Profesjonalna obsługa klienta pozwala zwiększyć zyski, ale pozyskiwanie danych kupujących wiąże się z obowiązkiem ich prawidłowego ich zabezpieczenia. Przechowywanie i niszczenie odgrywają w tym kontekście kluczową rolę. Dzięki odpowiednim procedurom minimalizujesz ryzyko wycieku danych, wywiązując się ze swoich obowiązków. Sprzedajesz w sieci lub stacjonarnie? Sprawdź, jak bezpiecznie archiwizować i niszczyć dane klientów.
Przechowywanie danych kupujących - zasady ogólne
Kupując towar online, klienci wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Są one niezbędne do sfinalizowania zamówienia i zrealizowania dostawy. Pobranie ich wiąże się z obowiązkiem zabezpieczenia w taki sposób, aby nie doszło do wycieku. Bezpieczeństwo danych klienta sklepu zależy w dużej mierze od wdrożonych przez sprzedawcę procedur ochronnych.
Co robić, aby nie wyciekły dane klientów? Po pierwsze, ograniczyć ich gromadzenie. Zbieraj tylko te, które są niezbędne do realizacji konkretnych zadań. RODO nakazuje minimalizację, a więc usuwanie danych osobowych zebranych “w nadmiarze”. Po drugie, stosuj odpowiednie zabezpieczenia. Baza danych sklepu internetowego musi być na bieżąco aktualizowana, powinna też zostać zaszyfrowana hasłami. Przechowywanie dokumentów w formie papierowej musi natomiast odbywać się przy pomocy zamykanych na klucz szaf, do których nie mają dostępu osoby niepowołane.
Jak przechowywać dane klientów sklepu online?
Dane klientów sklepu online gromadzone są w pewnych konkretnych celach. Najczęściej po to, aby zakończyć sprzedaż produktu, ale mogą też służyć przygotowaniu oferty specjalnej lub przekazywaniu newsletterów.
Archiwizacja dokumentów sprzedażowych co do zasady trwa 5 lat. Okres ten wynika z przepisów podatkowych i dotyczy dokumentacji księgowej (faktury itp.). Natomiast dokumenty reklamacyjne przechowujemy przez rok od realizacji reklamacji. Przepisy nie określają terminu archiwizacji danych przekazanych do celów marketingowych. RODO wskazuje, że należy je usunąć niezwłocznie, gdy tylko właściciel wycofa zgodę lub gdy przestaną być one potrzebne. Na przykład, jeśli zaprzestajemy wysyłania klientom newslettera, a w tym celu pozyskaliśmy ich dane, musimy je natychmiast usunąć.
Przechowywanie danych kupującego musi odpowiadać pewnym standardom. Muszą być spełnione wszelkie regulacje dotyczące danych, wynikające m.in. z RODO i innych aktów prawnych. Dokumenty przechowujemy w bezpiecznym miejscu, do którego nie mają dostępu osoby niepowołane. Dbamy o to, aby papier nie miał kontaktu z wilgocią czy słońcem, które mogą powodować jego degradację.
Przeczytaj case study C&A, a dowiesz się, jak zorganizowaliśmy odbiór dokumentacji z 50 placówek w całej Polsce, zapewniając pełne bezpieczeństwo, minimalne zaangażowanie pracowników i dostępność dokumentów wtedy, gdy są potrzebne.
Jak bezpiecznie przechowywać dane klientów?
Przechowywanie adresu klienta, jego danych osobowych czy numeru karty to duże wyzwanie. Pamiętaj, że te same obowiązki spoczywają na dużych sklepach, ale też małych biznesach internetowych. Bezpieczeństwo danych to priorytet, dlatego, jeśli nie jesteś w stanie zadbać o nie samodzielnie, skorzystaj z pomocy ekspertów. Firma Rhenus Office Systems Poland ma wieloletnie doświadczenie w pracy z podmiotami handlującymi zarówno stacjonarnie, jak i w sieci. Nowoczesne systemy przechowywania gwarantują dostęp do danych, gdy tylko zachodzi taka potrzeba.
W kontekście bezpieczeństwa pomóc może digitalizacja dokumentów, a więc przejście z formy papierowej na cyfrową. Umożliwia ona efektywne zarządzanie danymi przy jednoczesnej optymalizacji kosztów.
Jakie dane klientów sklepu niszczyć?
Niszczenie danych klientów to kolejne skomplikowane zadanie. Na tym etapie również trzeba zapewnić zgodność z RODO, dzięki czemu informacje są bezpieczne. Jakie dane klientów sklepu niszczyć? Przede wszystkim te, które nie są już potrzebne lub znajdujące się w przedawnionych dokumentach. Niszczenie danych kupujących dotyczy także tych informacji, na których przetwarzanie nie uzyskano zgody. Przykładowo przechowywanie danych karty klientów nie może mieć miejsca, jeśli jej właściciel po dokonaniu płatności nie wyraził zgody na ich zapisanie. Natomiast same informacje o płatności kupującego powinny być archiwizowane m.in. celem szybkiego rozpatrzenia ewentualnej reklamacji.
Niszczenie danych klientów
Archiwizacja danych klientów kończy się ich niszczeniem. W tym celu należy sięgnąć po specjalne niszczarki, które tną papier na drobne kawałki zgodnie z normą ISO/IEC 21964. Niszczenie nośników, takich jak dyski twarde, odbywa się poprzez usunięcie danych i uszkodzenie sprzętu. W Rhenus Office Systems Poland zajmujemy się zarówno przechowywaniem, jak i niszczeniem danych klientów sklepów stacjonarnych i internetowych.
FAQ:
Jak długo trwa przechowywanie danych klientów sklepu?
Dane klientów sklepu powinny zostać zniszczone niezwłocznie po wycofaniu zgody na ich przetwarzanie. Zawarte w dokumentach, niszczymy po okresie przewidzianym w odrębnych przepisach. Na przykład dla faktur jest to 5 lat.
Jak niszczyć dane klientów?
Dane powinny być niszczone przy pomocy wysokiej jakości niszczarek, które tną dokumenty na drobne kawałki. W przypadku nośników danych należy uszkodzić je tak, aby odtworzenie informacji nie było możliwe.