Jak znaleźć optymalny sposób na niszczenie dokumentów w firmie? Do wyboru masz dwa rozwiązania. Pierwsze to profesjonalna niszczarka do biura, która spełnia wszelkie wymagania techniczne i prawne. Drugie to współpraca z firmą niszczącą dokumenty. Które będzie korzystniejsze dla Twojej firmy? Niszczarka biurowa vs usługa niszczenia - sprawdzamy, jakie wady i zalety mają obie metody. Zapoznaj się z naszymi wnioskami i dowiedz się, jak tanio niszczyć dokumenty w firmie.
Niszczenie dokumentów w biurze - przebieg i efekty
Niszczenie dokumentów przez lata postrzegane było jako prosta czynność biurowa. Wystarczyła niszczarka do firmy i na bieżąco utylizowane były przedawnione akta. Tymczasem wprowadzenie RODO unormowało ten proces. W rozporządzeniu szeroko omówiono procedurę przetwarzania danych osobowych, a niszczenie jest właśnie jednym z jej elementów. W tym miejscu warto dodać, że inne akty prawne również wymagają bezpiecznego przetwarzania danych, które są chronione prawnie. W tej kategorii znajdują się na przykład dane bankowe czy tajemnica handlowa.
Bezpieczeństwo danych można rozpatrywać na wielu poziomach, jednak my skupimy się na ich niszczeniu. Polega ono na ostatecznym zlikwidowaniu dokumentów zawierających dane w taki sposób, aby ich odtworzenie nie było możliwe nawet przy dużym nakładzie pracy. Trzeba więc znaleźć taki sposób na niszczenie dokumentów w firmie, który zapewni odpowiedni poziom ochrony.
Firmy najchętniej wybierają najtańszy system niszczenia dokumentów, ale zarazem musi być on bezpieczny. Czy usługa niszczenia dokumentów się opłaca? A może lepiej zainwestować w niszczarkę?
Czy niszczarka biurowa to dobre rozwiązanie dla Twojej firmy?
Niszczarka biurowa vs usługa niszczenia - co wybrać? Niszczarka biurowa znajduje się w niemal każdej firmie. Na rynku znajdziemy szeroki asortyment tych urządzeń, które dodatkowo dostępne są w atrakcyjnych cenach. Ale czy koszty powinny być czynnikiem decydującym w kontekście tego, jaką opcję niszczenia dokumentów wybrać dla firmy? Niestety, problem ten jest o wiele bardziej złożony. Dlaczego niszczarka firmowa nie zapewnia dostatecznego poziomu ochrony, a korzystanie z niej finalnie może okazać się niezwykle kosztowne?
Wybór odpowiedniego sprzętu
Pierwsze problemy pojawiają się już na wstępie. Jeśli rozważasz, jak tanio niszczyć dokumenty w firmie, z pewnością przyglądasz się głównie cenom sprzętu. Tymczasem wystarczy spojrzeć na ranking niszczarek, aby przekonać się, że wysokiej klasy urządzenie kosztuje nawet kilka tysięcy złotych. A to już znacznie więcej, niż większość firm jest w stanie przeznaczyć. Ponadto niszczarka biurowa musi spełniać określone parametry. Dobieramy je w stosunku do rodzaju danych, jakie niszczymy. Zawsze bierzemy pod uwagę te, które wymagają największej ochrony. Nie możesz pozwolić sobie na uśrednianie, ponieważ mogłoby to zagrozić bezpieczeństwu.
Niszczarka do firmy powinna być zaprojektowana zgodnie z normą ISO/IEC 21964. Tymczasem producenci stosują chwytliwe hasła marketingowe, takie jak “tania niszczarka biurowa zgodna z RODO”. Dlaczego jest to wyłącznie marketing? Ponieważ RODO nie skupia się na rodzajach niszczarek - od tego są normy międzynarodowe. Niestety, sprzedawca najprawdopodobniej nie pomoże Ci w znalezieniu odpowiedniego sprzętu, ponieważ nie ma on wystarczającej wiedzy w tym zakresie. Najczęściej konkretna niszczarka do firmy jest rekomendowana jako “często wybierana przez klientów”. A to ostatni argument, który należałoby wziąć pod uwagę. Podobnie, jak wyłącznie cenę, zastanawiając się, jak tanio niszczyć dokumenty w firmie.
Kosztowna eksploatacja niszczarki
Tanie niszczenie dokumentów przy pomocy biurowej niszczarki? Nawet, jeśli zainwestujesz w wysokiej jakości sprzęt, to musisz go regularnie serwisować i olejować. Pociąga to za sobą kolejne koszty. Jeśli niszczarka biurowa ulegnie awarii, jej naprawa to wydatek rzędu minimum kilkaset złotych. Musisz więc liczyć się z niespodziewanymi kosztami.
