Bezpieczne przechowywanie dokumentów w bankowości. Najważniejsze zasady i wymagania

W dobie cyfryzacji i rosnącej świadomości klientów w zakresie ochrony danych osobowych, odpowiedzialność banków za bezpieczne przechowywanie i przetwarzanie dokumentacji ma wymiar nie tylko prawny, lecz także wizerunkowy. Właściwe zarządzanie dokumentacją finansową to obowiązek instytucjonalny, ale też element budowania zaufania i stabilności marki na rynku. Jak długo i w jakich warunkach należy przechowywać dokumenty bankowe? Kiedy można je zdigitalizować, a kiedy warto powierzyć je zewnętrznemu archiwum?

Prawo nakłada obowiązki - reputacja wymusza standardy

Zgodnie z art. 88k ustawy - Prawo bankowe, a także innymi regulacjami sektorowymi, instytucje finansowe zobowiązane są do przechowywania dokumentacji takiej jak umowy, pełnomocnictwa czy dane transakcyjne - przez okres co najmniej 5 lat, a w niektórych przypadkach nawet do 10 lat, w zależności od charakteru dokumentów oraz okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń.

To jednak tylko ramy czasowe - znacznie większe znaczenie w praktyce ma sposób realizacji tych obowiązków. Odpowiedzialność banku za ochronę danych osobowych i finansowych klientów obejmuje nie tylko zgodność z przepisami, ale także zapewnienie, że dane nie zostaną narażone na wyciek, zniszczenie czy nieautoryzowany dostęp. Każde naruszenie może skutkować nie tylko sankcjami administracyjnymi, ale też poważnym uszczerbkiem na reputacji banku.

Warunki przechowywania: nie tylko długo, ale i bezpiecznie

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 2018 r., dokumentacja papierowa musi być przechowywana w odpowiednich warunkach środowiskowych i technicznych. Obejmuje to m.in. zabezpieczenie przed wilgocią, światłem, ogniem, a także dostępem osób nieuprawnionych. W przypadku dokumentacji elektronicznej niezbędne są certyfikowane systemy przechowywania, backupy i mechanizmy kontroli dostępu.

Brak infrastruktury wewnętrznej spełniającej te wymagania może nie tylko narazić firmę na ryzyko naruszenia przepisów, ale i osłabić jej wiarygodność jako instytucji zaufania publicznego. Mimo tendencji do ograniczania generowanej w trakcie obsługi klientów dokumentacji, banki nadal stoją przed niemałym wyzwaniem stworzenia odpowiednich warunków do przechowywania ogromnych niejednokrotnie zasobów archiwalnych.

Digitalizacja i archiwizacja - profesjonalna inwestycja w bezpieczeństwo

Digitalizacja dokumentów to nie tylko sposób na optymalizację procesów bankowych, ale także forma ich zabezpieczenia - pod warunkiem zachowania pełnej zgodności z przepisami dotyczącymi integralności i autentyczności danych. W wielu przypadkach oryginały dokumentów nadal muszą być przechowywane, szczególnie jeśli stanowią podstawę ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych.

Dlatego coraz więcej banków i instytucji finansowych decyduje się na outsourcing usług archiwizacyjnych do wyspecjalizowanych partnerów. Kluczowe jest jednak, by wybór taki nie był przypadkowy - zaufanie zewnętrznemu dostawcy oznacza jednocześnie przekazanie mu odpowiedzialności za część systemu ochrony danych.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze zewnętrznego archiwum?

Przy wyborze partnera do przechowywania, digitalizacji lub niszczenia dokumentów bankowych, należy kierować się m.in.:

transparentnością procedur - dostawca powinien jasno komunikować sposób obsługi dokumentacji, sposób jej transportu, przechowywania i ewentualnego niszczenia;
zgodnością z normami i regulacjami - firma powinna posiadać certyfikaty potwierdzające zgodność z normami ISO, przepisami RODO i wymogami KNF;
doświadczeniem partnera w branży finansowej - współpraca z bankami wymaga znajomości specyfiki tego sektora i gotowości do audytów;
bezpieczną logistyką - dokumenty muszą być transportowane i obsługiwane zgodnie z procedurami gwarantującymi ich poufność;
elastycznością i skalowalnością usług - profesjonalny partner powinien oferować kompleksową obsługę - od przechowywania, przez digitalizację, po bezpieczne niszczenie.

Partner z doświadczeniem

W obliczu rosnących wymagań regulacyjnych i oczekiwań klientów w zakresie transparentności, właściwe zarządzanie dokumentacją bankową przestaje być tylko obowiązkiem - staje się strategicznym elementem ochrony reputacji instytucji finansowej.

Sprawdzony dostawca usług dla sektora finansowego, oferujący kompleksową obsługę dokumentacji - od jej odbioru z placówki bankowej, przez digitalizację i bezpieczne przechowywanie, po profesjonalne niszczenie z pełną dokumentacją procesową jest w stanie znacząco ułatwić instytucji finansowej profesjonalne zarządzanie cyklem życia dokumentów. Przed zawarciem umowy z usługodawcą warto jednak zawsze upewnić się, czy za zwracającym uwagę marketingiem stoi doświadczenie, procedury, normy i odpowiednia certyfikacja.

Dobrym sposobem na sprawdzenie tego jest audyt zewnętrzny. W Rhenus Office Systems Poland wszystkich naszych potencjalnych klientów zachęcamy do skorzystania z tego rozwiązania. Pozwala ono rozwiać wątpliwości, a także staje się okazją do rozmowy o specyficznych potrzebach i wymaganiach klienta.

Dzięki wieloletniemu doświadczeniu i znajomości branżowych standardów, Rhenus Office Systems Poland gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa i zgodności z przepisami. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak przygotowujemy się do współpracy z przedstawicielami sektora bankowego, jakie rozwiązania rekomendujemy, skontaktuj się z naszymi ekspertami!

Przechowywanie dokumentów bankowych: obowiązek prawny, odpowiedzialność

Prawo nakłada obowiązki - reputacja wymusza standardy

Warunki przechowywania: nie tylko długo, ale i bezpiecznie

Digitalizacja i archiwizacja - profesjonalna inwestycja w bezpieczeństwo

Na co zwrócić uwagę przy wyborze zewnętrznego archiwum?

Partner z doświadczeniem