Większość firm decyduje się przekazać digitalizację archiwów oraz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym. Samodzielne przeprowadzenie tego procesu jest znacznie bardziej skomplikowane, a brak doświadczenia może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi.
Digitalizacja akt w przedsiębiorstwie obejmuje nie tylko przekształcenie dokumentów papierowych na cyfrowe, ale także implementację odpowiedniego oprogramowania, integrację z istniejącymi systemami oraz zarządzanie fizycznym przechowywaniem oryginałów wraz z dostawą na życzenie. Wielu z naszych klientów korzysta z tego rozwiązania, ponieważ zyskują oni dodatkową przestrzeń zgodną ze standardami ISO 27001.
Cały proces digitalizacji musi być realizowany zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym o elektronicznym obiegu dokumentów oraz ustawą o ochronie danych osobowych. Aktualne regulacje przewidują elektroniczne archiwizowanie wielu typów zasobów, takich jak akta osobowe, księgi rachunkowe, faktury, dokumentacja kasowa, sprawozdania finansowe, listy płac i inne dokumenty kadrowe, co znacząco usprawnia ich zarządzanie i zgodność z wymogami prawnymi.
Proces digitalizacji w przemyśle najlepiej zacząć od identyfikacji tych dokumentów, które jako pierwsze powinny zostać przekonwertowane w postać cyfrową. Dzięki temu można skutecznie uporządkować zasoby i wyznaczyć priorytety, skupiając się na tych, które mają największy wpływ na efektywność operacyjną firmy. Z nami przygotujesz harmonogram, który pomoże skutecznie przeprowadzić Twoją firmę przez proces digitalizacji dokumentacji.
Ważnym krokiem w tym procesie jest odpowiednia metoda cyfryzacji. W Rhenus Office Systems Poland stosujemy nowoczesne technologie digitalizacji w przedsiębiorstwie, które pozwalają na dalszą edycję dokumentów, archiwizację oraz, w razie konieczności dodatkowo indeksację danych zgodnie z wymaganiami danej organizacji.