Decydując się na taki sposób na niszczenie dokumentów w firmie, musisz wygospodarować pomieszczenie, w którym stanie niszczarka biurowa. Musi być ono odpowiednio zabezpieczone przed osobami, które nie mogą mieć dostępu do dokumentacji. Biorąc pod uwagę fakt, iż potrzebujesz też miejsca do archiwizacji danych, znacznie zmniejsza się przestrzeń do pracy.
Obowiązek ochrony danych
Niszczarka do biura to najtańszy system niszczenia dokumentów w firmie? Z pozoru tak, choć gdy weźmiemy pod uwagę koszty dodatkowe, ogólne wydatki rosną. Pamiętaj, że w procesie niszczenia masz obowiązek zapewnić odpowiednią ochronę danych. Jeśli się z niego nie wywiążesz, grożą Ci wysokie kary finansowe. RODO wskazuje na karę rzędu nawet 20 mln euro.
Ponadto masz obowiązek zapewnić bezpieczeństwo danych na każdym etapie przetwarzania. Jeśli samodzielnie pracujesz z dokumentacją, również archiwizacja staje się ogromnym wyzwaniem. Nie zastanawiaj się więc wyłącznie nad tym, jak tanio niszczyć dokumenty w firmie. Pomyśl również o ich przechowywaniu.
Obowiązek utylizacji odpadów
Zniszczyłeś zaledwie kilka dokumentów, a niszczarka firmowa już jest przepełniona? To częsty scenariusz. Zatem, jeśli planujesz masowe niszczenie dokumentów, na przykład po zakończeniu roku, czeka Cię sporo pracy związanej z wynoszeniem worków z odpadami. Ale to nie wszystko, ponieważ ich wywóz pociąga za sobą kolejne koszty. Firmy płacą wysokie rachunki za utylizację, a te urosną, jeśli dołożymy kilka, a nawet kilkanaście worków ze ścinkami. Dlatego ponownie, tania niszczarka biurowa okazuje się niezbyt ekonomicznym rozwiązaniem.
Czas pracowników
Niszczenie dokumentów w firmie - kupić niszczarkę czy skorzystać z usługi? Jeśli wybrałeś pierwsze rozwiązanie, musisz wyznaczyć pracowników, którzy będą odpowiedzialni za utylizację. Powinny być to osoby z odpowiednim przygotowaniem merytorycznym. Muszą wiedzieć, jak postępować z dokumentami i w jaki sposób zapewnić im ochronę.
W wielu firmach wygląda to następująco: niszczarka biurowa jest ogólnodostępna, a każdy pracownik niszczy te dokumenty, których był finalnym odbiorcom. Czyli, mimo wszystko, traci sporo cennego czasu na utylizację. Ponadto takie rozwiązanie sprawdza się jedynie w przypadku dokumentacji bieżącej. Natomiast archiwalna to już zdecydowanie więcej pracy i problemów logistycznych.
Niszczenie dokumentów w biurze - co z nośnikami danych?
Niszczenie dokumentów w firmie najczęściej odnosi się do ich wersji papierowej. Tymczasem coraz więcej danych ma charakter cyfrowy, a w kolejnych latach tendencja ta będzie się pogłębiać. Zatem jako przedsiębiorca stajesz przed kolejnym wyzwaniem, jakim jest tanie niszczenie dokumentów elektronicznych. Niszczarka biurowa vs usługa niszczenia - pod tym względem wybór jest więc oczywisty.
Niszczenie dokumentów w biurze nie może odbywać się wyłącznie poprzez usunięcie ich z dysku i jego sformatowanie. Wydawało się, że takie postępowanie jest wystarczające, ale badania pokazały, że w tym przypadku odtworzenie danych jest możliwe. Zatem trzeba dodatkowo zniszczyć dysk lub go zdemagnetyzować. Niszczenie nośników cyfrowych to skomplikowana procedura. Co prawda na rynku jest dostępna niejedna niszczarka do biura o takiej właśnie funkcji, jednak koszty zakupu wysokiej klasy sprzętu są ogromne. A to się zwyczajnie nie opłaca, ponieważ niszczenie dysków twardych nie odbywa się codziennie.
W kontekście danych elektronicznych odpowiedź na pytanie, jaką opcję niszczenia dokumentów wybrać do firmy, wydaje się jasna. Nic nie jest w stanie zastąpić profesjonalnego sprzętu (a nie jest nim przecież zwykła niszczarka do firmy).
Jak szybko niszczyć dokumenty w firmie?
