnione.