Artykuły

Zarządzanie dokumentami w branży FMCG

Rynek produktów szybkozbywalnych to sektor, w którym znaczne ilości sprzedawanych dóbr pozwalają nierzadko rozwinąć działalność na wielką skalę. Duże sieci handlowe i dystrybucyjne mierzą się z wynikającymi z rozmiarów swojej działalności wyzwaniami. Dotyczy to także zarządzania dokumentami: ich przechowywania, porządkowania i niszczenia.


Wyzwania zarządzania dokumentami w branży FMCG

Pomimo cyfryzacji duże sieci handlowe cały czas mierzą się z wyzwaniami przechowywania i obsługi znacznej ilości dokumentów. Wynikają one zarówno ze skali działalności, jak i rozproszonej struktury placówek, w których na co dzień powstaje dokumentacja. Centra dystrybucyjne i sklepy są często rozlokowane na terenie całego kraju.

Bywa, że różne marki należące do tej samej firmy, czy grupy kapitałowej archiwizują akta oddzielnie. Brak jednolitego opisu dokumentów finansowych czy kadrowych może stanowić nie lada problem i generować problemy z dostępnością.

Przechowywanie dokumentów w oddziałach przedsiębiorstwa zabiera cenną powierzchnię magazynową, zwłaszcza że mówimy to o kilometrach bieżących akt. Samodzielne archiwizowanie oznacza także, że konieczne jest delegowanie do obsługi dokumentów własnych pracowników.

Miejsce w magazynach, czas pracowników, koszty obsługi – to zbyt cenne zasoby, aby pozwolić sobie na brak optymalizacji. Sposobem na nią jest powierzenie dokumentów sprawdzonemu partnerowi zewnętrznemu.

 

Jakich usług potrzebują duże sieci handlowe?

Dobrze dopasowane rozwiązania wypracowywane są w indywidualnej współpracy z klientem. Poszukując partnera biznesowego w zakresie zarządzania dokumentami i informacjami, powinien on zwrócić uwagę na następujące aspekty:

  1. Dla dużych, rozproszonych organizacji szczególnie istotne jest znalezienie partnera z rozbudowaną siecią logistyczną, która pozwoli na sprawne odbiory dokumentacji przeznaczonej do archiwizacji bądź zniszczenia. Powinien on być w stanie obsłużyć wszystkie placówki klienta.
  2. Kompleksowość usług powinna także polegać na objęciu nimi wszystkich aspektów zarządzania dokumentami. W Rhenus Office Systems Poland oferujemy zarówno przechowywanie dokumentów, jak i utylizację tych, których okres przechowywania już minął.
  3. Ważnym aspektem jest także dostępność dokumentacji. Pomoże ją zwiększyć digitalizacja dokumentów, dzięki której z akt będzie można korzystać wygodnie w różnych lokalizacjach. Dla naszych klientów wdrażamy e-teczkę osobową, która pozwala pracować z cyfrowymi wersjami dokumentacji kadrowej. Zeskanujemy dokumenty, a oryginały przechowamy bezpiecznie w naszym archiwum. Jeśli chcesz lepiej poznać ten proces, przeczytaj nasze case study dla branży FMCG.
  4. Specyfika działalności sieci branży FMCG powoduje, że dokumentacja jest często przechowywana w magazynach z wykorzystaniem paletyzacji. Szczególnie korzystna jest wtedy możliwość przekazania akt w takiej właśnie formie, bez konieczności ich przepakowywania. O wyborze pomiędzy różnymi sposobami odbioru dokumentów dowiesz się z naszego case study.

Oczywiście to nie jedyny sposób przechowywania dokumentów w placówkach, istotna jest zatem elastyczność usługodawcy, który powinien także zaoferować możliwość dostarczenia pudeł archiwizacyjnych lub bezpiecznych pojemników do transportu zasobów przeznaczonych do zniszczenia.

 

Podsumowanie

Skorzystanie z outsourcingu w zarządzaniu dokumentami może znacząco ułatwić ich codzienną obsługę u klientów z branży FMCG. Bieżące przekazywanie dokumentacji do archiwum zewnętrznego lub do utylizacji pozwala oszczędzić miejsce w magazynach i czas pracowników, a co za tym idzie znacząco obniża koszty obsługi. Digitalizacja zapewnia dostęp do potrzebnych akt. Należy przy tym zadbać o wybór sprawdzonego usługodawcy, który ma doświadczenie we współpracy z dużymi organizacjami – dysponuje odpowiednią bazą logistyczną i wiedzą pozwalającą na odbiory znacznej ilości zasobów z rozproszonych placówek. Niemiernie istotne jest także zachowywanie przez niego najwyższych standardów bezpieczeństwa, które zabezpieczą interes klienta, jego pracowników i kontrahentów w zakresie ochrony danych.

Rhenus Office Systems Poland od lat świadczy elastyczne, kompleksowe i dobrze dopasowane rozwiązania dla wielu klientów z branży FMCG. Setki palet dokumentów, które już znajdują się w naszych archiwach, oraz setki ton zniszczonych akt najlepiej świadczą o jakości naszych usług! Skontaktuj się z nami i już dziś dołącz do zadowolonych klientów!

 


Karol Pertek

Menadżer Regionu

Telefon: +48 519 349 664
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Karol Pertek

 

Umów spotkanie online