Szybkie i tanie niszczenie dokumentów - czy w ogóle jest możliwe? Mając na uwadze powyższe, można stwierdzić, że jest to niezwykle żmudny proces, który dodatkowo pochłania wiele zasobów. Już sama niszczarka biurowa wysokiej jakości stanowi ogromny wydatek. Co więcej, z jej pomocą nie pozbędziemy się dokumentów w krótkim czasie. Alternatywnym rozwiązaniem jest usługa niszczenia dokumentów świadczona przez firmę zewnętrzną.
Już na wstępie pojawia się pytanie, czy usługa niszczenia dokumentów się opłaca? Teoretycznie można by wziąć pod uwagę rachunek ekonomiczny, a więc zestawienie kosztów obu rozwiązań - korzystania ze sprzętu, jakim jest niszczarka do firmy i usługa niszczenia dokumentów. Trzeba jednak pamiętać, że w tym wszystkim jest jeszcze ważniejsza kwestia, a mianowicie bezpieczeństwo danych. Ponadto pewne czynniki, takie jak na przykład czas pracowników przeznaczony na niszczenie dokumentów w biurze, są trudne do wyceny.
Porównanie metod niszczenia dokumentów w biurze
Niszczarka biurowa vs usługa niszczenia - które rozwiązanie jest dla Ciebie? Niszczenie w niszczarce a zlecenie niszczenia to tak naprawdę dwie różne drogi, generujące inne koszty i związane z innymi obowiązkami.
Tania niszczarka biurowa wydaje się dobrym wyjściem, ale:
- nie spełnia wymogów technicznych - za dobrej jakości sprzęt musisz zapłacić nawet kilka tysięcy złotych,
- wymaga stałej obsługi - pracownik musi na bieżąco niszczyć dokumenty,
- wymaga konserwacji - każda niszczarka do biura to szereg obowiązków związanych z dbaniem o prawidłowe jej funkcjonowanie,
- wymaga gospodarowania odpadami - zatem niszczarka firmowa to kolejne koszty,
- nie spełnia wymogów w zakresie bezpieczeństwa - chyba że decydujesz się na wysokiej jakości, drogi sprzęt.
Niszczenie dokumentów w firmie przeprowadzone we własnym zakresie może więc nie przynieść oczekiwanych efektów w postaci niskich kosztów i prawidłowego zabezpieczenia danych. Z pomocą przychodzi usługa niszczenia dokumentów. Dzięki niej niszczarka firmowa nie będzie Ci potrzebna, ponieważ wszystkie akta i nośniki danych trafiają bezpośrednio w ręce usługodawcy.
Niszczarka biurowa vs usługa niszczenia - co wybrać? Poznaj zalety drugiego z rozwiązań:
- bezpieczeństwo danych - tradycyjna niszczarka do biura w niczym nie przypomina tej, z której korzystają wyspecjalizowane firmy,
- krótki czas niszczenia - usługa niszczenia dokumentów może odbywać się pod siedzibą firmy (mobilnie) lub w siedzibie usługodawcy,
- niższe koszty - płacisz za wykonaną pracę i rezultaty,
- brak dodatkowych obowiązków - nie musisz martwić się o to jak ma przebiegać niszczenie dokumentów w firmie ani co zrobić z odpadami.
Koszty eksploatacji niszczarki vs outsourcing niszczenia dokumentów
Najtańszy system niszczenia dokumentów musi być zarazem najefektywniejszy. Niestety, tania niszczarka biurowa w dłuższej perspektywie generuje znaczne koszty. Już sama konserwacja i ewentualne naprawy to kolejne setki złotych, czasami tysiące. Wywóz odpadów - kolejne wysokie kwoty. Koszty przeszkolenia pracowników - co najmniej kilkaset złotych. Porównanie niszczenia dokumentów w biurze powinno też uwzględniać inne koszty, związane z czasem, jaki pracownicy muszą poświęcić na samodzielną utylizację.
Niszczenie w niszczarce a zlecenie niszczenia - co wybrać? Pod kątem kosztów outsourcing jest zdecydowanie bardziej korzystny. Usługa niszczenia dokumentów opłacana jest jednorazowo lub w systemie abonamentowym. W drugim przypadku dokumenty są odbierane regularnie, zgodnie z ustalonym harmonogramem.
Kiedy skorzystać z outsourcingu niszczenia dokumentów? Jeśli zależy Ci na szybkiej utylizacji bez ukrytych kosztów. Niszczenie dokumentów w firmie nie musi wiązać się z dodatkowymi wydatkami. W tym przypadku od razu wiesz, ile zapłacisz.
Jak tanio niszczyć dokumenty w firmie?
Najtańszy system niszczenia dokumentów z całą pewnością nie oznacza korzystania z biurowych sprzętów. Ale czy usługa niszczenia dokumentów się opłaca? Mając na uwadze koszty eksploatacji niszczarki vs outsourcing niszczenia dokumentów można stwierdzić, że tak. W tym przypadku nie musisz szacować kosztów ani brać pod uwagę tych o charakterze alternatywnym. Porównanie metod niszczenia dokumentów w biurze jasno przemawia za outsourcingiem.
