Digitalizacja archiwów i cyfryzacja archiwum

Usprawnij swój biznes

Czy wiesz, że cyfrowe archiwum może być nie tylko bezpieczniejsze, ale i znacznie bardziej funkcjonalne niż jego papierowy odpowiednik? W Rhenus Office Systems Poland realizujemy kompleksową digitalizację archiwów, dzięki której firmy odzyskują kontrolę nad swoimi zasobami informacyjnymi. Wszystko realizowane jest zgodnie z obowiązującymi normami ISO i przepisami RODO. To oszczędność przestrzeni, czasu i pieniędzy. Nie czekaj – jeśli chcesz od razu porozmawiać o digitalizacji Twojego archiwum, skontaktuj się z nami już teraz. Jesteśmy gotowi przedstawić Ci konkretne rozwiązania.

Dlaczego archiwum cyfrowe to rozwiązanie, które się opłaca?

Digitalizacja archiwów może być krokiem w stronę usprawnienia codziennej działalności Twojego biznesu. Pozwala ona spełnić obowiązek prawny ich przechowywania bez konieczności inwestowania środków w tworzenie fizycznego archiwum, a łatwy dostęp do nich ułatwia wykonywanie codziennych obowiązków.

Archiwum cyfrowe to sposób na pozbycie się wszystkich wyzwań związanych z papierową dokumentacją. Pełna digitalizacja dokumentacji umożliwia odzyskanie pełnej kontroli nad stale rosnącą ilością firmowych danych – ich wygodne przeszukiwanie, uzupełnianie, filtrowanie i analizę.

Digitalizacja archiwów z Rhenus Office Systems Poland pozwoliła poprawić konkurencyjność i zoptymalizować koszty wielu naszym klientom.

Team work discussing in valuation data in meeting room.

Jakie korzyści przyniesie cyfrowe archiwum dokumentów?

Korzyści z posiadania cyfrowego archiwum jest oczywiście bardzo wiele. Oto najważniejsze z nich:

Optymalizacja kosztów – digitalizacja archiwów pozwoli obniżyć wydatki na ten cel nawet o ponad 30%.
Szybszy dostęp do dokumentów – archiwum cyfrowe pozwoli błyskawicznie wyszukać potrzebne informacje.
Pełna kontrola nad danymi – zdigitalizowane archiwum dokumentów zapewnia możliwość łatwego generowania przydatnych zestawień, raportów czy analiz.
Bezpieczeństwo – cyfryzacja archiwum pozwala zminimalizować ryzyko utraty, uszkodzenia czy wycieku dokumentów.

Oszczędność czasu – pracownicy przestaną spędzać długie godziny na przeszukiwaniu papierowych akt.
Więcej przestrzeni biurowej — uporządkowane dane archiwalne w formie archiwum cyfrowego, to odzyskana przestrzeń w Twoim biurze.
Zmniejszenie śladu węglowego – digitalizacja dokumentów to rozwiązanie przyjazne środowisku, wpisujące się w cele ESG.

{CTA_PHONE}

{CTA_EMAIL}

Digitalizacja archiwów z Rhenus Office Systems Poland

Oto jak może powstać cyfrowe archiwum dokumentów, a e-teczki i inne elektroniczne pliki stworzą spójne repozytorium danych biznesowych

Przygotowanie do cyfryzacji archiwów

Digitalizacja archiwów z Rhenus Office Systems Poland rozpocznie się od dokładnego zapoznania się z obecnym stanem dokumentacji Twojej firmy. Ocenimy jej rozległość i specyfikę oraz to, jak powinny przebiegać pozyskanie i indeksacja danych.

Zaplanujemy zabezpieczenie każdego dokumentu na czas transportu do naszego centrum archiwizacji i ustalimy harmonogram działań. Celem będzie ograniczenie do minimum ryzyka wycieku danych oraz czasu, w którym digitalizowane informacje będą niedostępne.

Przekazanie dokumentów do archiwum cyfrowego

Nasi pracownicy odbiorą uporządkowane dane archiwalne, co zostanie potwierdzone stosownym protokołem zdawczo-odbiorczym. Dostarczymy bezpieczne pudła archiwizacyjne i przeprowadzimy ewidencję danych przed odbiorem. Zapewnimy bezpieczny transport teczek osobowych i innej dokumentacji. Następnie rozpocznie się digitalizacja archiwów.

Przetworzymy powierzone nam dokumenty do postaci cyfrowej. W tym celu wykorzystamy nowoczesną technologię pozwalającą na szybkie skanowanie dużych ilości dokumentów.

Uporządkowane cyfrowe archiwum dokumentów

Zeskanowane dokumenty zostaną rzetelnie przetworzone, aby np. wyeliminować puste strony, zamienić ich kolejność na właściwą czy scalić dokumenty, a także pobrać, zakatalogować i przetworzyć do formatu cyfrowego wszystkie istotne dane.

