keyboard_arrow_up

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów - Gdynia

Gdynia leży w województwie pomorskim. Nadmorska lokalizacja czyni ją ważnym ośrodkiem turystycznym. Znajdziemy tu wiele terenów spacerowych, jednostek muzealnych i zabytków. Odwiedzając to miejsce, warto zwrócić uwagę także na pomniki przyrody - np. Trójmiejski Park Krajobrazowy, Rezerwat Kępa Redłowska czy Rezerwat Przyrody Kacze Łęgi. Niezwykle malowniczo prezentują się struktury przyrodnicze w postaci klifów (szczególnie Klif Orłowski). Gdynię zamieszkuje ok 244 tysięcy osób, co czyni ją najbardziej zaludnionym miastem niewojewódzkim.

Archiwizowanie dokumentów Gdynia

Prawidłowe uporządkowanie akt to jeden z najważniejszych obowiązków przedsiębiorcy. Dzięki fachowej archiwizacji ma on pełną kontrolę nad swoimi zbiorami. Dlaczego to takie ważne? W ten sposób można zatroszczyć się o to, by przechowywanie dokumentów przebiegało zgodnie z określonymi prawnie terminami. Przekroczenie tych okresów może spowodować poważne konsekwencje. Przepisy jasno określają, przez ile czasu w archiwum powinna być przechowywana:

  • dokumentacja pracownicza;
  • dokumentacja księgowa;
  • dokumentacja podatkowa.

Warto zdawać sobie sprawę także z tego, że terminy przechowywania dotyczą także innych akt, w tym dokumentów, w których znajdują się dane osobowe klientów. Dzięki takim usługom jak archiwizacja danych w Gdyni znacznie zmniejsza się ryzyko, że na skutek niedbałości złamiemy RODO. Porządkowanie tego typu nie ma więc jedynie znaczenia estetycznego i organizacyjnego. Dzięki niemu firma może działać bez problemów natury prawnej, uniknąć kar pieniężnych i ewentualnych strat wizerunkowych.

Jak przeprowadzamy archiwizowanie dokumentów w Gdyni?

Kluczowe w tym przypadku jest przestrzeganie określonych zasad. Archiwizowanie dokumentów rządzi się własnymi prawami. Pominięcie standardowych reguł sprawi, że zbiór nie będzie w pełni funkcjonalny. Nasi eksperci z najwyższą precyzją zadbają o to, by każdy element miał swoje miejsce, a Państwa załoga bez problemu w dowolnym momencie mogła odnaleźć wybrane akta. Nasze działania obejmują takie kroki jak m.in. uformowanie tematyczne i chronologiczne, zakwalifikowanie akt do odpowiednich grup rzeczowych, właściwych kategorii, jak także brakowanie akt.

Archiwizowanie dokumentów w Gdyni, oprócz znajomości określonych reguł, wymaga także staranności i cierpliwości. W takie działania nie powinien wkraść się żaden błąd. Osoby odpowiedzialne za realizację usługi są doskonale przeszkolone, a dzięki doświadczeniu są w stanie sprawnie zająć się Państwa zbiorami. Efekt? W krótkim czasie nasi klienci zyskują dostęp do profesjonalnego i w pełni funkcjonalnego archiwum.

Archiwizacja, przechowywanie i porządkowanie dokumentów - Gdynia

Firma Rhenus swoim klientom oferuje także fachowe usługi z zakresu przechowywania dokumentów. Państwa zbiory zostaną umieszczone w odpowiednio przygotowanym pomieszczeniu. Zwracamy uwagę na takie kwestie jak np. temperatura i wilgotność. W rezultacie nośnik informacji jest świetnie zabezpieczony przed zniszczeniem, a jego żywotność się wydłuża. Oprócz tego obiekt jest też świetnie zabezpieczony przez nieupoważnionym dostępem.

Usługi archiwizacacji i przechowywania dokumentów doceniane są za swoją kompleksowość, nowoczesność oraz za wygodę, jaką zapewniają naszym klientom. Serdecznie zachęcamy do sprawdzenia szczegółów oraz do zapoznania się z pozostałymi usługami - w Rhenus oferujemy także niszczenie akt oraz ich digitalizację.

Przechowywanie dokumentów Gdynia - jak dbamy o bezpieczeństwo?

Zarchiwizowaną dokumentację należy przechowywać w odpowiednich warunkach. Wszystko po to, by uniknąć ewentualnego zniszczenia nośników - papierowych lub elektronicznych - oraz zapobiec wyciekom informacji.

Przechowywanie dokumentów w naszym wykonaniu odbywa się w specjalnie przygotowanych, zabezpieczonych obiektach archiwizacyjnych. Najpierw jednak sporządzona zostanie oficjalna ewidencja.

Certyfikaty jakości

Archiwizacja danych Gdynia - dlaczego warto nam zaufać?

Klienci przekazujący nam swoje zbiory mogą liczyć na kompleksową pomoc. W Rhenus Office Systems Poland już od pierwszych chwil realizacji usługi oferujemy przydatne wsparcie, polegające m.in. na dostarczeniu pudeł archiwizacyjnych i spakowaniu akt. Organizujemy bezpieczny transport dokumentów do naszej siedziby. Do tego celu wykorzystujemy specjalne pojemniki oraz pojazdy wyposażone w GPS.

Z przyjemnością udzielimy więcej informacji o tym, jak wygląda archiwizacja i przechowywanie dokumentów.

Zapraszamy do skontaktowania się z naszymi ekspertami.

Skontaktuj się z nami!

Dowiedz się, jak możemy pomóc Ci chronić Twoje najcenniejsze zasoby!

Kontakt
Skontaktuj się z nami!