Niszczenie dokumentów w firmie powinno być tanie, a zarazem bezpieczne. Zatem, kiedy skorzystać z outsourcingu niszczenia dokumentów? Po pierwsze, gdy aktualnie używasz niedostosowanej niszczarki. Po drugie, jeśli odnotowujesz wysokie koszty i rozważasz ich optymalizację. Tanie niszczenie dokumentów przez firmę zewnętrzną to także rozwiązanie dla nowych podmiotów, które chcą odpowiedzialnie podejść do tego zadania.
Jaką opcję niszczenia dokumentów wybrać dla firmy?
Niszczenie w niszczarce a zlecenie niszczenia - jakie rozwiązanie będzie odpowiednie dla Twojej firmy? Mając na uwadze powyższe argumenty, nie trzeba przekonywać, że drugie z wymienionych. Jakie firmy powinny zainwestować w profesjonalne niszczenie dokumentów? Jest to usługa skierowana do wszystkich podmiotów, bez względu na profil, skalę czy rodzaj prowadzonej działalności. Nie sposób wymienić firmy, dla której tania niszczarka biurowa byłaby dobrym rozwiązaniem. Wszystkie w takim samym stopniu narażone są na wyciek danych.
Niszczenie dokumentów w biurze może być tanie i bezpieczne. Koszty eksploatacji niszczarki vs outsourcing niszczenia dokumentów to nie wszystko - trzeba wziąć pod uwagę jeszcze kwestię ochrony danych. Pamiętaj, że Twoim obowiązkiem jest utylizować papier oraz nośniki danych. Firma Rhenus Office Systems Poland zajmuje się także niszczeniem dysków twardych i podobnych narzędzi służących do przechowywania danych cyfrowych.
W jaki sposób outsourcing zapewnia bezpieczeństwo danych?
W rachunku niszczarka biurowa vs usługa niszczenia należy wziąć pod uwagę także kwestie związane z bezpieczeństwem. Jak już wiesz, musisz zapewnić je na każdym etapie przetwarzania. Z pewnością masz też świadomość, że tanie niszczenie dokumentów przy pomocy biurowe sprzętu nie rozwiązuje problemu. A jak radzi sobie z nim outsourcing? Niszczenie w niszczarce a zlecenie niszczenia różni się pod wieloma względami, także w kontekście przechowywania. W drugim przypadku zastosowanie znajduje system bezpiecznych pojemników. Polega on na umieszczeniu akt w specjalnych pojemnikach, w których następnie trafiają do utylizacji. Co ważne, nikt niepowołany nie ma do nich dostępu w żadnym momencie. Niszczenie dokumentów w biurze nie jest w stanie zapewnić tak dużego bezpieczeństwa danych. Zatem ponownie odpowiedź na pytanie, czy usługa niszczenia dokumentów się opłaca, jest pozytywna.
Inną zaletą jest przeszkolenie pracowników w zakresie postępowania z dokumentacją. Niszczenie w niszczarce a zlecenie niszczenia pod tym względem znów daje przewagę drugiemu rozwiązaniu. Twoi pracownicy zapewne są specjalistami w swojej dziedzinie, ale niszczenie dokumentów w biurze wykracza poza ich kompetencje.
Jak skorzystać z usługi niszczenia dokumentów?
Outsourcing to najlepszy sposób na niszczenie dokumentów w firmie. Wystarczy, że odezwiesz się do nas, a eksperci Rhenus Office Systems Poland przygotują dla Ciebie propozycję współpracy i cennik. Dzięki temu sam ocenisz, czy usługa niszczenia dokumentów się opłaca. Co ważne, istnieje możliwość natychmiastowego rozpoczęcia pracy - odbioru i utylizacji dokumentów. Wybierz najlepsze rozwiązanie dla swojej firmy i ciesz się wysoką jakością świadczonych usług!
FAQ:
-
Jakie firmy powinny zainwestować w profesjonalne niszczenie dokumentów?
Jest to rozwiązanie dla każdej firmy, a zarazem najtańszy system niszczenia dokumentów. Do współpracy zapraszamy zarówno małe, jak i duże przedsiębiorstwa dbające o bezpieczeństwo danych.
-
Niszczenie dokumentów w firmie - kupić niszczarkę czy skorzystać z usługi?
Jeśli zastanawiasz się, jak tanio niszczyć dokumenty w firmie, wybierz usługi. Od razu znasz pełne koszty, bez żadnych ukrytych kwot. Tymczasem niszczarka biurowa jako sposób na niszczenie dokumentów w firmie finalnie może okazać się bardzo droga.