Docelowo dokumenty zostaną zapisane w cyfrowych formatach plików, np. PDF, TIFF czy JPG, z uwzględnieniem metadanych ułatwiających poruszanie się po cyfrowym archiwum. Po cyfryzacji zasobów i potwierdzeniu jej zgodności z papierowymi dokumentami przy pomocy elektronicznego podpisu kwalifikowanego, możliwe będzie zniszczenie akt – z zachowaniem pełnej anonimizacji danych.

Cyfryzacja archiwum – repozytorium obrazów

Digitalizacja archiwów może również objąć stworzenie repozytorium obrazów z przeglądarką na nośniku zewnętrznym. W taki sposób często przeprowadzana jest np. digitalizacja dokumentacji medycznej.

Jednorazowa digitalizacja archiwum oznacza dopiero początek współpracy. Systematycznie odbieramy od klientów nową dokumentację i wzbogacamy o nią prowadzone archiwum cyfrowe – zgodnie z przyjętym harmonogramem. Dzięki temu zyskują oni bezpieczną przestrzeń, która zapewnia kontrolę nad wszystkimi istotnymi informacjami i usprawnia codzienną realizację procesów.

Archiwum cyfrowe – pełne bezpieczeństwo dokumentów i zgodność z przepisami prawa

Digitalizacja archiwów z Rhenus Office Systems Poland znacznie podniesie bezpieczeństwo poufnych i wrażliwych danych, które przetwarza Twoja firma. Przechowywanie ich papierowych kopii bez profesjonalnego systemu przechowywania, może nieść ryzyko – zarówno związane z fizycznym uszkodzeniem istotnych umów czy faktur, jak i ich zagubieniem. Pojawia się również zagrożenie wyciekiem informacji.

Archiwum cyfrowe, które stworzymy, spełni wszystkie wymogi prawne – w tym wynikające z RODO. Dbamy o zabezpieczenie dokumentacji na każdym etapie jej przetwarzania – od jej zapakowania w specjalne pudła archiwizacyjne, przez bezpieczny transport, aż po przetwarzanie w oparciu o standardy normy ISO 27001.

Dzięki temu możesz mieć pewność bezpieczeństwa dokumentów pracowniczych, e-faktur czy poufnych umów. Cyfrowe archiwum dokumentów to gwarancja tego, że dokumenty są chronione przed zniszczeniem i nieautoryzowanym dostępem, a jednocześnie staną się łatwe do przetwarzania.

Businesswoman working with smart phone and laptop and digital t

Digitalizacja archiwów z Rhenus Office Systems Poland – postaw na sprawdzonego partnera

Zaufaj doświadczeniu Rhenus Office Systems Poland, a przede wszystkim klientom, którzy od lat powierzają w nasze ręce wrażliwe dane. O Twoje zadbamy równie odpowiedzialnie.

Skontaktuj się i stwórz z nami archiwum cyfrowe, dzięki któremu zyskasz pełną kontrolę nad dokumentacją biznesową.

Odkryj nowy wymiar pracy z danymi

Zoptymalizuj swoje procesy i przyspiesz swój biznes. Przekonaj się, jak niewiele wystarczy, aby wykonać pierwszy krok.

Skontaktuj się z nami

Digitalizacja archiwów w pytaniach i odpowiedziach

Jak powstaje archiwum cyfrowe?

Cyfryzacja archiwum to wieloetapowy proces, który dostosowujemy elastycznie do potrzeb i procesów biznesowych każdego klienta. Inaczej wygląda digitalizacja przemysłu, a inaczej – placówki medycznej. Aby powstało zdigitalizowane archiwum dokumentów, przeprowadzamy audyt obecnej sytuacji, przygotowujemy dokumentację do archiwizacji, dbamy o jej bezpieczny transport, a następnie wykorzystujemy innowacyjne technologie do masowego skanowania i katalogowania danych. Cyfryzacja archiwum obejmuje również umieszczenie go na serwerze lub zewnętrznym nośniku oraz bieżące zarządzanie repozytorium.

Ile kosztuje digitalizacja archiwów?

Koszt jest uzależniony m.in. od tego, ile dokumentów będzie zawierać powstające elektroniczne archiwum. Znaczenie mają również format dokumentacji czy zakres realizowanych usług. Wycenę zawsze przygotowujemy indywidualnie, a jej uzyskanie do niczego nie zobowiązuje.

Czy archiwum cyfrowe może w pełni zastąpić papierowe?

Zdecydowanie tak. Zgodnie z polskim prawem można przechowywać uporządkowane dane archiwalne w formie cyfrowej. Należy jednak zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi m.in. zachowania autentyczności, integralności i dostępności dokumentów oraz ich walidacji z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Digitalizacja archiwów z Rhenus Office Systems Poland jest prowadzona w zgodzie z obowiązującymi przepisami i pozwala spełnić wszystkie wymogi, które umożliwiają zastąpienie papierowych dokumentów ich cyfrowymi wersjami. Po jej przeprowadzeniu możliwe jest zniszczenie akt fizycznych z zachowaniem standardów ISO/IEC 21964 – zajmiemy się również wykonaniem tego zadania.